Question

采购如何与沟通供应商

Answer 1

　　采购如何与沟通供应商？

　　一、询价项目的“品名”与“料号”

　　首先，询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上应必备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。“料号”因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的“料号”动辄多达十多位数，其中更包括有数字及英文字母在内。“料号”中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的“料号”。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。

　　二、询价项目的“数量”

　　通常供应商在报价时都需要知道买蚂型方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”、“不同等级的需求数量”，如数量为500K，1M，3M等等;每一次下单的大约“订购数量”";或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

　　在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以“膨胀”。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便高庆是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。

　　三、询价项目的“规格书”

　　规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语言如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利于沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。

　　四、询价项目的“品质”要求

　　表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。

　　A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比较高，购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。

　　B、或同级品("Or Equal")：其意义指的是具有能达到相同功能的产品，决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品的.确认使用必须要得到使用单位的接受。

　　C、商业标准(Commercial Standard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工艺等等......，都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准可以免除对品质上的误解。

　　D、材料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：当对材料或制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时，其闷念猜相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。

　　E、性能或功能规格(Performance or Function Specification)：此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与(Early Supplier Involvement, ESI)的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何去制做方能达到要求的细节部分，则留给供应商来解决。

　　F、工程蓝图(Engineering Drawing)：工程蓝图是最能用来描述所需要产品品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差单位的精确性也不能忽略。

　　G、样品(Sample)：这是一种懒人的作法，样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助，尤其是对颜色、规格、工艺、材料，在用于有市场等级要求的产品上比较普遍。

　　H、操作说明书(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采购服务项目类如机器设备的维护，安装操作等，一份完整的操作说明书除了应该简单明了外，对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范。操作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务，也同时要能保留足够的弹性，让供应商来发挥创造工作上的附加价值。

　　五、询价项目的“报价基础”要求

　　“报价基础”通常包括报价的“币值”与“贸易条件”，国内买卖比较单纯，通常都以人民币(RMB)交易，贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价(运费是否内含则另议)”来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元(USD)为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的做法。

　　国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work(工厂交货)、FOB(船上交货)、FAS(船边交货)或CIF(运保费在内交货)等，在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险是不同的。FOB条件下，卖方的责任是直到货物装上船为止。因此，卖方必须负担装船的风险，但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下，卖方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，在相同货物的交易下，以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高，买方在询价时必须详加注明。