申论常用公文写作格式与技巧
申论常用公文写作格式与技巧
申论常用公文写作格式与技巧
(一)上行文种的写法
1、请示
(二)请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。
请示要坚持一文一事。
即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理;请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。
请示的内容由三部分构成：
(1)开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明;
(2)主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要;
(3)结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
2、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。
报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
(1)对上级要求不同。
“报告”不要求上级批复;“请示”则要求上级批复。
(2)行文时间不同。
“报告”是事中或事后行文;“请示”是事前行文。
(3)文种性质不同。
“报告”是陈述性的上行公文;“请示”是请求性的上行公文。
(4)结尾用语不同。
“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束;“请示”则一般用“可否(或妥否)，请批示”，对上级要求十分肯定。
报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。
“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：
(1)情况——做法——问题(意见);
(2)情况(做法)——问题——今后意见;
(3)情况——原因(责任)——下步做法;
(4)情况——原因——责任及处理意见;
(5)情况——问题——建议等。
(二)下行文种的写法
1、通知 通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。
通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。
通知的标题有三种形式：
(1)发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。
(2)事由+文种，如，关于放暑假的通知。
(3)特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。
通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：
(1)开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。
(2)主体简要叙述通知的事项。
(3)结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。
”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。
制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。
2、通报 通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。
通报的类型有四种：
(1)用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”;
(2)用于批评错误的，称“批评性通报”;
(3)用于传达情况的，称“情况性通报”;
(4)用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。
通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。
只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。
3、会议纪要 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要;第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要;第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。
一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。
一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。
对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。
(三)公布性文种的写法
1、公告和通告 公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。
通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。
两者的不同点主要有三条：
一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告;
二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。
公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的;
三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关;通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用;
四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布;通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。
两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。
一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈;二是可说可不说的不说，可少说的不多说。
文字简要，才便于人们牢记、遵守。
(四)信函性文种的写法
1、函 函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。
函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：
(1)标题
函的标题有两种形式：发文机关名称+事由+文种，如，苏州大学关于XXX的`复函;事由+文种，如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函”;“关于请求批准XXX的函”。
(2)受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。
(3)正文：
开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。
主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。
结语。
根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。
便函也可使用“此致.敬礼”等敬语。
落款。
在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。
(五)其他常用应用文的写法
1、介绍信 介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。
介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式：
普通介绍信。
用公文纸书写：
(1)在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。
(2)联系单位或个人的称呼。
(3)被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多，可写成“×××等×人”)。
(4)接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。
最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
(5)本单位名称和写信日期，加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。
(1)存根部分简填，以便日后查考。
(2)本文部分要填写详细些。
