提高工作效率的方法有哪些
在这个快节奏的时代,高效工作成为了我们追求的目标。现在我来分享提高工作效率的小技巧,让工作变得更加高效又有成就感!
一、设立明确的目标和计划
在开始工作之前,明确你的目标和任务,制定一个合理的计划。将大的任务拆分成小的可执行步骤,为自己设定时间限制和优先级,这样可以让你更加有条理地完成工作。记得在计划中留出一些休息和调整的时间,保持良好的工作节奏和心态。
二、创造专注的工作环境
创造一个无干扰的工作环境,关闭手机通知,清理桌面上的杂物,营造一个整洁、舒适的工作空间。可以尝试使用专注工作法,例如番茄工作法,通过设定工作和休息的时间间隔,提高注意力和工作效率。
三、合理安排时间,充分利用碎片时间
除了完成正式任务,充分利用碎片时间也是一种高效的工作方式。例如,在坐公交或排队等候时,可以利用手机笔记应用记录想法或整理工作资料。这样,你可以在不经意间完成一些小任务,有效利用时间。
四、学会委托和分配任务
如果你有合适的团队成员或同事,将任务分配给他们,充分发挥每个人的专长和能力。合理分配任务可以减轻个人压力,提高整体团队的工作效率。
我有一个同事便是很自律的人,他做任何事情的话,都是很有规划的,每次当我们还在努力完成工作的时候,他已经将事情完成的差不多了。
而且每天的工作安排的很明白,他还会自己用便利贴将一天的事情做好,比如今天几点做什么,都是安排的妥妥当当的。有时候如果事情很紧急的话,他也会找同事们帮忙,也因为知道各个同事擅长什么,所以也只会安排人家擅长的事情。
而且他不管多么忙碌,桌子上都是干干净净的,每个合同本上都清楚的标注出这个是什么,完全不用翻找,只需要看到贴的小标签就知道了。
想要成为一名优秀的职场人,提高工作效率是必不可少的一项。那么,在工作期间如何提高工作效率,怎样做得更充实又有效率呢,我为大家总结了下面三点:
- 工作分主次
- 时间规划好
- 小事立刻做
一、工作分主次
提高工作效率很重要的一点就是,要清楚自己每天的任务是什么,今天有哪些工作要处理,把这些工作都数据化。打一个比方,比如明天我要处理五个任务,那么,在今天晚上就把这些任务写到纸上,把这些任务进行优先级排序,依次排列出来,到了明天就先做最重要的工作,做好后,再进行下一项工作。
因为,你忙碌的都是每天最重要的工作,在重要的工作上花费些时间是值得的。但是,有很多人分不清工作轻重缓急,做起来完全乱了节奏,到头来什么工作都没做好,这就得不偿失了。
二、时间规划好
除了要罗列出每天的工作,对自己还要有明确的时间规划,就是说,什么时间该干什么事,要做到心中有数,比如规定自己几点起床,几点到公司,每段时间都有对应的工作,等等,这也是治疗拖延症的一个好方法。
很多人为什么工作效率低呢,很大一部分原因就是拖延症太严重,总想着把工作拖到明天再做,而到了明天又想拖到后天。所以,做好时间规划,能大幅提升工作效率。
三、小事立刻做
1、两分钟原则
凡是2分钟内就可以完成的事,立刻去做不要犹豫。加微信加QQ顺手添加备注名,或许下次联系已经是三个月后了。想喝咖啡就立即去拿,分分钟的事。物归原处分分钟,下次再找就轻松。想到给谁打电话,就立刻打。
2、五分钟原则
开工前先给自己一个5分钟的高度集中精神工作的时刻,全力以赴,迅速进入工作状态。拖延的多数原因是因为心理焦虑造成的,而仅限定五分钟的工作时间,从一开始就没有焦虑,可以帮助大家迅速进入状态。
我身边有个同事,他的自制能力以及工作能力都特别强,最大的原因就是能够做好各种规划,而且按照这些去做,从而达到了提高工作效率的最佳效果。
休息时间我们经常在一起聊天,在一起互动,并且他对我的影响真的很大。每天早上他都会固定点儿到公司,并且,在非常短的时间内规划好自己一天要做的事,记录在一个小便签上,把时间和所做的事都设定好,然后就按照去做。感觉他的每一分钟都没有浪费,真的是雷厉风行,没有半点拖沓。
在他的身上明显地体现出来工作效果的重要性,并且,每天都过得非常充实,精力饱满充沛,也是我们公司员工学习的榜样。
总之,想要提高工作效率,需要从一点一滴中做起,需要做好一个小规划,然后按照这个规划去做,就可以达到事半功倍的效果了。
每个人的时间都一样,为什么有的人做出了一番成就,而有的人明明很努力,很勤劳,但就是没啥成就呢?
大多数人,只知道要努力,却不去深究做事的方法。
做的累都不对,想要提高做事的效率,可从以下3方面着手:
1、一次只做一件事
很多时候,并不是你干的事越多,就代表你越勤快。
我经常跟我儿子说“想要做作业快,第一遍就认真做,即使错了,稍微改改就行了。相反的如果第一次不认真做,后面就是大面积的订正,这就相当于做了2次、3次作业,不仅作业量增强,效率也大大降低。”
同理,我们干工作或做项目的时候,一定要保持专注,一次或一段时间内,只做一件事情。
慢即是快,快即是慢!
