公文写作材料的收集与积累方法
准确充分的材料是公文中提出解决问题措施 的依据，是形成观点的基础。缺少充足的材料，公文的观点将失去支柱;缺少可靠的材料， 公文的约束力将大为降低。古人说：“兵马未到，粮草先行”，材料就是“粮草”，公文写作要认真做好材料的收集与积累工作，以免在接到写作任务后措手不及， 影响公文质量。
收集材料，就是把党和国家有关的方针政策和辜实情况从工作活动和文件资料中提取出来，为形成与表现观点、主张作准备。收集材料是公文写作的一个起点，影响着整个公文 写作的速度和质量： 公文写作是机关工作活动的一个重要环节，不熟悉政策，不了解情况，就不具备起草公 文的资格：起草的公文者，包括修改公文者，最起码的一个条件就是他必须是了解情况的 人。机关干部都会有这样的体验，新分配到机关单位的大学毕业生，不管学历如何，他们往 往不能马上担负起公文写作的任务，有时即便动笔写作也往往抓不住问题的实质和核心。
这并不是他们不具备公文常识和文字表达能力，而是因为不了解情况，还没有材料的基本 储备。就是在机关工作多年的同志也是如此，无论其笔头上的功夫有多强，如果对机关或 单位的现状与历史、政策与措施、局部和全局还缺乏“真知灼见”，即没有掌握公务活动的专 业和技术，就难以完成公文写作的任务，特别是很难胜任那些重要公文的写作任务。 但这是不是说只要在—个单位工作的时间长了，就自然而然地占有了公文写作的材料 呢?实际的情况并非这样简单，因为材料本身是一个内容庞杂的集合体，来源广泛，形式 也多种多样。有稳定不变的，也有流动多变的;有直接的，也有间接的;有表象与本质一致 容易提取的，也有表象复杂而不易提取的，等等。如果不加以留心，不刻意去做这个工作， 材料就可能是过眼烟云，不能真正地占有它。
这就需要有—个合理的材料收集方略。这个方略说起来很简单，就是要做好日常积 累，占有两手(第—手和第二手)材料，并随时加以整理。这里，我们用“方略”这个概念，就 是强调材料收集要有—个全盘的计划和实施策略，否则费时费力，难见实效。
一、材料的日常积累
日常积累材料量忌支离破碎和彼此缺乏联系。因为这样的材料我们不敢借以形成观 点和主张，更不敢贸然用在公文之中;那么，积累材料应该从哪里出发，到那里去呢?
(一)立足于本部门、本单位公文起草者对本部门、本单位的工作状况、决策的形成和实施情况应该做到心中有数，特爱是对一些基本情况，如职能、性质、人员配备、中心工作、 任务与计划的完成状况等，应该了如指掌;这对领导者来说并不困难，而对于公文撰稿者 来说，就需要事事留心，花一点时闻和精力：收集材料时，应该站得高一点，因为机关单位 的职能活动是一个统一体，部门或个人分管的工作只是部分地分担了其中某一方面的职 能，如果缺乏对整体的了解，在认识和分析问题时就会产生局限性。
(二)着眼于本行业、本系统。从工作性质上看，任何一个机关以及机关内的一个部门， 都属于一定的行业;三百六十行，每行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文起草 者如果缺乏行业材料，写作时就有可能说外行话;同时，从工作关系上看，任何一个机关以 及机关内部的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如财务、劳资、教育等，都各自构成一 个垂直的系统，上下级之间，构成一种领导与被领导或指导与被指导的工作关系。公文起 草者如果对这个系统内上下情况了解得不够，那么对本单位、本部门履行职责活动情况的 掌握就可能是片面的和孤立的。因此，对这方面的材料也应该着力收集，上下求索。 盲目性。
(三)遵循适度、有用的原则。应该具备以下几种意识：
1.剔除意识。我们所积累的材料应具有信息价值，对于那些没有反映出新精神、新思 想、新意见、新动向的材料，就应坚决剔除。一个公文撰稿人如果具备“剔除”的眼光，那么 他的材料积累工作就会得心应手。
2.时效意识。对材料的时效特点应该有个正确的估计。对长期稳定和流动性的信息， 既要区别对待，又要有选择地收集。
3.整体意识。有些材料，孤立地看也许价值不大，但放在全局 中考 察就会发现它们的 价值。这样的材料也要注意收集，相反则可以剔除。
