Question

如何做好会议管理工作

Answer 1

一个会议，如果参会人员复杂，议题不明确，甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议，会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议，最终也不会有实际的“产出”。

关于会议准备方面，可以参考这些点。

会议组织者的准备 (5W1H)

Why：寻求为什么必须召开会议，是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。

What：对议题是否符合会议目的进行检查。

Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。

When：会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。

Who：让适合议题的人出席会议。

How：对得出符合议题的结论如何进行推广。

会议主持者十项确定

• 确定好会议的目的和类型了吗？

• 确定好会议的议题、日期、时间了吗？

• 确定好会议参加者了吗？

• 准备会场和各种备置用品了吗？

• 准备好要分发的资料了吗？

• 充分修饰会议前半部分了吗

• 会议顺利地进行了吗？

• 充分概括出结论了吗？

• 得出令人满意的结论了吗？

• 分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？

与会者六项会议准备

• 充分确认会议目的和议题；

• 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商；

• 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么；

• 试着寻求问题的解决对策；

• 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动；

• 自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。

以上回答来自鲸会务，希望能够帮到您。