每次我在写文章时,都会打开一个时间软件,以45分钟为准。
在这45分钟之内,我不会做其他任何事情,专心的把文章写完。因为是高度集中精神,文章很快就能写好了。
这个方法,我常年在用,你可以尝试一下。计时开始,马上专注,这就是仪式感。
千万不要同时干两件事,那样,你啥都干不好。
2、重要的事情早上做
早上,因为刚起床,我们的脑子比较清醒,所以,所有重要的事情,都需要放在早上或上午来做。
比如,写文章、策略项目等等。
相反的,如果你把不重要或废脑子的事情放到下午去做,很可能精力有点跟不上,因为我们的身体会感觉到疲劳感,有时候就会有力不从心的感觉,特别是年龄越大,这种感觉越强。
另外,值得一提的是,你想要提高效率,就一定要把当天需要做的事情,罗列成一个清单。比如,我今天要做的事情如下:
第一件事要完成xx
第二件事搞定xx
第三件事完成xx
早上,脑子比较清醒,能想的起来要做的事情。只有这样,你这一天就不需在费神思考,还有没有要做的事情了。
关于清单,推荐大家用微软的待办,轻量应用,非常方便
3、增强身体能量
很多时候,我们有种有心无力的感觉。
不是你不努力,而是身体能量不足,不足以支撑你的行动。
目前,市面上所有讲时间管理,或者二效率提升的方法,都整的太麻烦,有用是有用,但脱离了身体管理这一环,一切都是扯淡。
说起身体能量,所谓就是要多锻炼,但大多数人没有锻炼的环节,能偷懒就偷懒,我有个朋友,去小卖部买吃的,走路3分钟就行,却选择开车去小卖部。
这是现在大多数人的写照。
故此,想要提升效率最有效的方式,就是提升身体能量
怎么做呢?
两个方法
第一:经常做深呼吸
呼吸能给身体带来氧气,促进血液循环,呼吸的越多能量越充足。
当你感觉力不从心或者郁闷的时候,可走到空气好的地方,多做几次生呼吸,马上你的精髓状态就提升上来了。
如果,你能每天做几个深呼吸,那就再好不过了。
第二:多走路。
复杂的事情要简单做,对于我们普通人,锻炼最好的方式就是走路。
原先,我接孩子放学,都是开车去的,现在我换成了走路接孩子放学,大概15分钟能走到学校。自己锻炼,孩子也锻炼。
走路,不花一分钱,只要环境允许,就选择不行,不要用车,是不是很简单。
不过,更重要的是你想不想,你不想提升效率,那一切都是扯淡。
总结一下:
三个方法:
1.即刻记录,用软件来随时记录,让大脑持续专注。
2.执行清单,分解任务到能立刻执行,远离拖延症。
3.消除盈余,记录并了解时间,消除任务盈余,每项任务都需全力以赴。
三个小窍门:
1.接受不完美。
2.正向反馈。
3.善于输出。
很多办公软件可以帮助我们提高工作效率,例如表单大师表单大师 这款在线表单应用软件,主要功能是收集和管理数据。
使用通过简单拖拽操作就可快速创建各种web表格,如在线订单、市场调研、满意度调查和各种报名表、反馈表、申请表等。
同时,对于企业办公中,常遇到的合同签署、营销活动等场景,它也能有效助力。
利用表单收集到手机号和邮件地址,能用提供的群发邮件和群发短信进行客户关怀或二次营销。
另外还可以对表单多条数据进行自由整合输出数据明细表,可选择按日或月明细表、可指定行标题/列标题字段值。适用于每日巡检、考勤、每月营收统计等场景。
作为职场过来人,表单大师这个提高工作效率的办公软件可以了解一波~
我们可以举几个例子看看:
1、信息收集
企业招聘、培训、绩效、员工关系等等,这些都是HR日常需要面临的工作,而且HR平时要处理的事务性工作特别多,非常琐碎和零散,这时,就可以用表单大师来提高工作效率。
制作信息登记表,全程线上填写,数据自动统计到后台,无需人工二次核对,同时收集上千条数据都不是问题。除此之外,还可以创建顾客信息登记表、面试人员信息采集表等等。
2、抽奖活动
如果遇到企业周年或者节假日,免不了会举行活动,作为活动策划,可能会忙得焦头乱额。利用表单大师,从人员报名到数据统计到活动现场抽奖等,都能一站式搭建完成。
3、电子合同
表单大师已经与第三方电子合同公司合作,让表单中的数据直接生成可在线签署的、具备法律效力的电子合同。常用于买卖双方合同签署、项目验收签字等场景。而且表单大师不仅仅能签电子合同,更多的是可以搭建业务系统,将电子合同与业务系统无缝连接起来,对提升办公效率有很大的帮助。
如果在办公过程中,掌握这些办公常用技巧,相信能解决不少办公烦恼。