Question

Excel中的图表应该如何正确粘贴到PPT中

Answer 1

     这又是一个老生常谈的问题，很多人都遇到过，也非常头疼。一般的Ctrl+C，然后Ctrl+V到了PPT中后，总感觉哪里不对劲，就算复制进去之后也要各种卖力的调整，真心累。

       其实搞懂这个复制粘贴的问题并不难，主要是要明白PPT中一个选项中的意思，那就是：选择性粘贴。先在Excel中随便画个最简单的图表。

       在Excel中直接复制这个做好的图表，将其粘贴到要放置的PPT中，这里我们用的就是平常的Ctrl+C和Ctrl+V的操作，结果：

PPT中的颜色发生了改变，于是乎，有的小伙伴就想，反正PPT就是做个演示给老板或客户看的，直接截个图插进去就好了啊，啊，这个。。。也不失为一种方法。但是，如果你的PPT是常用汇报，每天或每周或每个月都要进行更新，那这种操作就太Low了，而且万一你的老板想看看PPT中的原始数据，估计你得再单独发一份Excel文件给他。所以这个时候，我们希望得到的 效果 是：Excel数据更新，PPT中的数据就会自动更新。而且在配色上，要么是Excel里面什么样，进了PPT就啥样，要么，是不管Excel里面是啥样，进了PPT都得按照PPT的配色执行，不然那些有公司专用模板的人就恼火了，又要去重新调整颜色。

       接下来看看如何实现我们说的一些效果吧。之前讲Excel的时候，提到过选择性粘贴这个功能，在PPT中，这个功能同样存在。当在Excel中复制好图表转到PPT中后，点亮的粘贴功能中就多了这些选项：

鼠标悬停在第一个上面，出现的解释是：

使用目标主题和嵌入工作簿

什么意思？这里的目标指的是PPT,也就是说不管你Excel中的配色如何？使用这个选项进了PPT中，就得按照PPT中的配色执行。假设我在粘贴之前先将PPT的主题颜色设为奶茶色：

然后运用刚才的第一个按钮执行后的效果如下：

嵌入工作簿是个什么意思呢？

我们先将原始Excel中的一月份的数据改成2000，然后关闭，直接删除这个Excel工作簿，看看PPT中的是否有变化？关闭PPT，重新打开看看：

没有任何影响和变化，而且选中图表之后，工具栏中多了一个选项 - 图表设计：

通过下方的编辑数据还能直接打开数据源进行重新编辑和更新。

嵌入工作簿，也就是说：

之前做的Excel数据源，已经跟这个PPT没有什么关系了，PPT中已经包含了一份单独的数据源可以进行编辑了。

再来看第二个， 保留源格式和嵌入工作簿 ：

嵌入工作簿的概念上面已经解释清楚了，保留源格式从字面意思上看也应该很容易理解，就是说：Excel中的图表，颜色是啥样，到PPT中还是啥样，不会因为你PPT的主题颜色而改变，选择这个看看效果：

同样，也可以直接在PPT中进行数据的编辑，原始Excel数据跟这个PPT已经完完全全脱离关系了。

第三个选项： 使用目标主题和链接数据

使用目标主题，很容易理解，就是采用PPT中的主题配色这些。主要来看链接数据是个啥意思？执行该操作后，PPT中是这样的：

选中图表后，先看工具栏的这个地方，跟之前的有什么地方不一样？

切换行/列和刷新数据按钮被点亮了。

更改一下Excel中的数据，将一月份改为4000，确定后，PPT中的数据随之发生了改变。（下图中左为Excel图表，右为PPT图表展示）

换句话说就是，只要Excel里面的数据发生了变化，PPT中的数据会随之进行改变，他们之间是联动的关系。

我们关闭Excel表格，看看在PPT中修改数据会是什么效果，点击PPT中的编辑数据，弹出如下：

从上图可以看出打开的文件的链接直接指向的是源文件，而且黄色的文字提示也说得很直白，你修改的数据会保存在原始Excel表格之中。将4000改为3000后，关闭这个对话框，再打开原始Excel表格看看效果：

Excel中的数据已经发生了改变。

如果删除这个Excel原始表格，或者是更改一个名称，又或者是换个地方放置这个Excel文件，再来看看有什么变化：

第一种：换个地方放置这个Excel的原始文件，修改里面的数据后，PPT中的数据不再有任何变化；

第二种：还是在原来的那个文件夹中，只是将其换个名称，修改数据后来看，PPT中的数据也不再有任何变化了；

第三种：删除Excel文件，在PPT的图表设计菜单栏中点击编辑数据，会弹出信息框如下：

综上看来，链接数据的方式虽然可以减少PPT的体积，但是如果不小心删除了原始Excel的表格，换了地方或更改了标题，都会对PPT中的数据更新产生影响。（PPT中留下的是最后一次的数据，只是不会再有更新了。）

新问题来了

如果Excel的位置发生了变化，是不是意味着PPT中的图表要重新进行复制粘贴呢？其实大可不必，只需要更新一下PPT中的数据链接就可以了。只是这个更改链接的地方有点隐蔽。

假设我们将Excel文件剪切到桌面，这样PPT中的数据就无法刷新了。打开PPT，点击文件，左侧边栏打开信息：

右侧下方就可以看见：编辑指向文件的链接

点击后弹出对话框：

点击更改源文件，找到文件的所在位置，重新进行一下链接就好了。如下：

最下面的自动更新，一般默认是不勾选的情况，这个意思是说如果在不打开PPT的情况，直接更新Excel中的数据，打开PPT之后它里面的数据需要刷新数据才可以得到更新。勾选了自动更新，打开后数据可以自动保持最新状态。但是！！！！！

重要提示

勾选了自动更新，可能是因为我的电脑的原因，重新打开PPT之后，数据是得到了更新，但是也会随之打开一个Excel的程序，而且根本关不掉啊！！！！造成假死的情况。大家还是 不要勾选这个自动更新 吧。更改源文件这里，可能要稍等一会才有反应，直接看到源文件出现了你想要的链接就可以关闭对话框了。其他有什么问题，大不了重新开启一下PPT和Excel。

总之一句话，如果你使用的是链接数据的方式，没事请不要随便改变Excel文件的位置或名称吧。免得引起不必要的一些麻烦。

到这里，第四个选项，保留源格式和链接数据的意思相信大家就都应该没问题了。最后一个选项就是粘贴为图片的格式，也就跟数据无关了。而且这个图片在放大后，感觉不是很清晰。

希望上述的讲解可以帮助到你找到将Excel内容正确复制粘贴到PPT中的方法吧。