如何参加会议?

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抛下思念17
2022-06-13 · TA获得超过1.1万个赞
知道大有可为答主
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我们参加过无数的会议,总感觉大部分会议都是在浪费时间,可我们是否思考过如何参加会议才更加有助于我们的成长?面对这件习以为常的事,首先可以肯定的是—— 作为一名参会者,你能做的有很多,而不仅仅是出席 。参加会议,有助于我们达成目标,有助于促进团队氛围,有助于维护个人形象,在参加会议的时候,我们要围绕以上三个目标。

1.弄清为何要开会

拥有 目标 、将共同利益的人们集中起来 决策 以实现该目标或达成共识、产生 改变 ,这是会议的要素。如果我们没有目标的开会,那么浪费时间地参加会议就不再只是一种感觉,而是事实;不能将相关利益方集中起来,就难以作出周全的决策,会议的决议也难以往前推动;议而不决,或者讨论而没有新的东西产生,是会议的大忌。

因此,你为何要开会?问一问自己与会议主题的目标关系、与其他与会者是否利益相关方,清楚自己是否有必要开这个会,为什么有必要?

2.了解会议主办方

会议的主办方或者组织者将会推动会议全流程的运行,越了解主办方就越清楚自己在会议当中的角色,自己能做什么,不能做什么。

3.阅读背景材料

不打无准备之仗,哪怕仅仅只是一场会议,作为一名成年人,如果我们在事务中不能有plan B,那我们也要尽量做到知己知彼,把会议的背景材料拿到手、研究透,便能定位好自己的角色,以便在会议中以及会议后,做出有利于自己的决策。

4.与你相关的议题,是否有话可讲

有时候我们不一定有机会发言,但是要为发言做好准备,机会都是留给有准备的人,而只有了解了与你相关的议题,才能更好的发言。

5.查好去会场的路线和所需时间

如果开会不是在本公司或者附近开,距离会议现场有一定的距离,那么永远不要做一名迟到者,了解路线并计划时间,这是靠谱职场人的特征。

6.再次确认会议时间

包括我自己,很多人都有过记错会议开始时间的情况,没有秘书帮我们确认跟踪,那就只能养成确认的良好习惯。

7.确认着装要求

有一次去总部开会领奖,我穿的不是太正式,看别人都西装革履,我现在回想起来都面色潮红,不过确实我也没有西装,但这并不是理由。

我一直都知道自己是一个比较内向的人,并非一名比较主动的角色,但结识新的人主动握手这个细节我还是能够好好保持。参加会议可能会新结识一些人,难免会握手,握手最好有一些力度,但千万别像印度莫迪总理,稍微感受到你的阳刚之气最好,脸带微笑目光注视对方,握手晃动两三下。

介绍自己的名字可以介绍两次,特别是有的人的名字比较生僻,你说一次,别人可能记不住。当别人介绍自己的名字的时候,要尽量的记住,同时告诉对方:“很高兴认识你,某某。”参加同一个会议的人,很可能是同行,寒暄后可以交换名片,双手接过名片要读一下对方的姓加对方的职位。

两名男士交谈的时候,身体要略微侧身面对对方;一男一女则可以正面相迎;两名女士,这怎样都比较自然。

在会议正式开始前,提前手机静音并步入会场,有的会议会安排你在相应的位置落座,如果主办方没有安排,那就在一个没有预留的区域选择一个与主席台有眼神接触的位置,这样方便会议中出现有需要交流的情景。

开口才能有贡献,很多人其实乐意把你当做团队的一员,你有发言的权利,也有被倾听的权利。

当你在会场紧张,不知道以何种方式发言,别担心自己的问题是不是很傻很天真。例如别人发完言以后你可以说,关于这个你可以再多讲一点吗?或者说你说的这个我不太熟悉,可以做点阐述吗?通常情况下对方很乐意再讲一会儿,这样的话,你就在会上发挥了作用。

千万别花太多时间说自己在这个领域是新手,否则这样会引起老手的反感,有问题直接抛出来。

一般情况下,有经验的主持人会观察哪些参会者有发言的欲望,这是经验带给他不需要排练的默契,所以只要你在一个与主席台有眼神接触的位置,就很容易被发现,并获得发言的机会。

在正式会议里面,有时主持人会邀请专家领域的人发言,在非正式的会议里面,择机适时发言即可,机会需要运筹帷幄。

如果我们自己在某个领域里面,不够权威,但又不得不关于这个领域说点什么,那么可以这样开头:“从我自己的经验来看...”这样的语句具有天然的权威性,因为经验是自己的,其他人不能轻易否定。

如果主办方在事前邀请你在会上发言,那你一定做了很周全而详实的准备,如果是临时发言来不及准备,那也要在心里面有一个提纲,围绕这个提纲,只谈一个核心主题。

提纲分为三部分:开头、主体和结尾。开谈要干嘛,主体介绍内容,结尾回顾和强调内容。

在会议上做展示最重要部分就是有良好的开头,开头可以介绍(INTRO)以下几个部分:

培训和会议发言的模式类似,关于开头部分举个培训案例:

下个月我将为公司做一个用电安全培训,开头大致会采用INTRO这样格式,与大家共勉。

会议主办方和参与方应该都能通过会议达成共同的目标,带来改变。哪怕是通过一场会议,也能提升我们自己的个人品牌,学习无处不在,哪怕仅仅是一场普通的会议。

佛山·均安

2019年3月8日00:13:37
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