Question

文书工作与档案管理的个人档案怎么做

Answer 1

问：文书工作与档案管理的个人档案怎么做

答：一、档案管理程序1.建立并登记《文件管理记录目录》和《文件借阅登记台账》，表格详见附件

答：2.对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。如有机构变化、人事变动、工作调整等原因可作为资料交接的重要依据。不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。3.部门经理负责督导员工按工作标准和工作计划开展具体工作，评价员工与合作方的工作成果，审核相关工作记录和文件的规范性、及时性、合法性、准确性和完整性，及时将确认通过的工作记录和文件资料移交本部门档案管理员存档。若需使用则按本流程规范办理借阅手续。

答：二、档案管理基本要求1.档案收集1.1对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件管理记录目录》。以记载档案收进、发出、保管、利用情况及档案资料管理人员的变动情况，档案管理人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行档案的辅助管理。1.2各部门文件资料原件需要移交档案室保存的，由各部门进行整理，并编制《XXX移交目录》，按要求向档案室移交。2.档案组卷2.1在项目开发的过程中形成的与技术、经济、法律法规有关的文件资料均需归档，并以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。2.2对政府批文、许可证书、验收报告和合同、图纸、签证变更资料等需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。2.3对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。2.4卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。2.5档案编号规则应保持统一；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。2.6对立好的案卷，档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。3.档案编目与装订3.1卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。3.2排列要求文字材料在前，图纸在后。文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。3.3图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。3.4竣工图应以单位工程按专业分类(建施、结施

答：4.档案保管4.1归集、接收档案资料必需认真检验，并办理好登记、交接手续。4.2档案资料要求集中存放于档案柜，职员手中只能持有正在处理的文件资料。4.3档案资料保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。4.4对易褪色、易磨损的图纸、资料等，档案管理员要进行定期检查，对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。4.5为维护档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改档案材料；每天下班要锁好档案柜5.2借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经集团副总批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。5.5借阅人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。5.7外单位摘抄档案的(绝密、机密不允许复印或摘抄)，应经集团副总批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。5.8在与外单位进行学习交流时，在维护公司档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。5.9集团正常开展的审计、工作检查，须全力配合，并做好资料借阅的登记、回收工作。6.档案保存期限6.1根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。6.2保管年度按自然公历年度(1月1日至12月31日)计算。7.档案销毁7.1对已失去利用价值的档案，销毁时，编制销毁目录，报部门经理鉴定，最后经理批准后，方可销毁。7.2执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理的批准手续文件