Question

请高人指点如何收集整理基建档案

兄弟目前在一座投入使用多年的大厦工作，现在公司要收集这座建筑物的基建档案。一时不知如何下手，请各位高人指点。我想知道，整理基建档案应收集哪方面的资料，越详细越好，不胜感谢
是否有高价推荐一下北京市的相关规范呢

Answer 1

　　可参照城建档案馆关于基建工程竣工档案接收内容整理，必要时可到当地城建、土管、房产部门查档。

　　广州市城建档案馆关于基建工程竣工档案接收内容和组卷顺序的暂行规定

　　(广州市建委一九八八年一月五日�以穗建〔1988〕005号文印发执行)

　　为了贯彻《广州市城建档案管理暂行办法》(穗府〔1984〕21号)和《广州市城建档案进馆范围》(穗建〔1986〕143号)的规定，要求各建设单位及工程建设有关单位，按照国家关于基本建设程序和工程建设规范的要求，建立健全基建过程技术文件材料的归档制度，做好基建工程竣工档案报送进馆的工作，特制定本暂行规定。

　　第一条 广州市基建工程种类

　　本规定所指的基建工程按其形式和功能可归纳为十二类：

　　一、工业建筑工程(工厂、矿山、电站等)。

　　二、民用建筑工程。

　　三、公用、市政、动力设施的站、场、厂工程(即给排水泵站，水厂，发、变、配电房或站，锅炉房，压缩空气站，电话、电报、广播、电视、卫星地面接收站或台，大型公共交通场或站，污水处理厂或站，环卫设施的厂或站等)。

　　四、各种地下管线工程(给排水、电力、电信、供热、供气、工业管道、人防通道及其它条状地下隐蔽工程及其附属构筑物等)。

　　五、地下铁道和隧道工程。

　　六、高压架空输电线路工程。

　　七、城市道路工程(城市主、次干道，广场，平交口，高速公路，一、二级公路)。

　　八、桥梁、涵洞、立交、高架路、天桥、过街隧道工程。

　　九、港口、码头、航道工程。

　　十、城市水利工程(河道、濠涌、渠道、水库、人工湖、防洪堤坝、堰闸等)。

　　十一、铁路工程(枢纽、线路的站、场、段以及辅助和附属工程)。

　　十二、机场工程。

　　第二条 基建工程竣工档案进馆的基本内容。

　　凡列入《广州市城建档案进馆范围》的基建工程，其基建全过程所形成的技术文件材料(文字、图表、声象材料)，其形式和内容的有机联系，并根据城建档案馆重点接收的要求，可归纳为六项内容：

　　一、基建依据文件(由建设单位、总承包公司、工程指挥部、房地产开发公司等甲方单位立卷汇总)。

　　二、竣工验收文件(由建设单位、总承包公司、工程指挥部、房地产开发公司立卷汇总)。
　　三、勘察、设计文件(由勘察、设计单位立卷，甲方汇总)。

　　四、施工技术文件《由施工单位立卷，甲方汇总》。

　　五、竣工图纸(由施工单位立卷，甲方汇总)。

　　六、声象材料(由有关单位立卷，甲方汇总)。

　　第三条 各项接收内容的组卷顺序

　　一、基建依据文件：

　　(一)项目建议书、小区规划，申请报告及审批文件；

　　(二)可行性研究报告，设计任务书，环境质量报告书及审批文件；

　　(三)基建计划和建设投资批文或相应的资金证明文件；

　　(四)征用土地文件(拆迁补偿安置协议，用地红线图，土地使用证等)；

　　(五)建筑管理文件(各专业管理部门审核的设计要点，初步设计审查批文，报建表和报建审核意见书，建筑位置放线复核记录及附图，建筑许可证，质量监督合格证明，建管验收合格证，产权证明等)；

