Question

项目管理之工具的使用

Answer 1

做管理比较依赖两方面的形式，一方面通过沟通，另一方面通过内容来展现规划、执行、监控等。

一般的情况下要兼顾到公开沟通和私下沟通。

可以用到会议、邮件、及时通讯工具做公开沟通，分事情的紧急程度，正式程度，即时性、时空性来选择用哪种沟通效率会更高。该拉会议拉会议，该打电话打电话，不急就发邮件咯。

私下沟通就选择面对面会议或者及时沟通工具相对较好，千万别忽略这个技巧，往往人与人的关系拉近了，效果是事半功倍的。所以该聊天还是要聊天的，不要少了闲茶饭后的话题。

之前在网上看过一些数据统计，80%的文档使用率偏低，50%的文档未被重复使用过。实际工作中也会发现类似的情况，其实已经说明，文档很有必要存在，但由于项目纷繁复杂，其实很冗余，写好一份1000字的文档，在相当熟悉的情况下，一天工作量就没了。现在实体工具一般会有项目管理工具，可替代一些word、excel之类的文档之类的功能，项目管理工具通常比文档的优势在于，表达精简，结构清晰，易搜索，易跟踪，归档方便，协同也方便，结果统计也清晰，这也是为什么大家都在开始使用工具的原因。

所以为什么要使用工具，说白了，就是为了提高项目运转效率。

怎么把工具用出价值

当然项目管理工具有复杂有简单的，但其本质都是做好任务分配与跟踪的管理。但里面还是有很多其他可挖掘的功能。首先要设计一套自适应的管理流程。那我这边分享一个流程，

规划阶段，设定里程碑，分解里程碑计划。

将任务需求排进相应的里程碑，调整前后置关系。

开始评估各项任务需求的工作量，做下任务调整，可以做任务拆分，也可以通过评估重排一下顺序。

然后需要跟进任务完成数据，定期对数据作分析，及时调整需求偏差，通过评审、查漏、检测等等方法保证任务如质如量地完成。

当然每个阶段，最终都是要结果的，这个时候优势又体现出来了，可以出漂亮的图文报表，不用过多的编写内容，且数据相对齐全，结构化的报表出来了。

当然浅谈了一下流程，实际整个过程其实就是工具使用高于文档编写，数据分析监控校准。这样一来，工具的价值就挖掘出来了。

有哪些工具比较好用