Question

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Answer 1

如何做好工作报表 兵法云：兵马未动，粮草先行。强调了准备工作的在一场战役中的重要性。那么同样的道理，一个成功的商业活动，经过精心的计划准备，通过控制整个活动各个环节，才能在运作过程中，减少失误，降低运营风险，确保工作顺利的实施。 第一部分 存在的问题 虽然计划很重要，但真正做到位的企业没有几个。目前大多数企业对工作的监督和计划管理，都采用报表这种形式，然而效果往往不如人意，主要有以下两种情况： 一、公司对报表不够重视 目前一些公司虽然制定了一些计划的工具—报表（日报表、周报表、月报表、年报表、竞争分析报表、进销存报表等），但管理上受到诸多因素的影响，报表不能够及时、科学地处理，比如没有专业的人员、足够的时间、合理的分析方法、专业的管理流程等；加上领导不够重视，造成为了填报表而编制报表，使得报表的存在流于形式。 结果是填写报表的人员填写的内容日趋减少、填写的数据凭空捏造等情况发生。公司对市场经营活动控制力减弱，对销售人员的日常工作缺乏科学管理，交上来报表没有实际参考价值，导致对市场监控和管理失灵，公司销售状况不理想，业绩滑坡的现象。 二、业务人员报表填写不够认真 销售一线的人员由于没有意识到其重要性，不能够认真对待和填写。久而久之，造成人员工作懈怠的现象，大致有两种情况： 1、 在日常的工作上，心不在焉地度日，浪费过多的有效时间，造成向客户拜访的次数逐渐减少，工作缺乏效率 2、 常拜访自己喜欢的客户，每次去的逗留时间越来越长，聊的话题从古至今，就是没有商品的话题，业绩因此越来越低 第二部分 做好工作报表 既然报表那么重要，但又得不到科学的利用，那么如何有效管理，提高市场决策的参考性？我们总结了以下几点（以周报表为例）： 一、 周报表的本质 周报表通过计划、执行、控制、总结四个阶段，实现工作的持续性和连续性发展。就是我们常说的PDCA循环。 1. 计划功能 根据月工作计划，分解本周的工作。指导本周每天的工作。 2. 信息汇总功能 对上周市场问题的汇报，及对问题执行的跟踪、反馈。 二、周报表填写的目的 市场信息主要来源于一线的销售人员，公司通过分析这些信息，合理、及时地采取应对的措施。同时合理分配公司资源，完成对市场的掌控和对一线人员的支持。 1. 提高工作效益。 2. 提高拜访成功率。 3. 轻松地完成工作。 4. 按不同类型终端不同的拜访频率。 5. 做出拜访安排，避免遗漏。 6. 应付突发事件 三、周报表的重要性 1. 发现新的机会 利用业务代表周报告上记录的有关信息，从中能发现市场存在的潜在问题和机会。从而帮助公司和销售人员，划分细分市场、开发市场。 2. 帮助公司了解情况 （1） 在市场第一线的业务代表对市场信息的了解最快、最直接。
（2） 实现公司业务目标。了解市场信息、竞争对手状况、公司目前战略、战术及推广手段的和理性的准确性。 （3） 公司制定相应的方法和措施，合理分配资源，帮助业务代表提升销量。 3. 目标的实现 通过分析与讨论业务代表周报告中反映的机会和问题，帮助我们实现公司和个人的目标、考核工作的合理性及制定下周新的工作目标。 四、填写周报表的要求 1. 及时 结束一天的拜访回到公司后，必须马上填写日报表，据此填写周报表。 2. 准确 报表上的数据和信息应能够真实地反映实际情况，不能为完成任务而虚构。有关的信息应尽可能的详细，如竞争对手的活动、目的等。 3. 建议 很重要的一点就是要提出你对这些问题的建议和想法。有利于公司参考、比较。因为一线人员就在市场，对市场的信息能准确的把握和判断，提出的建议更有针对性。同时，能锻炼一线人员管理的专业技能。 4. 计划 根据上周状况，计划下周拜访重点和应对方案。突出下周工作的针对性，提高拜访成功率。同时，利于公司市场开发和管理的总体规划，充分发挥集体的资源优势。 五、周报表格式(略） 第三部分 报表管理 报表填写很简单，关键是如何从各种报表中，归纳、分析、总结出所需的市场信息，并指导日常工作的正常开展，这才是报表存在和管理的关键。 以下是报表管理的原则： 1、 报表要以可处理为编制基础 报表有很多，但报表的选择要以我们目前状况和处理能力为编制原则。做到对每种报表可处理。对处理不了的报表砍去不要。做到“宁缺毋滥”。 2、 建立报表管理流程 将报表处理建立流程化，提高报表处理的效率。 3、 建立专门部门对报表实施管理 有条件的，建立专门处理报表的部门和个人，作到专人专管。 4、 建立信息资料库 将一线人员反馈的信息建立相关的信息资料库，综合利用报表，提高利用率。 5、 报表管理制度化 将报表填写加入日常考核内容中，有条件的将报表的填写质量和贡献率也做为考核内容。最大限度地 提高业务人员对报表的重视程度。 6、 最后一条：反馈及时 含两层意思，报表处理快和回馈及时： （1）对反馈到管理部门的报表，有关人员尽快答复，有利于指导业务人员下步工作安排和及时处理紧急事件； （2）及时处理报表反映的市场数据，通过调研、论证，编制可供公司管理层参考的报告，利于公司决策，提高公司对市场的应变能力。 通过报表的管理，充分调动公司的各种资源，更好的服务于市场，也是一个企业管理的重要内容之一。提高报表编制的科学性，充分发挥报表的作用，将直接影响到企业的经营状况。