如何进行高效会议沟通
一、是会议，必有准备
永远不开没有准备的会议，会议的成本是时间，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。
二、是会议，必有主题
开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。
三、是会议，必有纪律
开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任）议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
四、是会议，会前必有议程
要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。
五、是会议，必有结果
开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间尽量控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。
六、是开会，必有训练
培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。很多企业有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。
开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
七、是开会，必须守时
要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。
八、是开会，必有记录
一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。
九、是散会，必有事后追踪
记住“散会不追踪，开会一场空”。加强核对检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、核对检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。
1、即可谈到要点
Rene Shimada Siegel举了她丈夫过去在语音邮件上犯的错误。他会告诉他老板他想说什么，然后告诉他老板这个具体意味什么，然后会为他老板总结他所表达的。其实他老板早就已经知道了。Rene Shimada Siegel指出在语音邮件中，只需要先自报家门，然后告诉对方你打电话的原因，给对方打回来的一个机会。对方需要给你打回来，还是只是供参考？让对方明白。要仔细考虑，你应该用发送信息来替代语音邮件吗？
2、3是一个神奇的数字。
Rene Shimada Siegel原来的工作单位是3COM。这个公司做的每件事都是3来表达。现在当Rene Shimada Siegel需要解释一些复杂的事情，曾经在3COM的经历就会提醒她将每件事减少到3个最重要的点。一般情况下，最重要的3点列出以后，你会发现其他的点都是额外的，或者是多余的。
3、使用编号。
任何文件中的大块文字对于读者而言，很难集中注意力。几乎没有读者有时间、耐性或者集中注意力在这样的文字上受折磨，除非迫不得已。他们想获取他们想知道的。项目编号是Rene Shimada Siege喜欢的l快速交流方式。事先告诉读者你的信息是有关啥的，用编号概括你的点来组成简短的词汇，而非用完整的句子。最后，无论你希望读者下一步做什么，用一个希望回馈的方式来结束。
4、让会议聚焦。我们很多人都会在一种会议上感觉难受，就是某个人不断的说，没有什么时间交流。确信每个人都知道会议的目标，让时间限制在30分钟内，来保持一个紧急和专注的感觉。一些人会把日常的混乱带入到会议上，做15分钟的发言，这期间让所有人都站着。同时，需要考虑是否笔记本电脑、平板电脑、智能手机是被允许还是被禁止带到会议上。如果被允许，人们会不理会演讲者，读他们的邮件，这样也会极大的降低效率，延长整个会议。
会议沟通的原则
（1）有明确的目的。会议的沟通应该围绕会议的主题进行沟通，而不是想到说什么就是什么，这一点会议主持一定要把握好，当有人偏离主题的时候一定要纠正过来。
（2）为沟通设置时间限制。在会议中，应该为每个议题都设置时间限制，让参会人员在规定的时间中讨论，就算没有讨论出来也不要随意延长时间，必须进入下一个议题。
（3）做好准备工作。在会议沟通的时候，如果你没有做好准备工作，被点中发言的话是非常尴尬的，因为你说不出任何有用的东西。
（4）认真倾听。在会议沟通的时候，每一个人都应该认真倾听其他人的发言，这不仅是对他人的尊重，更是为了能够快速达成会议的目的。