(3)派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。
(4)重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。
(5)除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
2、申请书 申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。
申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。
申请书一般是一事一书。
(1)在申请书的第一行正中写申请书的名称。
如：“入党(团)申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。
(2)写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。
(3)写申请书的具体内容：
申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。
申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。
(4)结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。
(5)最后写申请人姓名或申请单位名称(加盖公章)和写申请书的日期。
3、工作计划 工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。
写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。
工作计划的格式：
(1)计划的名称。
包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。
(2)计划的具体要求。
一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
(3)最后写订立计划的日期。
工作计划的内容。
一般地讲，包括：
(1)情况分析(制定计划的根据)。
制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
(2)工作任务和要求(做什么)。
根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
(3)工作的方法、步骤和措施(怎样做)。
在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
4、工作总结 总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。
基本情况。
(1)总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。
这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
(2)成绩和缺点。
这是总结的中心。
总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。
成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的;缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
(3)经验和教训。
做过一件事，总会有经验和教训。
为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
(4)今后的打算。
根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
写好总结需要注意的问题
(1)总结前要充分占有材料。
最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。
一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。
(2)一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。
这是分析、得出教训的基础。
(3)条理要清楚。
总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
(4)要剪裁得体，详略适宜。
材料有本质的，有现象的;有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。
总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
(5)总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。
最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。
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一是要注重学习。首先要向富有写作经验的老领导学习。比如我之前的办公室主任是位老笔杆子，从部队转业到地方写过的材料可以说要用麻袋装了。凡他写的材料领导一般一个标点不动。每次写完材料，我都是毕恭毕敬请他提意见，他也非常热心，有时直接修改。
我自己做了十几年的材料工作，深深明白写公文做材料的不易，最近一年，我自己做了一个公文写作素材系统。包括了公文写作范例素材、总结汇报、材料汇编、发言致辞等等，全部整理微信里，大家可以微信搜索小程序：优米资料库，也是希望能给广大写材料的同道中人积累写作素材的便利，里面都是平时积累的各类金句，摘录的公文精华，无论是学习还是写作现用，800万字文档内容任何部门公文都能找到模板，关注我，让任何人都能成为一名优秀的笔杆子。
二是要领会意图。在写领导讲话时，首先要吃透精神，即领导讲话的中心内容。领导交待时光听不行，一定要用笔记下来，才不致于写偏。其次要承前启后。同一内容的讲话稿既要看从前，又要关照到下一步发展，做到内容上的连贯。其三要紧扣当前单位工作重点，有助于指导和推动系统全面工作。其四要关照领导口味。有位领导喜欢结尾用三两句诗意的句子，既显得有水平，又有鼓动性，我就想方设法请来这些这样的诗句。花这样心思写出的稿子领导基本满意。
三是要严格筛选。百度搜索想要撰写的材料内容很多，这给文秘人员既提供了方便，也出了难题。方便的一些紧急的、不太重要的材料可以节省时间，快速完稿。难题的是很多文稿有一定局限，不能形成完整的材料，甚至固化了写作者的思维。
特别是一些重要会议，关系全局性的工作，材料形成后有一定的连续性，同一个关键词往往需要搜索10条甚至20条以上，经过严格筛选后，才能综合不重复、有新意的材料内容。尽管有些费事，仍然比苦思冥想来得快，且不会存在炒现饭的嫌疑。公文写作黙黙无闻，而且枯燥无味的确很辛苦，没有一个固定的成功模式。但要相信，一旦做成了笔杆子，离仕途也就不远了。不知我写材料的体会对你是否有所帮助？
公文写作基本要求是：准确性、简洁明了、规范格式、正式态度、结构清晰、用词得当、注重实用性、审慎审查。
1、准确性：公文内容应准确无误地表达信息，避免出现模糊、歧义或错误的表述。
2、简洁明了：公文应言简意赅，尽量避免冗长和繁琐的句子，使读者能够迅速理解文件要点。
3、规范格式：公文应根据规定的格式要求进行撰写，包括标题、发文机关、日期、主送、抄送等要素，以确保文件的统一和规范。
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4、正式态度：公文要体现出正式和严肃的态度，使用文明、规范的语言，避免使用口头化、口语化的表达方式。
5、结构清晰：公文要有清晰的结构，包括引言、正文、结尾等部分。并按照逻辑条理进行组织，使读者可以快速理解文件的主旨。
6、用词得当：公文应使用正确、得体的词语，避免使用过于琐碎、夸张或情绪化的词汇，保持专业性和客观性。
7、注重实用性：公文的表达内容应具有实用性和指导性，通过明确的表述和具体的要求等，使接收者能够清晰理解文件的目的和要求。
8、审慎审查：公文在发出之前，需要经过仔细的审核和审查，确保内容的正确性、规范性和完整性。
公文写作技巧：
1、文字简洁明了：公文写作要措辞准确、语言简练明了，避免使用晦涩难懂、过于华丽的词汇和复杂的句式。
2、结构严谨合理：公文的结构不宜过于芜杂，应该按照报告格式和结构撰写，包括文件标题、序言、正文、决定、附件等部分。
3、逻辑性强：公文的正文应该按照重要性和发生顺序排列，避免打乱时间顺序，导致读者难以理解。
4、格式规范一致：公文的格式依据行政、事业单位等团体机构的规范要求，包括字体、行距、页码、章节标题、编号、公章、套红等。
5、排版整齐美观：公文的排版应该整洁美观，内容清晰，并使用适当的字体和字号。
6、重视文字审核：公文的正式性决定了必须严格审核，确保文本的严谨和准确，避免出现任何语言错误、疏漏、歧义和不规范之处。
7、注重文体风格：不同类型的公文，如通知、公告、命令、决定等，应该以不同的语气和风格文字来表达，让读者一目了然。
