Question

如何开好例会

Answer 1

工作例会是每个组织的常规动作，有月例会、周例会，甚至为了推动重点工作每天都会有一个例会。

虽然例会常见，但是你觉着你们单位的例会开的效果好吗？

其实，很多例会都开的效果不佳。因为一不小心就会出现脱不花在她的沟通训练营形象描述的那样。

一种情况就是开成了 “过堂会” 。

就是事无巨细的挨个汇报做了什么，自己发言时长篇大论，别人发言时漠不关心，耗时耗力，还没有有效信息。

另一种情况就是 “一言堂” ，领导会经常说我觉着应该这么干，那件事情应该那么干。

底下一片沉默，最后大家都不提问题，执行起来却是一团糟。

为什么会这样呢？

因为以上两种情况下，员工看上去都在场，实际上是没有参与，只是个单向输入的过程，这样执行就会有问题。

而例会又是管理者同步工作，对称信息，提升团队凝聚力、执行力和业务能力的关键动作。

那么，怎么才能开好例会呢？

首先要有明确的目标。

如果没有目标就会成为走形式。

如果目标过多你会发现，看上去涉及到了好多问题，把会议当成了一个筐，最终发现问题都没解决，也成了形式。

现在有了便捷的在线工具，如飞书，只是互通信息来罗列做过什么的会，就是没有目标的会。

比如可以设置为解决问题的会、部门间工作协调会、也可以是激励会议，还可以是共识会。但是一定要有目标，否则就容易出现说得很热闹，扯的很远，最终什么问题都没有解决。

其次，要有议程。

会议按照议程进行，限人数、限时间、限主题。

每个人都按照既定的主题发言，不按照流水账来数123发言，这需要列举的内容会前就以文字形式让大家看到。

会中按照要求和规定的时间发言。

会后形成纪要，明确可跟进、可落实、可衡量的事项。大家都明确的按照会议决议去落实。

最后，要设置主持人。

很多例会出现的问题是，领导既是主持人又是主要发言人，最终又成了一个人的战场，导致没人敢发言，或者没人愿意发言，真成了一言堂。

设置专职的主持人和主持人的主要职责，这样就会能按照规则去执行，就会杜绝以上无为的低效会议。

如果设计好了，还可以主持人可以轮值，这样还可以锻炼团队，提升协同能力。

例会是管理者的常用工具，但是要想用好这个工具，以上三点是需要依照的基本原则，否则例会就成了形式，而不能称之为工具了。