办公室如何提高工作效率
2020-11-12 · 一站式学习提升服务平台
猎学网
如何提高工作效率？
办公室同事之间的区别，其实大多都是效率的区别。比如有的人用两个小时就能干完一件活，而有的人要用一天才能干完。两个小时就能干完活的人既得到了充分的休息，又有时间去思考和学习别的内容，并且还觉得工作很轻松，心情很愉快，不仅自己开心，领导看着也喜欢。而用一天才能干完活的人还觉得很有压力，一天都忙忙碌碌，紧紧凑凑也就干了那么点事儿，不仅自己过的不开心，在领导眼里也不是一个能力强的人的形象。
所以，提高办公室效率重不重要？非常重要。在职级差距不大，地位差距不大，工作内容差距不大的人之间的竞争，说到底也就是效率的竞争。如何提高效率呢？
第一，提升集中注意力，也就是专注的能力，现在的职场人，因为手机电话邮件等的干扰，以及办公室各种琐事的干扰，常常不能集中力量去做事情，一方面体现在小事东一件西一件，另外一方面体现在大事情不能够一口气啃掉，这非常影响人的效率。所以我们要锻炼自己专注的能力，比如我在上班的时候从来不看私人微信，特地开了一个工作用的微信。适当把工作和生活分开，可以大幅提升专注力。
第二，要学会使用更高效的能力，比如某个表格，你一步一步的按部就班的做可能需要两个小时，但别人可能用一个快捷键仅仅两分两分钟就解决，这就是效率的区别。工欲善其事，必先利其器，磨刀不误砍柴工，的道理我们都是懂的。office技能其实就能解决大多数的问题，但是很多人只会最基本的功能，导致工作效率难以提升。
第三，使用资源的能力，并不是埋头苦干就够的，资源和人脉才能使我们事半功倍，甚至毫不夸张地说，资源往往能取到关键性的不可替代的作用。
我喜欢凡事尽可能掌控，而不是整天忙忙忙。所以，做事的时候做事，在单位时间内高效完成，玩乐的时候玩乐，有时把时间花在没有意义的事情上也是一种享受。那么，应该如何提高工作效率？
001：制定计划。做事之前务必想清楚：为什么布置这项工作，要达成什么目标，如何分解成简单事务，然后列成清单逐一推进。只有有明确的目标，做事才可以有明确的方向，才可以克服重重阻力，只有有清晰的计划，做事才可以有条不紊，才不会随波逐流。建议使用脑图工具来帮助思考，比如：幕布。
002：减少噪音。可以委派他人做的不要做，需要自己做的按优先级排序：紧急的事情及时做，重要的事情优先做。在高效时间段做费力的事情，在低效时间段做简单的事情，做事的时候避免各类干扰，包括各种实时通信工具，如微信、QQ等，尽量进入心流状态。可以使用一些工具来提升注意力，比如：蕃茄钟。
003：提升技能。想方设法来提升效率，比如学习并精通常用的办公软件。比如excel，用数据透视表来实现快速汇总，用vlookup函数来实现数据关联，用exact函数来实现数值比对……不管做什么事，都可以想一想，可不可以用工具来快速实现。
嗨，我是怪咖娜娜，一枚通信汪、学习促进者、个人成长践行者。
一个忠诚的员工是一个企业的最大价值之一，特别是在面临失业率下降和市场上人才争夺日益激烈的情况下。办公环境的主要性并非显而易见的，但却是非常有效的激励因素，可以促进日常工作的执行。
在寻找激励员工的方法时，我们应该考虑在新工作的第一天。一开始，我们通常充满活力和新思想。我们思考我们将学习的新事物，我们将面临的挑战以及我们将遇到的同事和领导。我们在一个充满恐惧和好奇的新工作场所等待着第一天。它只是表明，对于我们许多人来说，内在动机的感觉是自然的。
随着时间的推移，我们逐渐掌握了新的工作，我们内心的行动要么保持在同一水平，要么停滞不前。这在很大程度上取决于我们所处的环境类型。事实证明，我们的想法不受重视，领导们更喜欢微观管理体系，气氛非常紧张，我们失去了最初的热情。一个有吸引力的福利待遇和较高薪水的工作看起来是一个关键因素，但它不再是主要因素。并不是说我们不希望拥有高薪和有吸引力的福利 - 这只是失去了作为激励的重要性。
自主性，关联性和能力发展