　　(六)合同、协议、标书(大、中型重点和外资、合资项目的勘察、设计、施工、定货、贷款、外经等的合同、协议、标书)；

　　(七)其它重要技术经济计划文件、函件、重要会议纪要、专家和领导的重要讲话、决定。二、竣工验收文件内容、格式和顺序按粤建(85)86号文规定：

　　(一)工程建设总结报告；�

　　(二)试生产情况报告；�

　　(三)建设项目竣工验收报告(按粤建〈85〉86号文附件表01)；�

　　(四)建设项目主要单项工程设计能力，开、竣工投产日期及实际达到的能力(同上文，表02)；�

　　(五)大、中型建设项目竣工工程概况表(同上交，表03)；�

　　(六)大、中型建设项目竣工决算表(同上文，表04)；�

　　(七)小型建设项目竣工决算表(同上文，表05)；�

　　(八)大、中型建设项目交付使用财产清单(同上文，表06)；�

　　(九)大、中、小型建设项目交付使用财产明细表(同上文，表07)；�

　　(十)竣工项目验收交付的报告、文件和技术资料总目录(同上文，表08)；

　　三、勘察、设计文件�

　　(一)勘察报告书及有关工程测量、水文地质勘察、工程地质勘察成果。

　　(二)初步设计文件(接收大、中型、重点、外资、合资项目的初步设计)。

　　1、总图部分：

　　(1)设计文件目录；

　　(2)设计说明书；

　　(3)有关明细表、一览表；

　　(4)初步设计总图：总平面布置图、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、各种管线工程系统图、地下管线综合平面图、鸟瞰图、透视图等；

　　(5)工艺流程图。

　　2、设计总概算；

　　3、初步设计审查纪要。�

　　(三)技术设计文件。�

　　(四)计算书。�

　　四、施工技术文件�

　　(一)大型建设项目的施工组织管理文件(按总包汇总立卷)。�

　　1、施工组织设计和技术交底记录；�

　　2、开工报告、停工报告、复工报告；�

　　3、重大质量事故分析处理报告；�

　　4、施工技术总结、竣工报告。�

　　(二)建材质量管理文件按单位工程立卷)。�

　　1、结构材料和建筑材料的物理性能和化学性能的试验检验记录或综合汇总表；�

　　2、主体结构或重要部位的试件、试块、焊接记录或综合汇总表；�

　　3、材料、半成品、成品和设备的质量合格证原件目录，并注明原件保存的档案号；“汇总表”内容应包括：工程名称、部位、材料名称、规格数量、制作日期、试验检验结果、责任者、汇总者、检核者、使用的规程、特殊情况的处理等。�

　　(三)施工质量管理文件(按单位工程立卷)。�

　　1、施工测量成果：�

　　(1)永久性水准点坐位置；�

　　(2)建筑物、构筑物有主要设备基础的轴线定位、水平定位复核记录；�

　　(3)建筑物、构筑物的沉降、倾斜、变形观测记录；�

　　(4)管线工程竣工测量成果。�

　　2、隐蔽工程施工验收记录：�

　　(1)地基基础工程施工验收记录或汇总表〔汇总表内容参见本项“(二)”〕；�

　　(2)钢筋和焊接工程施工验收记录；�

　　(3)厨房、厕所、浴室无渗漏验收记录；�

　　(4)给、排水，电气，暖通设备安装施工验收记录；�

　　(5)绝缘电阻和接地电阻测试记录和测试点分布图；�

　　(6)其它重要部位和有特殊要求的隐蔽工程施工验收记灵。�

　　3、管线、设备调试，试压，试运转和联动试运转记录。�

　　4、单位工程质量评定表，单位工程交工验收证。�

　　(四)设计变更文件(排列顺序与相应的竣工图纸一致)：�

　　1、图纸会审记录；�

　　2、材料、构件、设备代用审批单；�

　　3、技术核定单；�

　　4、设计变更通知单。�

　　各种施工用表统一用穗建施表1_33的格式。

　　五、竣工图纸。
　　各类工程竣工图纸按图样目录收集排列，以单位工程分专业整理立卷。竣工图中的“地下管线综合平面图”由甲方负责综合绘制，甲方没有能力绘制的，可委托设计或施工单位综合绘制。�

　　(一)工业建筑工程竣工图。�

　　1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置图、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图(与初步设计完全相同的可省略)；�

