Question

公司印章应当如何管理？

Answer 1

《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第三条：单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，以该单位的名义对外签订合同，将取得的财物部分或全部占为已有构成犯罪的，除依法追究行为人的刑事责任外，该单位对行为人因签订、履行该经济合同造成的后果，依法应当承担民事责任。
第五条：行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。
由此可见，公司必须保管好自己的印章，委派诚实可靠的人进行管理，防止印章被盗、被盗盖和管理人私自使用，否则将可能给公司带来意想不到的经济损失。
印章管理方面的常见问题
1、印章刻制随意，只要有业务需要和使用方便就同意部门或异地业务人员刻制。
2、不在政府指定的单位进行刻制印章，刻制完后没有在公安机关备案。
3、没有印章保管规章制度，没有对印章的使用范围和人员进行限制。
4、没有印章使用规章制度。使用印章审批不严，允许携带公章外出，在空白纸张上用印而没有相应的限制。
5、没有用印台账，即使有，也没有长时间保存或丢失。不能做到可追溯。
6、印章丢失后不报案，未在报纸上公开发布作废声明，重刻印章程序不规范。
7、允许其他企业挂靠，发现印章被私刻或伪造后，放任不管，未采取正确应对措施。
8、下属单位关停并转后，没有及时收回和销毁其印章。
公司印章应当如何管理？
要建立印章保管和使用的风险防范体系，请专业律师帮助制订印章管理制度。制度的内容包括但不限于：
1、指定专人保管。小型企业由作为股东的法定代表人保管较为稳妥。对大中型企业应安排行政岗位的人员保管，可采取分级保管制度，明确保管人的责任。避免业务人员自行保管，以加强监督和控制。
2、要有统一的印章使用台账，有用印申请表，明确审批的层级和流程，做到审批、经办、用印、文件相对应，有可追溯性。
3、特殊情况下携带印章外出时，一定要经领导批准，并指定监印人。印章遗失必须报案，并在报纸上刊登作废声明。
4、禁止在空白纸张上加盖印章，特殊情况下，一定要经领导批准，并严格事先和事后的核准登记。
5、项目或部门印章的刻制，要经申请和审批后，统一到指定单位进行刻制并备案。并严格限制其使用满园，如不能用于对外签订合同等。绝不允许分包单位使用。
6、企业所属部门或分支机构撤销后，必须将印章全部上交，由公司统一封存或销毁，用印记录由公司存档备查。