Question

邀请函的格式怎么写？

Answer 1

邀请函格式

在一般情况下，
邀请有正式与非正式之分。
非正式的邀请，
通常是以口头形
式来表现的。相对而言，它显得要随便一些。正式的邀请，既讲究礼仪，又要设
法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式，即洛阳礼仪活动邀请函的形式。

那么，什么是礼仪活动邀请函
?
我们要怎样来写作礼仪活动邀请函
?
一、礼仪活动邀请函的含义

礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、
礼仪活动邀请书，
是礼仪活动主办方
（单位、
团体或个人）
邀请有关人员出席隆重的会议、
典礼，
参加某些重大活动
时发出的礼仪性书面函件。

凡精心安排、
精心组织的大型活动与仪式，
如宴会、
舞会、
纪念会、
庆祝会、
发布会、
单位的开业仪式等等，
只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾，
才会被人视
之为与其档次相称。
礼仪活动邀请函有自己的基本内容、
特点及写法上的一些要
求。

二、礼仪活动邀请函的基本内容

礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、
目的和名称；
主办单位和
组织机构；
礼仪活动的内容和形式；
参加对象；
礼仪活动的时间和地点、
联络方
式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。

三、礼仪活动邀请函的特点

洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面：

礼貌性强。
邀请事务使用邀请函表示礼貌。
礼貌性是礼仪活动邀请函的最显
著的特征和基本原则。
这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用
上，强调双方和谐友好的交往。

感情诚挚。
礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书，
这使得它能够单纯地、
充分地发散友好的感情信息，
适宜于在特定的礼仪时机、
场合，
向礼仪对象表达
专门诚挚的感情。

语言简洁明了。礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文
种，要注意语言的简洁明了，看懂就行，文字不要太多太深奥。

适用面广。
礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中，
而
且适用于单位、企业、个人，范围非常广泛。

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四、礼仪活动邀请函的结构与写法

在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的，
尤其是社会交际空前广泛和重
要的当代社会，
写好它可以说至关重要。
对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和
形式两个方面。

首先是结构上写法类似公函。一般格式如下：

邀请函

尊敬的
________________
您好
!
___________
单
位
将
于
____
年
____
月
____
日
在
_________
地
，
举
办
_____________
活动，特邀您参加，谢谢。

请看例文一：

邀请函

尊敬的×××教授：

我们学会决定于××年×月×日在省城××宾馆举办民间文学理论报告会。
恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。

顺祝

健康
!

××省文学研究会

联系人：×××

××年×月×日

这是最常见的、标题只以文种“邀请函”字样出现的范例。

再看例文二：

新春晚会邀请函

________
小姐／先生

仰首是春、
俯首成秋，
××公司又迎来了她的第×个新年。
我们深知在发展
的道路上离不开您的合作与支持，
我们取得的成绩中有您的辛勤工作。
久久联合、
岁岁相长。作为一家成熟、专业的×
X
公司，我们珍惜您的选择，我们愿意与您
一起分享对新年的期盼。
故在此邀请您参加×××公司举办的新年酒会，
与您共

话友情、展望将来。如蒙应允，不胜欣喜。

地点：×××

时间：××年×月×日

备注：期间抽奖，请随赐名片

这里标题除了文种“邀请函”字样外，还出现了事由“新春晚会”
。

在一个商业社会里，商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。

商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系，
企业可根据商务礼
仪活动的目的为其合作伙伴
(
投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作
者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等
)
撰写具有企业文化特色的邀请函。一般
来说，
商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分：
邀请函的主体内容和邀请函
回执。如：

洛阳
XXXXXX
公司年终客户答谢会邀请函

尊敬的×××先生／女士：

过往的一年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。

新年即将来临，
我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。
为了感谢您一年
来对
XXXXXX
公司的大力支持．我们特于××年×月×日×时在×××大酒店一
楼×
X
殿举办××年度
XXXXXX
公司客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的
奖品等待着您，期待您的光临
!
让我们同叙友谊。共话未来，

迎接来年更多的财富，更多的快乐
!
洛阳
XXXXXX
公司

×
X
年×月×日

这是商务礼仪活动邀请函的主体内容，标题除了文种“邀请函”
、事由“×
×广告公司年终客户答谢会”字样外，还出现了活动主题标语“财富主角”
；正
文亦符合礼仪文书的行文要求，可谓是事务与礼仪的完美结合。

商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式，
将需要被邀请方填写的事
项逐项列出。一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、
参会要求
(
如参与某项专题活动
)
；
被邀请方的联系人、
联系电话、
电子邮件地址
等。
礼仪活动组织部门的名称、
联系人、
联系电话、
电子邮件地址、
企业网址等。

回执要随邀请函同时发出，并要求按时回复。

由以上各例，
我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、
称谓、
正文、
敬语和落款五部分组成。

标题。
一般只写文种“邀请函”即可，字号比通常标题要略大一些。有时也
可以加“事由”

，如“关于参加研讨会的邀请函”
。有时还可包括个性化的活动
主题标语，如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”
。

称谓。
是对邀请对象的称呼。
要顶格写受邀单位名称或个人姓名，
后加冒号。
要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“

同志”
、
“经理”
、
“教授”

、
“先生”
、
“女士”
、
“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。

正文。
是邀请函的主体。
头可向被邀请人简单问候，
位臵在称谓下一行，
空
两格。
接着写明举办礼仪活动的缘由、
目的、
事项及要求，
写明礼仪活动的日程
安排、
时间、
地点，
邀请对象以及邀请对象所做的工作等，
并对被邀请方发出得
体、
诚挚的邀请。
若附有票、
券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。
有较为详
细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。

敬语。
末尾一般要写常用的邀请惯用语。如
“敬请光临”
、
“敬请参加”
、
“请
届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”
、
“顺致节日问候”等敬
语。

落款。
署上邀请单位名称或发函者个人名称，
署上发函日期。
邀请单位还应
加盖公章，以示庄重。

其次是形式上的要求。
邀请函的形式要美观大方，
不可用书信纸或单位的信
函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。

五、写礼仪活动邀请函

要注意的事项

1
．
“邀请函”
三字是完整的文种名称，
与公文中的
“函”
是两种不同的文种，
因此不宜拆开写成“关于邀请出席×
X
活动的函”
。

2
．被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上
“暨”或“和”
，不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象
不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

3
．严格遵守写作格式，称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、

相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分，不能丢漏信息。

4
．邀请事项务必周详，使邀请对象可以有准备而来，也会使活动举办的个
人或单位减少一些意想不到的麻烦。

5
．邀请函须提前发送，使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。

总之，礼仪活动邀请函属于社会生活使用文书，具有社会公关及礼仪功能。
它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用，要写得简明得体，准确文雅。