Question

接待礼仪要做好哪些准备

Answer 1

接待礼仪要做好的准备：
　　
(1) 做好物质和心理准备。物质准备指的是接 待环境准备和办公用品准备;心理准备指的是培养耐心 诚恳的积极心态和互帮互助的合作精神。

　　
(2) 制订接待计划。首先要了解访客的背景资料， 包括个人来访还是团体来访、来访目的、来访者基本 情况等。随后确定接待规格，一般根据主陪人员的身 份来确定规格，同时也应考虑对方与我方关系、以前 是否接待过等因素。根据以上内容草拟接待计划，其中 主要包含接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等 项目。

　　
(3) 与相关部门沟通情况。接待所涉相关部门，应 提前与之商定接待时间、地点、涉及内容和人员等。

Answer 2

1.了解情况
　　在对外往来中，对于重要客户，需要提前了解其工作背景、饮食习惯、信仰等情况，以免在接待过程中犯错误。
　　以饮食习惯为例。不同的人有不同的饮食习惯，如伊斯兰教信徒不吃猪肉和动物血液，信仰道教的人不吃牛肉等。
　　2.安排行程
　　接待人员在安排行程时，需要注意两点：
　　第一，提前安排行程，并和客户协商好;
　　第二，为客户准备出行提示、日程安排、酒店地图、参观游览提示等，让客户觉得温馨、踏实、放心。
　　3.安排住宿
　　接待人员在安排住宿时,需要注意两点：
　　第一，不宜选择过于偏僻的地方，否则会造成客户出行不便;
　　第二，提前查看酒店房间，检查房间的设施设备，观察酒店周边环境;
　　第三，了解客户的喜好及对房间的特殊要求。比如，接待伊斯兰教信仰者时，需摘掉房间内的人物肖像图。
　　4.安排接送
　　在安排接送工作时，需要注意下列问题：
　　正确配置车辆
　　负责接送客户的车辆的规格应该与客户的职位相匹配，以体现出对客户的尊重。
　　正确安排座位
　　接待人员在安排车辆座位时，应做好如下工作：
　　第一，提前了解车辆的款式、型号、大小、座位设置等;
　　第二，及时与来访的客人进行沟通，正确安排座位，避免出现尴尬情况。
　　，如果乘坐的车辆为小轿车，在安排车辆座位时，需了解坐在驾驶位的人的身份。若坐在驾驶位的是司机，则驾驶位对角线的位置是上座，驾驶位后面的位置是第二座位，副驾驶座是第四座位;若坐在驾驶位的是接待方的领导，则副驾驶座为上座。
　　如果乘坐的车辆为吉普车，则不论何人坐在驾驶位，副驾驶座都为上座。
　　一般来说，应尽量安排足够的车辆，避免后排座位中间坐人。
　　做好引领工作
　　引领工作包括两个方面：
　　第一，为客户打开车门，引领客户上车;
　　第二，到达目的地后，快步为客户打开车门，在前引领客户。
　　需要注意的是，在为客户开车门时，应左手开车门，右手上挡住门框关车门的动作要轻，在一般的接待工作中，此动作视情况而定，如果有机会还是要做一下，体现礼仪和素养。
　　接待礼仪准备：商务“室外”接待礼仪
　　1、接待准备
　　对于前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
　　2、及时接待
　　主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
　　3、接待礼节
　　接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪：
　　当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话， 能否留张名片给我?”
　　作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不 看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。
　　4、交通工具的安排
　　迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
　　5、日程安排
　　主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
　　将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
　　接待礼仪准备：商务“室内”接待礼仪
　　在“室内”接待时，主要要注意以下几点。
　　1、客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。
　　2、客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客人换饮料。
　　3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。