Question

word里的查找替换功能详解

Answer 1

在Word中，常会用到查找和替换功能。那么，我们就一起来学习Word中查找、替换功能的使用技巧。

1、常规替换

“查找与替换”是Office最常用的功能之一，打开“查找与替换”窗口，可以看到上面共有三个标签，分别是：查找、替换和定位，其中使用频率最高的是替换功能。

分别在“查找内容”与“替换为”输入内容，就可以轻松的实现替换的功能。

如果想实现更强大的功能，可以点开“更多”，会有更多的选项，比如：格式、特殊格式等。



2、格式也能替换

“查找和替换”不但可以替换文字，还可以替换格式，打开格式按钮，可以设置字体、段落、样式等格式，可以用来实现批量的格式替换功能，“查找和替换”可以用来进行高效的排版工作。

3、使用通配符

如果需要查找的内容比较类似，有规律，就可以用通配符实现批量快速的查找和替换。

通配符用于“查找内容”选项，如果要使用通配符功能，需要先选中“使用通配符”复选框。



一般用“?”代替一个任意字符，用“*”代替一个或多个任意字符。

比如：

用“小?班”来查找“小一班”，“小二班”等

用“蒲公英*”来查找“蒲公英”，“蒲公英论坛”，“蒲公英杂志”，“蒲公英门户”等

4、高级替换功能

在“特殊格式”按钮中，会出现一个菜单，有更多、更强大的查找和替换的功能，能够实现更加复杂的查找和替换功能。

需要说明的是，选中“使用通配符”复选框后，“特殊格式”菜单会有比较明显的变化，能实现的功能也会有所区别。
这里需要重点介绍一下，在选中“使用通配符”复选框后使用，“特殊格式”菜单中一些常用符号的意义：

在“查找内容”选项：

() 表达式

{,} 出现次数范围

[] 范围内容的字符

[!] 非

^l 手动换行符

^13 段落标记

在“替换为”选项：

^p 段落标记

\n 要查找的表达式

（注：所有符号都要用英文半角）

相信大家也一定遇到这样的情况，从网页或PDF复制内容到Word后，最大的困扰就是版面格式混乱的，重新排版、设定格式要耗费大量工时，比如CFDA的法规或者电子版药典。

下面我们就以实例来看一下，如何通过“替换”功能实现快速、高效的排版。以刚刚发布的“药品数据管理规范（征求意见稿）”为例，PDF稿复制到Word后是这个样子的（每一条款都被分成若干行）：



1、首先要搞清楚段落标记与手动换行符的区别

我们一般把把手动换行符叫做“软回车”，段落标记叫做“硬回车”（是我们通常意义上的回车），二者的区别是手动换行符仅仅是段落内换行，与上文仅是同一个段落，段落标记才是真正一个段落的结束。

在Word中，设置段落的前后间距就可以明显的区别开，二者的符号是不同的。

在“查找内容”和“替换为”选项中分别选择手动换行符（^l）和段落标记（^p）就可以实现替换功能。



2、将每一条款中多余的“段落标记”替换掉。



【说明】

1、（）是表达式，也是查找内容的一部分。

2、[ ]中的第一个“!”代表“非”的意思，后面是一些常用的表示段落结束的中文标点，作为一个表达式，查找时将不包括这里面的内容。

3、在选择“使用通配符”的情况下，“^13”为段落标记，{1,}代表将1个--多个回车符号一起查找，替换时，仅替换表达式（）的内容，相当于不以上述中文标点结束的段落标记被删掉。

3、分离章、节

【说明】查找以“第”字开头，后面1-5个字的间隔后是“章“字，再加上后面所有的内容，作为第一个表达式，直到发现下一个“第”字作为第二个表达式，替换时在两表达式之前插入段落标记，达到将这一章的标题与后面的条款分开的作用。（“节”的查找同理）

Answer 2

在Word里有一个非常强牛的功能，那就是查找替换功能，特别是在批量处理相同格式的内容时事半功百。

例如老师们最头疼的Word操作是做填空题的下划线(红色字的是答案)

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一个个敲空格的话，不仅耗时耗力，而且有时候还长短不一，不够美观，急死我们这些强迫症患者

其实我们利用Word里的查找替换功能制作，不仅可以10秒完成，避免重复操作，而且还可以保证填空题下划线长度与答案一致。

那么，在使用查找替换批量设置填空题之前，我们先来分析一下要填空的文字该怎么设置。

第一步：要填空的文字颜色设置成白色

第二步：要填空的文字加黑色下划线。

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好了，分析完后，那怎么批量操作呢?

我们再来说下Word这个神奇的功能用法

查找替换功能的特点：就是把相同格式特点的内容批量换成另一种格式。

所以，我们在设置填空题之初，就先把要填空的内容统一格式。

例如：把答案全部标注为红色。

不要问我怎么让它们自动标红，这个只能自己一个个弄

Tips：标注颜色时，记得搭配【F4】键操作，【F4】键：重复上一步操作。

第一次选中填空文字，标注了颜色。当然我们在第二次选中填空文字，直接按键就能一键应用红色。

或者大家也可以用另一个神器——格式刷，双击既可以多次刷刷刷

前期准备工作完成以后，接下来就是批量查找替换的操作步骤。

操作步骤

Step1：Ctrl+H，打开【替换】对话框。

Step2：光标置于【查找内容】输入框内，依次单击【更多】→【格式】→【字体】，打开【查找字体】对话框。

在【查找字体】对话框中，“字体颜色”选择红色，【确定】即可。

Step3：光标置于【替换为】输入框内，单击【格式】→【字体】，打开【替换字体】对话框。

在【替换字体】对话框中，“字体颜色”选择白色，“下划线线型”选择横直线，“下划线颜色”选择黑色，【确定】即可。

此时会发现【查找内容】和【替换为】输入框的下面，都有设置好的格式。
相信很多小伙伴都知道文档中查找和替换的功能，其实可以利用这个功能发挥一些其它作用。

首先介绍一下查找替换功能，这个功能应该是很多设计狗的救命药，在我们做完一长篇文档后，可能客户又要求对产品名字等重要内容进行更改，比如将下面“档案”改叫“文案”。如果没有这个功能需要一个一个去找去改，很有可能会有没改到的遗漏！

找到查找替换键，在原版Word中好像是在开始-编辑 里面。

点击后，在对话框中查找内容输档案，替换为输文案，再点击全部替换，就可以了，这样也不用担心整篇文章有没注意而没改到的。

下面介绍一下这个功能的其它作用，根据这个思路我们可以删掉文档中的全部空白行。在对话框中单击特殊格式，选择段落标记，（原版文档要点击 更多｛点了更多后、按钮名称会变成更少｝-特殊格式），然后再替换为里面什么都不输，点击全部替换！

完成后的效果如下，接着就需要手动进行换行，对文档进行调整。和格式清除类似，但是这个会保留文本格式。

还有一种功能，就是模糊查找，有时候某些词不记得是什么，在哪里，就可以通过关键字进行查找。一般*代表任意字符串，？代表任意单个字符。比如*案结果可能就是文案或者档案。在点击查找下一处时要注意先在搜索选项或者高级搜索（版本不同）里勾选使用通配符。希望对大家有所帮助！