Question

如何使用Excel快速输入信息 成为Excel高手不再是难题

Answer 1

不过如果需要输入若干个带有小数点的数字 时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工 作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功 能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功 能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编 辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编 辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字 时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中 键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中 输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？ 2、快速录入文本文件中的内容 现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样 做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要 在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需 要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次 用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会 话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导 对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的 格式了。 3、快速输入大量相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一 个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作 方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中 需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左 键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选 中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表 就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以 用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法 菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式” 标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区 域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭 （英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元 格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删 除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量 呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的 工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而 插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使 所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去 Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整 在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的 字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中 的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些 单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻 字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽 度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/ “对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮 ；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度， Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元 格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应 新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。 7、快速输入多个重复数据 在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无 疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重 复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮 上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下 步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随 后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元 格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 8、快速处理多个工作表 有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表， 在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表， 如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打 开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样 的操作呢？