在工作中,想要提高工作效率都有哪些方法?
我理解的工作效率是指完成工作任务的速度与质量问题,通俗来讲,工作效率高就是又快又好地完成了任务。工作效率低,带来的负面影响和后果很多,包括领导、同事不满意啊,自己也很郁闷。
要提高工作效率,首先应该分析造成工作效率不高的因素到底有哪些,是什么原因。
在我看来主要分外因和内因两个方面,工作进行中,是否有些不利因素,在干扰我们的工作?是否可以采取方法避免?具体来说,是否有些人、或者物,会在工作过程中不断打扰到自己,让自己没有一个安静、稳定的工作环境?又或者因为工作性质、流程等特殊性,可能有些临时突发的状况,使自己无法在一项工作中保持专注?
如果确实有这些问题,那就可以从改善工作环境,优化作业方式和流程,来规避掉一些外部影响因素来提高工作效率。内因方面,我个人想拿“硬件”和“软件”来做比喻,并从这两方面进行归纳和总结。
一、可以把个人的精神状态、情绪态度和身体状况等归为“硬件”。也就是说,首先,作为开展工作的“人”的状况必须是良好的,才有可能提高我们的工作效率。所以,从这个角度检视一下自己,有没有出现情绪、态度的问题?是否对工作本身有些懈怠和厌倦?身体状况是不是良好,是否因为疲劳,睡眠等原因,使自己无法专注地投入工作?我想,只要能分析出这里面的原因,自然就知道该如何改善。
二、“软件”就是我们提高工作效率需要去总结和遵循的一套方法。这方面其实有很多理论和书籍,我个人放在最后来说,是因为我觉得方法都必须建立在人的基础上,只有态度端正,精神和身体没有问题的基础上,方法论才能起到作用。
大部分提高工作效率的方法描述,其实都是在讲高效利用时间这个问题。就是一开始说的“又快又好地完成工作任务”。我个人比较推崇“番茄时间法”,方法也很简单,在学习和工作中都适用。大概的意思就是:强迫自己,在一个规定的时间内,保持专注绝不分心地做一件事,完成后,及时给自己一个形式上的认可和鼓励。其实,只要你高兴,你叫这个为任何时间法都行,叫“悟空时间法”都行,这个不重要。
一、必须事先规划。每个人的一天都只有24小时,除开吃喝拉撒无所事事,成年人大部分都是工作和学习的时间。事先规划,需要把具体的工作时间界定出来,几点到几点,明确哪些时间是雷打不动必须要用来工作的。
二、细分工作时段。就像学生课表一样,把需要工作的时间分段,每次不要太长,番茄时间法好像是25分钟一段,据说是根据人的身、心理特点来设定的。我觉得也不重要,觉得自己自控力强,或工作性质、内容等需要,最短10分钟也行,最长1小时也罢,但最好不要超过一个小时,可能确实会有点累。
三、保持专注。在规定好的时间内,真正做到心无旁骛,给自己规定好,比如:只要不是要死要活关乎人命的事,绝不分心和停下手里的事情。写东西也好,看文件也好,学习也好,时间没到就不要停下来。
四、及时鼓励自己。每个时间内,按要求完成了工作,或者是按要求专注地进行了工作,都记得及时“奖赏”自己,哪怕是一个短暂的休息,喝点水、抽颗烟,或者奖励自己吃颗糖,体会一下自己克服了拖延症,带来的成就和满足感。
五、把自己真实的工作与这个方法融合起来。每个人的工作性质和内容都不相同,要知道,这个方法只不过就是让自己有意识、和主动地关注和管理自己的时间,仅此而已。类似于一个自我管理的催眠过程,它只能让你意识到时间的重要性,并且合理规划工作和休息,但并不等于完成工作本身。所以,结合自身工作的实际需要非常重要。
那“软件”部分剩下的东西,可能就跟工作能力有关了。想想还有没有因为自身能力不足而造成的效率低下?包括计划能力、统筹协调方等面是否有问题,和值得提升改善?如果有,那就是技能提升,自我能力、和综合素质全面提高,我想这属于职场进阶的内容,暂时就不再赘述。
2022-04-24 · 敬业签电脑和手机云同步桌面便签软件;
二、使用办公软件,例如敬业签。
(1)在敬业签中,将自己的工作内容以便签的方式记录下来,自己在浏览的时候,就可以很清楚地了解自己的工作安排。
(2)敬业签具有定时提醒的功能,敬业签支持对便签内容设置定时提醒,可在手机、电脑及iPad等不同设备端口设置提醒时间,到期后通过弹窗、铃声、图标闪烁及通知栏显示等多种方式发送提醒通知,提醒自己的工作安排,提高工作效率。