Question

办公自动化系统是什么意思？(一文看OA系统)

Answer 1

借助企业IT和云计算技术，传统的办公模式将转变为新的办公模式。2020年以来，新冠肺炎疫情席卷全球，推动了云办公模式的市场，加速巴斯布局云计算服务市场。传统企业也积极参与，搭上数字化转型的快车，加速提升企业智能化和自动化水平。


1.对办公自动化的理解


办公自动化借助信息技术和云计算技术，实现了传统办公模式向新型办公模式的转变。OA系统将IT技术运用于企业生产、服务和管理决策的各个层面，实现文档、资源、流程等过程控制信息的高效利用，促进企业办公智能化和自动化水平的提高和改善。


2.办公自动化系统发展的五个阶段


第一阶段：实现无纸化办公，将传统的纸质文件向电子化管理转变，重点是办公、公文和文件管理、信息发布。


第二阶段：实现信息化管理，引入WF流程引擎，对流程中的相关文件进行管理和控制，实现网络化、自动化和审批管理。


第三阶段：实现共享知识管理，建设企业知识共享中心、信息中心、文献中心、资源中心等。通过结合企业的共享知识、生产知识和专业知识，从而实现基于网络的企业知识中心。


第四阶段：实现企业协同办公管理，引入协同管理体系和理念，让所有员工参与OA，让流程监督管理，让协同提高效率，一环扣一环，一环扣一环，提高决策和管理效率。


第五阶段：实现云办公OA，引入云平台管理理念，让办公无处不在。尤其是在新冠肺炎疫情期间，云办公可以大大提高效率，实现大企业无边界、有组织的云办公服务管理，让工作无处不在，打破物理围墙，构建无边界的办公家庭组织模式。这可能就是未来流行的无边界办公模式。


3.OA办公自动化系统的组成


OA的构成主要包括协同办公基础应用、业务流程和专项管理应用三个方面。


协同办公基础应用：收发文件管理、会议管理、信息报送、电子印章、公文交换、文档检索、统计中心、值班管理、业务考勤、办公用品、车辆管理、文档中心等。


业务流程：采购审批、IT审批流程、人员服务流程、打印审批流程、资产管理流程、财务流程等。


专项管理应用：信息采编、管理效能、防疫管理、出行服务、网络管理、知识管理、智能党建、建议提案、标准法规、档案管理、成果报送等。


协作工具：即时通讯、视频会议、问卷、短信、邮件、通讯录、电子日记本、个人日历、待办中心、消息中心。


多终端一体化办公门户：统一门户、移动门户、专题门户、审批门户、个人中心、信息发布、图片报道、企业活动、公告、新闻动态。包括：流程集成、业务集成、邮件集成、报表集成、组织集成和单点登录集成。


4.办公自动化的建设过程


软件系统：支撑软件包括操作系统、数据库、中间件等。


硬件系统：运行环境建设，包括数据库服务器、应用服务器、文档服务器、通信网络等。当然，也可以在这里租用云计算平台，搭建云办公OA系统。


5.对OA信息安全有什么要求？


OA等安全需求主要包括：日志跟踪、三人管理、数据安全、访问安全、登录安全、身份安全、应用安全等。


6.为什么要建OA？什么问题c


企业建设OA办公自动化系统，旨在搭建一个集文档、流程、信息于一体的平台，实现企业管理的标准化、规范化、流程化、便捷化管理。连接协作、办公室、组织、用户等。共同努力，构建企业办公协同管控平台，实现数字化转型和信息技术应用创新，让工作更便捷，协作更高效。


OA可以帮助企业解决哪些问题？


第一，实现整个企业的流程化和自动化。


第二，实现任务监督和提醒，无需人工干预，让流程和数据说话，证明企业的效率有多高。


第三，实现文件共享和信息发布，提高各部门协作效率，实现标准化体系文件的知识共享、管理、分发和电子化管理。


第四，数字化管理所有办公文档、信息、流程等信息，实现业务数字化，结构化非结构化数据，方便大数据分析，提升工作能力，促进企业高质量发展。


第五，降低运营成本。企业 的工作联系、分配和闭环管理将结束人对人的方式，向数据和流程转变，以事务为中心，从而大大降低人员管控的成本。


第六，实现无边界办公环境，让每个人都成为自己的管理者，开启无边界协同办公的新篇章、新模式、新世界。


7.OA系统的智能协同办公特性


问答机器人：实现简单的企业常规和标准问题的回复和引导。


人脸识别：与安防系统关联，实现人脸识别、记录和管理。


智能语音：与智能机器人关联，部分功能通过语音输入、语音导航、语音拨号等功能实现。


扫描审批：关联二维码，直接关联审批文件，提高效率。


机器人收发文件：期刊、接收文件、发出文件等。定期公布，并指定发送者和组织。不需要等待和观看，机器人一步就能完成。


自动考核机器人：借助云办公，实现考勤、成绩提交、视频咨询、方案交换、版本等全流程协同和结果控制。


其他智能设备和功能，根据用户需求定制开发并转化为企业能力。


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