4.超前意识。有些材料，对眼前工作可能没有什么价值，但对今后可能开展的工作却 有价值，这种具有潜在价值的材料也应该注意收集。如果没有注意收集，时过境迁，查考起 来将会出现麻烦。
5.统计意识。在管理活动中，许多规律都是统计的结果。比如一个国家的积累，每年 不超过25%或300-/0，否则商品就会短缺。这个规律，是根据多年的统计得来的。对于某些 材料如果不注意给予科学的量化和统计，就不利于今后的比较和使用，储存起来也没有价 值。积累公文写作的材料，也要具有统计意识，注意收集一些相关的统计数据，必要时还要 自己动手做点统计和核实的工作。
二、切实掌握第一手材料
材料的来源不外乎两种，一是起草者自己从工作和生活中收集到的，也称“直接材料” 的.第一手材料;另一种是从文件、资料中获取的，因为是经过他人筛选和整理使用过的， 所以又称。第二手材料”和“间接材料”。就公文写作来说，这两个方面的材料都需要，不可 售废，但前者无疑是更重要、收集难度更大的。 对一名公文撰搞者来说，能否深入实际进行调查研究，不仅是一个工作作风问题’也是 一个写作的观念和方法问题。有些人在起草公文时急于下笔成文，习惯在别人已经使用过 的材料中抄来抄去，结果写不出新鲜的东西来。其中一个重要原因，就是对写作对象缺乏 直接、真切的感受和了解，对所阐述的问题缺乏实际体验。写作公文，无论长短，深入实际， 掌握第一手材料，对事物建立起一个具体的、带有感性特点的认识，是写好公文的重要因素 之一。它可以使起草者挖掘和捕捉到新颖的材料，从而启发起草者的思考。而这一切，靠 第二手材料是难以得到的。 为起草公文而深入实际进行调查研究，是一个有目的、有计划地占有材料和认识事物的过程。为此，首先要明确调查研究的目的。调查研究本身只是一种手段，找出事物的矛 盾所在，发现事物发展的规律并据此形成观点和主张，才是调查研究目的，或者说，解决问 题才是调研的最终归宿。所以在开始调研时就应该把要解决的问题明确地提出来，并且在 调研过程中不断地深入下去，从中找到解决问题的答案。关于这个问题，本书在第五章第 一节将作具体阐述。 收集与积累材料要注意讲究方法。积累材料的过程，也是一个学习和熟悉材料的过 程，积累的目的是使用。目前，常用的材料积累方法主要有以下几种：
1.笔记式。写 读书笔记 是克服遗忘、积累资料的好办法。 读书笔记 大体有这样几种形 式：摘录式——把阅读时发现的重要资料，如基本观点、主要论据、精彩片段、名言警句等一 字不漏地抄录下来;提要式——把公文、资料的要点概括出来;心得式——读后把心得、体 会、疑问、意见、评论等记录下来，整理成文。无论哪种形式，都要记明资料的详细出处和公 文的作者、标题。
2.剪辑式。就是把同一专题的材料剪贴在一起，一般适宜于对报刊资料的收集。一般 报刊，栏目众多，内容丰富，不能兼收并取，必须根据实际需要，有选择地进行剪贴。为便于 装订，剪贴用纸应当选择质地较好、规格统一的白纸。对于被剪的材料，要随手在空白处标 明出处(报刊名称及年月日)。装订时要加封面，按标题拟定总目。这种方法比较灵活，易 于归类。
3.卡片式。就是把所见所闻某一观点、某个实例、某项数据的材料摘抄记录在卡片上， 适宜于对书刊中材料的收集。对有关书刊中的精华部分，采用做卡片加以收集的方式比较 好。由于卡片容量有限，做卡片时要注意字迹端正清楚，内容精练扼要，一张卡片摘引一个 观点、一段论证，便于保存、归类和使用。
4.索引式。是指将材料的名称、作者和出处，分类编成索引，以便需用时按索引查找材 料的原文，最适合于对各类公文的登记编目。以后需要回溯检索时，一查索引，便可直接找 到公文原文。
5.微机式。是指利用计算机收集积累电子公文。电子公文的收集积累范围在国家未 出台新的电子公文相关规定和政策之前，应按照国家对于公文收集的现有规定或相关纸质 公文的规定执行。其主要内容大致包括以下几方面：一是按照归档计划要求接收归档的电 子公文。二是未列入归档计划的电子公文的收集积累，应采取主动态度及时收集。而针对 不同信息类型的公文，如文本公文、图像公文、图形公文、声音公文、多媒体公文等，由于其 技术特性、存贮载体、信息记录标准、信息压缩方法等方面的不同，应分别采取措施进行收 集积累。三是收集积累电子公文的软硬件系统设备，因为电子公文的读取和还原，离不开 其生成的设备条件、相关软件和参数，收集积累电子公文时必须包括这些内容。
