Question

如何组织一次会议？

Answer 1

01

前两天早上，天气晴朗，风和日丽的，阳光从窗外洒进来，暖意洋洋，好不舒服。

我正写材料的时候，突然，余九风风火火的冲了进来，嘴里叨着：“下午要开扩大会议，时间太紧了，怎么办？”然后，见她慌忙地开始着手准备会议议程。

我默默地看在眼里，装作不经意的小声提醒：“XXX会议室听说刚装了一套先进的视频设备，打横幅出来，效果肯定很不错，而且那个会议室的椅子比较软，坐久了也不觉得屁股痛。”

余九听到了，向我致意后，又慌忙的找起手机来。好不容易联络到会务组负责人，把下午的两个会场都确定下来了，又开始通知各科室负责人提交拟上会的议题了。

也难怪，余九刚接手办公室，很多东西都还没正式接触过，手忙脚乱也属于正常范围。看来，今天中午加班是不可避免的了。

02

办会是办公室的一项基本工作内容，也是办公室人员必须掌握的一套工作流程。

为什么说是流程呢？因为它有一套标准，按照标准流程做就可以完成得很好了。下面，我简单的说说组织一般性会议的主要流程。

组织一般性会议主要分为三个阶段的工作：

一、会前准备阶段。

在会前准备阶段，组织者必须了解掌握各方面的情况，具体来说包括以下6项工作： 

1.确定会议的名称、时间、参会人员。 

2.确定好会议场地。

3.收集并确定会议议程，以及准备好会议材料，并提前交给各发言领导。 

4.制发会议通知。

5.做好会场布置工作，尤其注意仔细检查音响设备。 

6.准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品（如投票箱、党徽党旗、奖品等）。 

二、会议召开阶段。

主要有6项工作：

1.会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况，特别是确定音响设备是否正常、主席台会议材料是否完整。 

2.会议签到和会议材料发放。 

3.落实主席台领导、各参会人员是否到齐。 

4.按既定方案组织与会人员就座。 

5.维持好会场秩序。

6.做好会议记录，安排好人员照相、摄像，协调有关部门写好会议通稿。   

三、会后收尾阶段。

主要有3项工作： 

1.如果有需要，印发会议纪要和会议决定事项通知。 

2.按需要回收会议文件。

3.会议文件形成卷宗。   

上述三个阶段流程只是提供一个大概的思路，还可以继续细化，比如会议材料，你可以再细分成会议材料、领导讲话稿、主持词、会议须知等内容。又比如布置会场，可以细分为座位的安排、水牌的摆放、横幅和音响测试等。

此外，还可以在每一项内容后面添加责任人，把工作具体到每个人的身上，这样就成了一份详细的会议工作方案。

小伙伴们，你们还有什么更好的建议和意见？