Question

演示文稿的放映

Answer 1

本节先介绍幻灯片的动画效果、切换方式的设置方法，然后介绍演示文稿的放映与打印、打包等。

一、设置动画效果

人们常说的动画实际上是指对象出现在屏幕上时的动画效果。设置动画效果的方法是：先选定需设置自定义动画的幻灯片，单击任务窗格中的“自定义动画”，然后在“自定义动画”对话框中选择“添加效果”进行设置，如图10-15所示。

图10-15

二、设置幻灯片的切换方式

1.设定放映时间

为幻灯片设置放映时间，在幻灯片浏览视图中操作最为简单，因为在该视图中可以看到演示文稿中每张幻灯片的缩图。

打开任务窗格中的“幻灯片切换”窗口，选中“换片方式”中的“每隔”，在文本框中输入设定的时间。

（1）排练记时 演讲者可以在正式放映演示文稿之前，使用PowerPoint提供的记时器来进行事先排练，以便掌握理想的放映速度。同时，通过排练也可以检查幻灯片的视觉效果。

排练记时的操作步骤：

①单击“幻灯片放映”菜单中的“排练记时”，进入幻灯片时间预排窗口。

②在排练窗口的左上角出现一个记时器（如图10-16所示），上面显示两个时间标记及三个按钮。它们的功能如下：

图10-16

左边白色的时间标记：表示当前幻灯片放映所需的全部时间，右边灰色的时间标记表示幻灯片集（累计）放映所需的全部时间。

“重复”按钮：重复本张幻灯片的放映，但不会重复幻灯片集的放映，时间也将返回本次幻灯片开始放映时刻，重新开始记时。

“暂停”按钮：单击该按钮，使幻灯片放映暂停。

“下一项”按钮：单击该按钮，将继续放映（排练）下一个对象（对象含义：设定过自定义动画的，指下一个项目或下一张幻灯片；未设定自定义动画的，指下一张幻灯片）。

③排练结束或中止排练后，将会显示一个消息框，询问是否使用这次排练所记录的放映时间。

④回到幻灯片浏览视图中，将会看到每张幻灯片左下方都有一个数字，记录着这一张幻灯片放映所需的时间，单位是秒。被隐藏的幻灯片下没有放映时间显示信息。

（2）幻灯片切换 设定放映时间，还可利用“任务窗格”中的“幻灯片切换”对话框（图10-17）。在“换页”选项区中，选中“每隔”复选框，然后在下面的数值框中设定时间。

图10-17

设置完成后，单击“应用”，则应用到当前幻灯片上；单击“全部应用”，则应用到所有的幻灯片上。

若要取消设定的放映时间，可在“幻灯片切换”对话框上，取消上述“每隔”复选框。

2.切换效果

设定幻灯片切换效果 打开任务窗格中的“幻灯片切换”窗口，选中换片样式（见图10-17），设定幻灯片切换的效果。

选择了一种切换效果后，可单击“慢速”、“中速”或“快速”单选框，选择幻灯片切换的速度。

在“换片方式”选项区中有两个选项，分别是“单击鼠标时”和“每隔”。如果选择前者，那么在幻灯片放映时，只有在单击鼠标左键时，才会换页；如果选择后者，并且在相应的矩形框中输入换页间隔时间的秒数，在幻灯片放映时将会自动地、每隔几秒钟放映一张幻灯片。

如果希望在幻灯片出现时能给予观众听觉上的刺激，那么就应该使用“声音”选项。单击“声音”列表框右侧的下拉按钮，然后选择相应选项。

在声音列表中可选择换页时所需的声音效果。这样，在幻灯片放映当中，当这张幻灯片出现在屏幕上时，就会发出所选定的声音。在声音效果框下面有一个选项“循环播放，到下一声音开始时”。如果选中它，声音将会循环播放，直至演示文稿中有某一张幻灯片或某一个对象调用了其他的声音文件。

选择完毕后，如果单击“应用”按钮，则所做的选择仅限于当前的幻灯片；如果单击“全部应用”按钮，则所做的选择将对演示文稿中的所有幻灯片起作用。

3.超级链接

利用超级链接，不但可进行幻灯片之间的切换，还可以切换到其他类型的文件。

（1）建立超级链接的方法

①选中幻灯片中超级链接的标志（文字或图片）后，单击“插入”菜单中的“超级链接”，或者在标志上单击鼠标右键，然后单击“超级链接”。

②在“插入超级链接”对话框上，选择“链接到”选项区，其中有“原有文件或Web页”、“本文档中的位置”、“新建文档”、“电子邮件地址”等四种选择。

选定其中某一项后，右边的设置项目会作相应的改变。例如，选中“本文档中的位置”后，右侧的设置项目是“请选择文档中的位置”。设置完成后，单击“确定”。

（2）改变超级链接的颜色 在PowerPoint中，文本超级链接默认颜色为淡紫色，已访问的超级链接颜色为浅灰色。但有时候我们的幻灯片背景颜色与超级链接的颜色相同或相近，使得超级链接标记不易辨认，因此有必要改变超级链接的颜色。