　　(5)室外地下管线系统图、地下管线综合平面图；�

　　(6)消防工程竣工图；�

　　(7)工艺流程图；�

　　(8)生产设备安装图、设备清单。�

　　2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸。�

　　3、辅助建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　4、重要附属建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　5、配套工程竣工图(道路、码头、桥梁)按单位工程，分专业整理立卷。工业建设项目用地范围内一般生活、行政、文教等非生产技术性用房的竣工图，生产设备档案及其它专门档案，由建设单位自行保管，不必向城建档案馆报送。�

　　(二)民用建筑工程竣工图。�

　　1、总图部分、按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�

　　(5)大、中型公共建筑的环境艺术装修工程(园林、雕塑、灯饰)图纸目录、设计说明、有关详表、图样；�

　　(6)室外地下管线系统图、地下管线综合平面图；�

　　(7)消防工程竣工图。�

　　2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�

　　(6)大型公共建筑的室内艺术装修及装饰品设计图纸目录、设计说明、有关详表、图样。

　　3、附属配套工程竣工图，按单位工程、分专业整理立卷。�

　　省、市党政军领导机关大院、大专院校、小区、公园等群体建设工程，重点接收总图部分及代表和建筑水平较高的建筑物和重要辅助建筑物、构筑物(如给、排水泵站、水塔，发、变、配电房，锅炉房，烟囱，污水处理站等)的竣工图和施工技术文件。�

　　(三)市政、公用、动力设施的站、场、厂、房工程竣工图。�

　　1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�

　　(5)室外地下管线系统图，地下管线综合平面图；�

　　(6)消防工程竣工图。

　　(7)工艺流程图；�

　　(8)生产设备安装图、设备清单。

　　2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。

　　(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；

　　(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�

　　3、辅助性建(构)筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。

　　4、附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　5、重要设备图纸：图纸目录、说明书、图纸。

　　1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�

　　(5)各种地下管线系统图，地下管线综合平面图；�

　　2、桥梁的建筑、结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸〔如平面图、纵横轴线位图、纵横断面图、桥梁构造图、结构图(包括基础，上部结构，下部结构)、桥面排水孔布置图等〕。�

　　3、排水设施竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸。�

　　4、桥梁的附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　5、特殊涵洞工程竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、平面图、纵横断面图、结构图。�

　　6、其它。�

　　(九)港口、码头、航道工程竣工图。�

　　1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�

　　(5)各种地下管线系统图，地下管线综合平面图；�

　　(6)消防工程竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(7)集运和疏运系统工艺流程图，起重、装卸、传输设备安装图；�

　　(8)通讯、导航标志和设施图纸目录、设计说明、有关详表、竣工详图。�

　　2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�

　　3、各种辅助、附属和配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　4、其它。�

　　(十)水利工程(河道、濠涌、渠道、水库、人工湖、堤坝、堰闸等)竣工图。�

　　1、河道、濠涌、渠道工程竣工图。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)水系图，工程总平面图；�

　　(5)附属建筑物、构筑物竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(6)其它。�

　　2、水库、人工湖工程竣工图。�

　　(1)图纸目录、各种详表；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)总平面图、区域地形图、流域面积图、观测设施分布图；�

　　(4)泄水构筑物(溢洪、泄洪道)平面图、断面图、结构图等；挡水构筑物(主坝、付坝)平面图、断面图、结构图等。输水构筑物(隧洞、水渠、架空、水渠等)平面图、断面图、结构图等；�

　　(5)水库跨坝试验及说明；�

　　(6)各种曲线图、数值图；�

　　(7)其它。�

　　3、大、中型水闸(排洪、防洪、蓄洪等)竣工图。�

　　(1)图纸目录、各种详表；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)总平面图、平面图；�

　　(4)主要结构图；�

　　(5)主要设备安装图；�

　　(6)其它。�

　　(十一)铁路工程(全国性干线、地方性支线、专用线、铁路枢纽、编组站、客货运站等)竣工图。�

　　1、总图部分、按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�

　　(5)各种地下管线系统图，地下管线综合平面图；�

　　(6)消防工程竣工图；�

　　(7)大型车站的环境艺术装修工程(园林、雕塑、灯饰)的图纸目录、设计说明、有关详表、图样。

　　2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�

　　(6)大型公共建筑的室内艺术装修及装饰品设计图纸目录、设计说明、有关详表、图样。

　　3、铁路线路工程竣工图：图纸目录、设计说明、有关明细表、一览表，竣工图纸(如平面图、纵横断面图、标准横断面图、特殊路基处理图、曲线图、附属构筑物的平面结构、断面图等)。�

