Question

文件管理标准化如何推进？

一大堆文件，好象关联但又不知如何整理！头疼，请指导！

Answer 1

文件管理实际上就是档案管理。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

Answer 2

推进标准化管理是一个系统、持久、循序渐进的过程。因为，标准化管理意味着在管理过程中贯彻与执行标准，而执行标准不仅代表着在指定管理行为或范围以具有公共约束力的一类秩序和准则规定为行为准则。同时，标准也是建立在一定的管理基础之上，代表着较高的管理工作水平和工作质量要求。所以，实现标准化管理的过程也是管理进步的过程。需要持久、循序渐进的努力。下述建议供参考。
1. 采集并集中所需要的标准化管理信息，根据具体情况进行标准化管理的条件分析。首先确认推行标准化管理的组织机构、管理基础、执行标准的条件是否具备，选择标准化管理或者说执行标准的起点。首先是适宜采用的标准——国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、企业标准；其次是采用标准的领域与类型——技术标准、管理标准、工作标准。
2. 依据管理基础现实，科学制定标准化管理的实施规划和计划。由于标准化管理需要一定的管理基础支撑，并且执行标准的选择也是循序渐进、由易到难的过程，一般不可能在短时间内完成或达到规划目标，所以需要根据管理基础的现实，制定科学合理规划和计划，由点延伸到线，由线扩展至面，从基础开始依据规划和计划持久推进，逐步实现。
3. 根据规划和计划的需要，建立或完善标准化组织管理体系、机构、机制与职责，分管理层次进行标准化专业知识培训。将标准化管理纳入日常管理工作序列，成为管理组织体系和机制的有机组成部分。
4. 按照规划和计划要求，贯彻和执行标准。将标准引入管理工作程序和流程，成为工作准则。形成标准化管理和标准化作业的基础，乃至建立全面标准化管理工作体系。
5. 随着标准化管理工作进程，不断分析、总结标准化管理工作中的问题和需求，适当选择和适时提升执行标准的水平，逐步具备自行制定标准的能力，补充制定适合管理工作现实需要的自定标准，完善标准管理系统，实现全面标准化管理。
附有关标准的概念，供参考。
【标准】是为指定行为或范围建立并由公认机构批准的具有公共约束力的一类秩序和准则规定的文件。作为为建立统一秩序普遍使用和重复使用的规范性文件，标准也对最大限度地提高平均管理水平和工作质量意义重大。
【中国现行的标准体系】分四级：国家标准、行业标准、地方标准、企业标准。其中国家标准分为强制执行标准和推荐执行标准。
【中国现行采用标准的顺序】国际标准（ISO）、中国国家标准（GB）、行业标准、地方标准、企业标准。另外还有一类标准是工程建设标准化协会标准（CECS）]，是一类标准专业。
【标准类别】分三类，技术标准，管理标准，工作标准。
【技术标准】是对协调在规定范围内的重复性技术事项的统一规定。
【 管理标准】是对协调在规定范围内的管理事项的统一规定。
【 工作标准】是对工作（作业）行为结果的统一规定。

Answer 3

1.上级指示
2.归类
3.了解其目的其相关作用