在“幻灯片设计”窗格中选择“编辑配色方案”命令，弹出“编辑配色方案”对话窗，在“自定义”选项卡中，双击“强调文字和超级链接”左侧的颜色块（如图10-18），在“强调文字和超级链接颜色”对话框中选择适合的颜色；同样双击“强调文字和尾随超级链接”的颜色，即可修改已访问超级链接的颜色。设置完毕后，单击“应用”按钮。此时，当执行超级链接时就会变成所设置的颜色，而且在不同的计算机上演示效果都是一样的。

4.网络功能

PowerPoint内嵌了网络功能，使用PowerPoint制作演示文稿时，利用Web工具栏中的工具按钮，随时都可以从网上获取信息。

用户也可以将自己的演示文稿发布到网上。当用户制作完成一份演示文稿后，只需将其存为Web页，就能够在Internet上发布，把演示文稿公之于众，与同行交流或者进行广告宣传。

另存为网页时，可以选用Web档案格式：mht或mhtml。即，将网页保存为包含所有支持文件的单个文件。

图10-18

在演示过程中，可以利用超级链接将幻灯片中的任何文本或者图形设置成超级链接的标记，单击该标记，即可以进入所链接的目标（可以是自己的计算机或者网络上的任意一份演示文稿、页面、对象和文档）。也可以使用PowerPoint动画播放器来创建动态的动画网页。

PowerPoint提供的web（网络）工具栏可以让用户轻松地浏览各地的演示文稿和其他包含超级链接的Office文档。用户可以在打开的Web页中前后跳转，找到有价值的项目。

三、演示文稿的放映方式

为丰富放映效果，PowerPoint提供了多种幻灯片中对象的出场动画效果，以及幻灯片之间的切换方式。幻灯片中还可以插入超级链接。

为便于用户准确设定幻灯片的放映时间，PowerPoint提供了排练的功能，用户可以根据排练的结果来设定放映时间，控制幻灯片中各个对象的出场顺序及出场时间。

PowerPoint提供的手工放映的功能是最常用的。

1.设置放映方式

单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”，在弹出的“设置放映方式”对话框（图10-19）中设置。

在“放映类型”选项区中，主要设定演示文稿的放映方式。即“演讲者放映（全屏幕）”、“观众自行浏览（窗口）”和“展台浏览（全屏幕）”。

在“放映幻灯片”选项区中，主要设定是放映全部还是部分幻灯片。

在“换片方式”选项区中，设定是人工放映，还是使用排练时间。

2.演讲者放映

演讲者按F5键后，幻灯片即从头开始放映；单击“视图”按钮栏中的“幻灯片放映”按钮，则被选定的幻灯片开始放映。

在幻灯片放映时，用户可以随意地控制放映的流程。在屏幕上任意处单击鼠标右键，将打开一个快捷菜单，该快捷菜单各项命令的功能如下：

图10-19

“下一张”：选择该命令，可以继续放映下一张幻灯片。

“上一张”：选择该命令，可以返回到上一张幻灯片。

“定位”：指向该选项，将打开次级菜单。若单击“幻灯片漫游”，则打开“幻灯片漫游”对话框。在该框中选择一张幻灯片后，单击“定位至”按钮，将从选定的幻灯片重新开始放映。

“演讲者备注”：演讲者可以在放映时对备注文字进行编辑。

“指针选项”：该选项次级联菜单包括：“自动”（将使鼠标在放映幻灯片时自动显示）、“永远隐藏”（将使鼠标在整个放映过程中都不出现）、“绘图笔”（可以在幻灯片放映窗口中绘图）、“绘图笔颜色”（选择绘图笔颜色）。

绘图笔颜色可以预先设置。单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”，然后在“设置放映方式”对话框中设置。

“屏幕”：次级菜单是“黑屏”和“擦除笔迹”（没有使用绘图笔时，不能用）。

“帮助”：在幻灯片放映时提供帮助。单击它后，将打开“幻灯片放映帮助”对话框。

四、打印演示文稿

演示文稿设计完毕，可以将它打印出来。演示文稿的打印内容包括幻灯片、大纲视图、备注页和讲义等。

1.页面设置

幻灯片的页面设置决定了幻灯片、备注页、讲义、大纲视图在屏幕和打印纸上的尺寸与方向。具体操作步骤如下：

（1）打开要设置页面的演示文稿。

（2）选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现如图10-20所示的“页面设置”对话框。

图10-20

（3）在“幻灯片大小”列表框中选择幻灯片的打印尺寸，如“在屏幕上显示”、“A4纸张”、“35毫米幻灯片”等。如果选择“自定义”选项，可以在“宽度”和“高度”框中输入纸张的相关参数值。

