Question

应用word2003排版长篇文档的基本方法

Answer 1

应用word2003排版长篇文档的基本方法

假设：应用word2003对国务院《2014年政府工作报告》进行一系列编辑、排版后，印刷一本小册子。

一、需要知道相关的知识点

（一）行政机关公文标准式样的知识：整篇文档所有格式设置应该符合GB/T9704-2012《国家行政机关公文格式》对公文式样的要求；

（二）word“样式”(一系列格式的集合)的知识---作用等同于“格式刷”：通过它可以把长篇文档用各级标题（默认为九级）进行整个文档结构、层次的划分，这是下一步进行正规排版的前置条件；

（三）“分节符”的知识：主要作用是通过它可以把长篇文档分成若干个“节”，然后可对每一“节”进行单独的格式设置；

（四）正式出版物一般的式样规范：主要分为三个部分，分别是（1）封面；（2）目录；（也可能还有序言等）（3）主文档（后面也可能有后记、参考文献等），但最基本的是三部分。也就是说，整篇文档在word中至少要分成五“节”（我们举的例子就包括封面、目录、2013年工作回顾、2014年工作整体规划、2014重点工作总共为五“节”），页眉、页脚要进行不同的设置。

二、基本编辑、排版方法

（一）完成“节”的设置。

设置方法：把光标放在在想要分出新的一“节”部分的最后一个字符后面，点击菜单栏“插入”---分隔符---分节符---下一页，这样就可以在新的一页单独分出一“节”，以此类推，就可以根据需要把整篇文档分成若干“节”（前述《政府工作报告》就需要分成五个“节”），这样分“节”是进行长篇文档编辑、排版的最关键的前提条件；

（二）完成整篇文档各部分位置的固定。

目标要求：每一节均起始于“奇数页”，不足部分用空白页填补（“空白页”在“打印预览”中可以看到，“页面视图”中不显示）。

设置方法：点击“菜单栏”文件---页面设置---版式—节的起始位置，下拉三角中选择“奇数页”就可以了；

（三）完成“页眉”的设置。

目标要求：（1）封面、目录一般是不设置页眉的；（2）主文档的页眉按前后顺序分三种情况，一是每一节的首页一般不设页眉；二是“偶数页”页眉是“书”的名字，举例说，就是“2014年政府工作报告”这几个字；三是“奇数页”页眉是主文档每一章节的标题，例如：“2013年工作回顾”等三个标题；

设置方法：点击“视图”---页眉和页脚，这时就会首先出现第一“节”（封面）的“页眉”，同时会出现“页眉和页脚”工具栏，这时就可以对各“节”页眉分别进行设置（1）封面、目录不需要“页眉”，可以连续点击“工具栏”的“下一项”直至跳到第三“节”，也就是我们例子中的“2013年工作回顾”这一节，要完成设置，还要进行两项预先设置，即“首页不同”和“奇偶页不同”，才可达到前面说的“主文档”页眉三部分的设置，设置方法是：点击“文件”---页面设置---版式---页眉和页脚，把“奇偶页不同”和“首页不同”前面的钩打上，设置就完成了；然后回到刚才的“页眉和页脚”工具栏，这时显示的应该是第三“节”首页页眉，不需要设置，点击“下一项”进入偶数页“页眉”，输入“书”的名字即“2014年政府工作报告”；再点击“下一项”进入奇数页“页眉”，这里需要设置的是这一章节的标题，即：“2013年工作回顾”，这个页眉设置有两种方法，第一种方法当然是直接输入字符，除此以外，还有一种插入“域”的方法来设置，具体方法是：“插入”---域---StyleRef(中文意思是“样式引用”)---“域属性”中找到“标题1”，就把“2013年工作回顾”几个字自动放到“页眉”上了（其他两个章节道理相同），到此为止，所有的“页眉”就设置完毕了；

（四）完成“页脚”，主要是页码的设置。

目标要求：（1）封面—不设页码；（2）目录—页码可设可不设，比如：我们举的例子“政府工作报告”的目录就不需要设，因为它只有一页；如果目录页数超过一页则需要设）；（3）主文档从第一页开始设置初始页码为“1”的连续页码。

设置方法：点击页眉和页脚“工具栏”的“在页眉和页脚间切换”按钮就切换到页脚了（1）“封面”和“目录”均不需要设页码，那就连续点击“下一项”跳到第三“节”主文档（“2013年工作回顾”）的页脚，这里是需要页码的，但不能直接插入，需要做一个前置设置，断开与前一节的联系才可以，否则如果设置的话，前两节也会出现页码，设置方法是：点击页眉和页脚“工具栏”的“链接到前一个”按钮，它就反白了，这时你会发现原来页脚上方的“与上一节相同”这几个字没有了，说明已经完全断开了和“上一节”的联系，这时你再点击“插入”---页码---格式---“起始页码”中输入“1”，就表明要从这一页开始设置初始页码为“1”的连续页码了，到此为止，整个页码就设置完毕了。（当然，页码设置还包括“预留装订线位置和距离”、“对称页边距”等等，比较简单，不再详述）