Question

怎样做好电脑上文件管理工作?

因为文件特别多，整个部门的所有文件包括：合同、出单、发货、收款记录、发票、收据、合同执行情况、部门产品库存、以及各个项目的企划案、报价表。真是多得头痛啊！救好心人帮帮忙！！！

Answer 1

1、首先根据实际情况，把收款收据的模板制作好，如图表格。

2、除了签字盖章外，最下面是需要手动输入的部分，上面全部利用函数自动生成，先在最下面输入收款相关信息，如图。

3、然后分别在F2.H2.J2单元格输入公式=YEAR(B13)，=MONTH(B13)，=DAY(B13)，提取年月日。

4、分别在F3、B4、I4输入公式=H13、=H14、=B14，如图。接着把I4的金额转换成大写金额，输入公式=IF(ROUND(I4,2)=0,"零圆整"。

5、为收据添加一个编号，在H1输入公式="NO:"&YEAR(B13)&MONTH(B13)&DAY(B13)。

6、最后设置下打印区域，如图，就完成了。

Answer 2

一、发挥文档的作用 有很多理由让好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于方便而快捷地打开、保存文件。可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

二、建立最适合自己的文件夹结构 文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

三、控制文件夹与文件的数目 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

四、注意结构的级数 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，只能找一个最佳的结合点。

五、文件和文件夹的命名 为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信会坚持不懈地执行下去。文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给识别、浏览带来混乱。

六、注意分开要处理的与已经完成的 如果一年前的文件还和现在正要处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯

七、发挥快捷方式的便利 如果经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了注意力。

八、现在开始与长期坚持 建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省已经很有限的时间。如果现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。

Answer 3

做好分类，根据文本档案管理一样，及时整理

Answer 4

最简单的办法就是下载个优米云盘，实现文件共享，多用户访问。

Answer 5

用软件来解决问题嘛，推荐你用易度文件管理系统