（4）如果不想用“1”作为幻灯片的起始编号，请在“幻灯片编号起始值”数值框中输入合适的数码。

（5）在“幻灯片”区中，可以设置幻灯片的页面方向。

（6）在“备注、讲义和大纲”区中，可以设置备注、讲义和大纲的页面方向。

（7）设置完毕后，单击“确定”按钮。

2.打印

用户可以按照下述步骤打印演示文稿：

（1）打开需要打印的演示文稿，并设置演示文稿的页面大小等。

（2）选择“文件”菜单中的“打印”命令，出现如图10-21所示的“打印”对话框。

（3）在“打印机”区的“名称”列表框中显示打印机的名称。如果打印机的名称与实际连接的打印机类型不符，可以单击“名称”列表框右边的向下箭头，从下拉列表中选择所需的打印机名称。

（4）在“打印内容”列表框中指定打印的内容：

“幻灯片”：与幻灯片视图中所看到的一样，一页打印一张，可以在打印纸或透明胶片上打印幻灯片。

“讲义”：以多张幻灯片为一页的方式打印成听众讲义。此时，可以在“讲义”区中指定每页幻灯片数以及幻灯片的排列顺序等。在PowerPoint 2003中，可在同一页上横向或纵向打印1、2、3、4、6或9幅幻灯片。

“备注页”：打印指定范围中的幻灯片备注。

“大纲视图”：打印演示文稿的大纲。打印出来的大纲与屏幕上大纲视图中所显示的外观完全相同。

图10-21

（5）在“打印范围”区中指定演示文稿的打印范围：

“全部”：选择该单选按钮，将打印演示文稿中所有幻灯片。

“当前幻灯片”：选择该单选按钮，将打印插入点所在的幻灯片。如果选择了多张幻灯片，则打印所选幻灯片的第一张。

“选定幻灯片”：选择该单选按钮，将打印当前选择范围内的幻灯片。

“幻灯片”：选择该单选按钮，然后在文本框中指定要打印的幻灯片范围。

“自定义放映”：选择该单选按钮，可以打印自定义放映。

（6）在“打印份数”框中指定打印的份数。如果选中“逐份打印”复选框，将按照正确的装订顺序打印多份演示文稿，PowerPoint在打印下一份第一页前，会先打印一份完整的内容。

（7）在“打印”对话框的底部还有6个复选框可供选择：

“颜色”：选择该复选框，在彩色打印机上以最佳的方式打印彩色幻灯片。

“灰度”：选择该复选框，在单色打印机上以最佳的方式打印彩色幻灯片。

“纯黑白”：选择该复选框，以纯黑白的方式打印幻灯片。系统将灰色底纹转成黑或白。

“根据纸张调整大小”：选择该复选框，缩小或放大幻灯片的图像，使它们适应打印纸张页的大小。此复选框只改变打印结果，不会改变演示文稿中幻灯片的尺寸。

“幻灯片加框”：选择该复选框，可在打印幻灯片、讲义和备注页时，添加一个细的边框。

“打印隐藏幻灯片”：选择该复选框，使隐藏幻灯片和其余内容一起打印出来。只有在演示文稿中含有隐藏幻灯片时，才能使用该复选框。

（8）设置完毕后，单击“确定”按钮，即可开始打印演示文稿内容。

五、将演示文稿打包

将演示文稿打包即压缩，可以方便用户携带并传送演示文稿，这是PowerPoint的一项重要功能。

“打包”是将演示文稿中所有的源文件，包括演示文稿本身、媒体文件、图像文件和链接对象的相关文件收集在一起，进行压缩，产生一个新文件。打包的同时还可以提供一个播放器，可以在没有安装PowerPoin软件的计算机上播放。

打包的操作方法是：首先打开已经做好的.ppt文件，执行“文件”菜单中的“打包成CD”命令，出现打包向导，如图10-22所示。单击“选项”按钮，弹出选项对话框，如图10-23所示。选中相应的选项，单击“确定”按钮，返回打包对话框。如果有其他演示文稿需要一起打包，则单击“添加文件”按钮，弹出添加文件对话框，选中相应文件后单击“添加”按钮，如图10-24所示。

图10-22

图10-23

然后，单击“复制到文件夹”按钮，弹出“复制到文件夹”对话框，如图10-25所示。单击“浏览”按钮，指定文件复制到的位置，更改至本地硬盘，如d：\123，单击“确认”按钮，系统开始复制文件，复制完毕，单击“关闭”按钮，完成打包操作。这样，演示文稿中涉及的图片、动画、声音都进入打包文件。“嵌入字体”意味着文稿中所使用的字体在其他电脑上也能正确显示。当然，这会占用更多的空间。

执行完以上操作，用户可以在d：\123下找到一个名为“pptview.exe”等的一组文件，这就是刚才打包的结果。

六、解开“打包”演示文稿

1.如果打包文件存储在软盘上，先将该软盘插入驱动器中。如果打包文件并没有存储在软盘上，可以将打包文件复制到用户计算机硬盘的某个文件夹中；在打包文件中找到“pptview.exe”，并双击该文件。

图10-24

图10-25

2.当运行pptview.exe程序后，会出现如图10-26所示的对话框。

3.选中打包的源演示文稿，然后单击“打开”按钮，即可开始播放演示文稿。

图10-26