满足3个心理需求-自主性，能力和关联性-显著影响我们前进的动力。 自主性的需要与我们有选择的知识相联系，而我们是我们自己行动的源泉。关联性的需要表现在渴望成为更大的事物的一部分，并与其他人建立联系。需要能力与我们能够实现摆在我们面前的目标的感觉联系在一起。总而言之，我们希望感受到赋权和高效，与他人建立质量和持久的关系。这些需求的满足不仅增强了所谓的自我激励和幸福感，而且也促进了我们的创造力。
这些需求在许多工作场所都没有实现，因为公司往往按照过时的模式运作。多年来，管理是由直接一些大型企业直接复制。主要侧重于监督员工的指挥控制方式，认为 “老板比较了解”，员工唯一的任务就是执行命令，这种方式引发了外在的动机，这就意味着要避免处罚的意愿，难以建立一种效率感，对工作有影响力，这种管理方式下的上级与员工之间的关系既不是积极的，也不是建立在合作关系的基础上。
今天，员工的效率不再取决于控制水平。
员工监督增强工作效率
多年来，这个制度已经得到缓解，但是看看大多数公司的管理风格以及向管理人员提供的培训计划，我们可以看到，管理层仍然是管理者工作的重要组成部分。这就是为什么波兰公司对远程工作持怀疑态度的原因。当员工在他们的视线之内时，管理者有一种虚假的控制感。他们忘记了，现在你不必为了停止工作而从办公桌上站起来。毕竟，我们离虚拟世界只有几步之遥，在那里我们可以在网上购物，或者在与朋友聊天时闲聊 - 在我们的工作时间内。
技术发展已经使旧的工作方法监督过时了。当然，我们可以通过引入一些规则来提高控制力：将个人手机放在储物柜中，公司网络屏蔽一些娱乐、购物类网站，或监控每小时点击的鼠标数量。但是我们也应该问自己：这会不会真正提高员工的内在动力？
这样的行为不会对员工产生责任感和承诺感，而这两者是当今企业效能的关键。今天的企业需要积极主动的员工，他们不怕提出新的解决方案，并负责实施。在研究成果的背景下，组织及其领导者应主要关注如何为员工创造激励自我激励的条件，满足自主性，相关性和能力三个需求的工作环境。
如果将办公室设计看作是工作环境的关键要素之一，我们会注意到它往往是在旧式管理规则的基础上创建的。开放的空间，团队在管理者的监督下执行任务，反映了一度流行的思维方式 - 如果我看到我的员工，我可以控制他们的行为。工作围绕着桌子旋转; 其他类型的空间，这将允许员工更灵活地合作和工作，只能达到必要的最低限度。
工作区激励和支持
流行的看法相反，当代最好的工作区是不是那些充满了秋千和滑梯，但那些能增强员工之间的自主性，相关性和能力的需要。这样的办公空间是功能性的，适应员工个人的操作风格，旨在培养他们的效率。这些办公室并不是办公室里摆满了长排的办公桌，所以没有多少选择余地和有效的工作空间。那么这种工作空间的主要特点是什么？
最好的当代办公室支持员工的自主性，相对性和能力的需要。
促进建筑关系的工作空间：
提供休闲谈判和联合行动的空间，而不会中断别人的工作，
允许员工在正式和非正式的情况下见面，
促进和生成来自组织不同部门人的会议，
帮助员工创建一个内部网络系统。
不限制员工，
给你自由选择工作的地点和时间，
允许你亲自定义最有效的工作地点。
通过匹配个别团队的工作风格来促进任务的执行，
使您能够高效地工作，不管其任务的性质如何，
支持学习过程和信息交流，
让您充分利用知识和技能，为需要关注的工作空间和团队工作提供空间。
培养自主性的工作空间：
培养能力的工作空间：
员工不仅影响办公室的功能空间，反之亦然。一个设计良好的办公室可以有效地培养以创造承诺感和分担责任感为重点的管理风格。当然，有些员工需要不断的监控，比如由于他们的工作经历不足。尽管如此，竞争最激烈的公司最大的优势之一就是致力于员工 - 那些在执行任务时需要支持而不是监督的人。考虑到他们，我们应该创造能够协助他们工作的工作空间，而不是那些会让我们对需要它的人产生虚假控制的工作空间。
希望能帮到你，谢谢！
