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电子印章和传统印章有哪些不同之处?
2019-07-10 · 百度认证:上海亘岩网络科技有限公司官方账号,科技领域创作者
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表面上看,物理印章以实体形式存在,使用于纸质文档中,与之相对应,电子印章的形式可以直接加盖在电子文件上,免去了文件打印、寄送等繁琐步骤。
但是我们不妨再深层次比较电子印章与物理印章的不同,可以看出在印章使用效率、成本以及风险控制等方面,二者也存在区别:
电子印章以网络环境为媒介,以数字签名、信息加密为核心,实现印章管控可追溯、电子化、移动化,提升公司印章管控能力。
使用物理印章有哪些问题?
1、印章种类多,统一监控难度大:公司印章一般分为公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、发票专用章。由于分子公司、下属部门的不断扩大,印章数量不断增加,统一监管越来越难
2、用印频次高,台账记录不精准:纸质合同盖章时一般需填写台账。但是填写易错写、漏写、涂改,台账对风险防范和用章监督的作用不大。
3、异地协同难,往返寄送成本高:分支机构用章需将纸质文件寄送至总部盖章后再回寄。分支机构经营自主权降低、印章使用成本增高
4、真伪鉴别难,印鉴鉴定程序繁:物理印章印鉴外观极易仿制,加之真伪鉴定程序繁琐、滞后,给印章伪造等不法行为留下可趁之机
与物理印章使用不足相比,电子印章可以改善效率、风控能力以及降低成本:
1、盖章在线化,协同安全高效:电子化的用章流程通过在线模式,取消区域、时间对盖章的限制,对跨区域经营的企业改善协作与沟通效率十分重要。
2、管章集中化,总部管章集权:可以实现印章使用权限统一管控,物理印章集中收归总部。无论是内部部门用章还是异地分支机构盖章,可规避印章偷用盗用等违规用章行为。
3、过程可追溯,电子数据留存:电子印章使用的每一次记录做数据留存,用印时间、用印身份、印章种类、用印合同内容等信息可实时审计,为公司管理人员监管审计、防范风险提供有效凭证。
4、归档电子化,调阅管理受控:对于数据化存储的合同文件,契约锁会同权威公证处提供公证服务,当合同产生纠纷可一键出证提供权威公证书,为用户提供维权保障。
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建议可以从如下几个方面去区分:
独一性:电子印章与传统印章一样,都不允许存在两个(或以上)有效的电子印章实体,即不允许有备份
法律效力:在满足有关法律的前提下,电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力
防伪技术:传统印章易仿造易出现代签、冒签、“萝卜章”等风险;而电子印章是基于数字签名技术,真正实现了防伪防篡改,难以假冒,安全性更高。
使用范围:传统印章适用于传统纸质文件盖章,而电子印章通常只用于电子文书;电子印章与传统印章一样,有着相同的使用和管理手续;传统印章只能本地盖章,受地域制约;电子印章方便异地盖章,既能节省办公成本、人力成本,也能提高盖章审批效率。
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1.共同点:
(1)具有相同的视觉效果;
(2)不允许存在两个(或以上)有效的电子公章实体,即不允许有备份;
(3)使用管理手续相同;
(4)在满足有关法律的前提下,电子公章的使用具有和传统公章相同的法律效力。
2.差别:
(1)传统的公章有相关的管理法规,而电子公章的相关管理法规尚未出台;
(2)所基于的防伪技术不同,电子公章所基于的数字签名技术,真正实现了难以假冒,安全性更高;
(3)电子公章通常只用于电子文书;
(4)通过普通打印机将带有电子公章的电子文书打印在纸介质上时,其法律效力相当于原件的复印件;
(5)通过专控打印机将带有电子公章的电子文书打印在纸介质上时,其法律效力还只限于系统内部。
现阶段电子公章是电子签名技术的一项应用,把电子签名技术变成了人们习以为常的签名盖章方式,比较符合人们传统的信用习惯与诚信体系,对电子签名的应用推广具有一定的价值。