　　4、各种辅助、附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　5、其它。�

　　(十二)机场工程竣工图。�

　　1、总图部分，按建设项目或单项工程综合整理立卷。�

　　(1)图纸目录；�

　　(2)设计说明；�

　　(3)有关明细表、一览表；�

　　(4)总平面布置、区域地形图、竖向设计图、标准横断面图、土方工程图表、透视图、鸟瞰图等；�

　　(5)大型机场的环境艺术装修工程(园林绿化、雕塑、灯饰)图纸目录、设计说明、有关详表、图样；�

　　(6)室外地下管线系统图，地下管线综合平面图；�

　　(7)传输系统工艺流程及设备安装图；�

　　(8)导航标志及设施分布图。�

　　2、主要建筑物、构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　(1)建筑专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(2)结构专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(3)给、排水专业竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(4)电气专业(电力、电信)竣工图：图纸目录、设计说明、有关详表、竣工图纸；�

　　(5)暖通专业(采暖、通风、空调、制冷、供气、供热等)竣工图：图纸目录、设计说明、有关评表、竣工图纸。�

　　(6)大型公共建筑的室内艺术装修及装饰品设计图纸目录、设计说明、有关详表、图样。�

　　3、各种辅助建筑物构筑物竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。顺序法：图纸目录、设计说明、各种详表、竣工图纸。�

　　4、各种附属、配套工程竣工图，按单位工程，分专业整理立卷。�

　　5、跑道、停机场工程竣工图，按单位工程整理立卷。内容、顺序同“道路工程”。�

　　6、其它。�

　　六、声象材料。�

　　(一)建设前后的正、侧面照片、录象。�

　　(二)建成后的内外景观照片、录象。�

　　(三)建筑小品照片、录象。�

　　(四)重要部位、隐蔽工程施工质量检验分析处理照片。�

　　(五)施工过程、奠基、开竣工典礼的实况照片、录象、录音。�

　　(六)其它有关声象材料。�

　　第四条 1982年底以前建成项目档案的进馆

　　82年底以前建成的项目档案，不齐全的要尽力进行补测、补绘，收集齐全，按要求整理立卷，向城建档案馆报送。其接收内容可适当简化，主要有：�

　　一、其建依据文件。�

　　设计任务书，红线图，土地使用许可证，各时期报建表和审核表，产权证书。�

　　二、竣工验收文件不全的应补写建设项目概况。以工厂为例：工厂发展史；职工人数；产品名称；年产量；主要设备及生产能力；原料、材料、燃料来源；运输条 件；年量；生产用电、用水、用气量；电源、水源、气源状况；三废性质、影响、治理措施；改扩建条件和规划。�

　　三、竣工图。�

　　(一)用地范围内工程项目一览表。�

　　(二)总图部分。�

　　(三)主要生产性、技术性、代表性用房的建筑物、构筑物、管线工程竣工图。过去未编竣工图的、应向有关设计、施工单位收集施工图纸和设计变更文件，按穗建(85)13号文的要求补编竣工图。�

　　(四)有关照片。�

　　第五条 案卷的整理排列和综合汇总�

　　一、案卷的整理立卷，按穗建档(85)13号文要求。�

　　二、文件多的，一项内容可组成几个案卷(册、袋)；文件少的，几项内容可合并一个案卷。

　　三、一个建设项目可由一类至几类工程所组成，由几类工程所组成的综合性建设工程技术文件材料的归档，属本规定第二条 中的一、二、三项内容的，可按建设项目的范围进行综合组成案卷，排列有前；属本规定第二条中四、五两项(即施工技术文件和竣工图纸)内容的，则应按单位工程分专业整理立卷，并按单项工程进行综合，再按建设项目汇总，最后由建设单位、工程指挥部、总承包公司、房地产开发公司等负责将所有案卷进行审核验收签证，系统排列，编制总目录签写档案质量审核表和档案移交书。向市城建档案馆报送。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 3

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。