Question

如何处理紧急而不重要的事情？

Answer 1

活动延期举行，要通知所有报名参加活动的人员。我安排用中午下班前的半小时来做这件事事情，最后发现半小时过去了，才通知了3个人。

本来预计可以完成的工作，为什么没有完成？

一般在开始一项工作之前，都会对以下要素进行评估：目标，工作方法，思路，时间。

这四个要素都已经保证了，预计可以半小时完成的工作是足够可以的。

我用QQ和微信进行通知，粘贴复制内容比较快一些。在通知的过程中出现了这样一个问题，通知给对方后，然后对方第一时间反应和我进行交流，咨询一下相关的事项。然后把通知就变成了答疑。所以导致在规定的时间内没有完成工作。

所以，区分清楚事情的不同。通知，是把重要的信息传递给对方；而答疑，是解决对方的疑惑。

在通知的过程中，又会引起对方的疑惑，这个时候会面临一个尴尬，这时候该不该打断自己的工作，与对方交流对话？

答疑就无法按预期完成工作，如果不答疑对方会说你没反馈，这个时候如何做权衡和选择？

这个事情，我吸取了两个教训：

第一、通知方式选择错误。

有些人适合用QQ微信邮件方式通知对方，对于不紧急的事情完全可以采用这种方式，相当于是给对方留言，如果对方在工作，又可以起到不打断对方工作的效果。

有些人则适合电话去通知，三分钟之内把事情说清楚，然后就没事了。而如果用QQ微信这种方式，有时候会变成两个人的闲聊，最终就成了打发工作时间。

第二、紧急而不重要的事情该如何处理？

上文中我在通知过程中出现的答疑就是属于紧急事情，对方的立刻回应，丢给我一个问题，该回答还是不回答？

一般我们会想，几秒钟随手敲几句话回过去，立刻就可以做完了。可是，真的是随手就可以完成的事？我看未必！

遇到紧急而不重要的事项，最好的行动方法是先不用处理，日常工作桌上放笔记本或者便签，先记录下来。等处理完真正重要的事情再去处理这些事情。

时间的合理安排和利用，会发挥很好的时间管理作用。