Question

如何高效组织一场会议

Answer 1

如何高效组织一场会议？

怎样降低你的存在感，提高你的控场能力？

主持会议的2个动作：行为设计、全程控场。

会前如何寒暄。

主持会议的2个动作：

主持人看似在台前，但实际扮演的是“幕后”角色。所以，主持人的存在感越低越好。要想成为一名合格的主持人，应该要求自己像牧羊人一样，把握会议方向，控制会议议程，将会议讨论引导至一个边界清晰的范畴。

会议主持的动作要领：主持会议=行为设计+全程控场。

动作一：行为设计，清楚会议的目标是什么，采用非语言的方式向与会者施加影响，完成会议。

方法一、设计场地

工位站会、会议时间短；当场定下这件事。休闲场合、敞开聊；促进大家的感情和交流。

方法二、设计时间

上班开会、讨论的事刻不容缓。下班后开：充分讨论，达成共识，时间久。

方法三、设计环境

位置安排、小道具的设计、主持人本身的服装、状态。

方法四、设计规则

会前“立规矩”，手机和电子设备的使用规则，发言时间的规则设计，会议材料管理的规则设计。

动作二：全程控场

方法一、会前积极跑动

提前与会议上最终做决策的领导达成共识。提前制定会议议程，和主要与会者做一轮沟通。

方法二、开场自我赋能

准备好开场白。明确会议时间、节奏、讨论范畴。如各位同事，今天很荣幸能为大家担任这场会议的主持人，我们先来定一个目标。时间：今天就谈一个小时。议题：我们要讨论这几件事。团讨论方式：我希望这个会议人人都能发言。

方法三、会中敢于干慧改涉

开会中遇到突发情况，如“跑题”，如何解决：首先，提醒时间。其次，叫暂停。再次，吹犯规。保护会前规则，保证会议效率。

方法四、结束出口成章

不表达态度或者感受层面的东西，只是就事论事。

会前如何寒暄？

负面做法：绝不聊待会儿开会的内正式内容。不唤碧穗能闲聊天，会显得很不专业。

正确做法：稍微关心一下周遭与会者的工作、发生的事，也是低调且有效的社交方式。

敲黑板：

1、记住“会议主持人就是牧羊人”的意向象，鞭策所有的与会者在有限的时间内达成会议目标。

2、可以用一些非语言的方式向与会者传递信号，方式和卜包括：设计场地、设计时间、设计环境、设计规则。如果你善于举一反三，你会发现，这些行为设计适用于职场的方方面面。

3、要对会议全程控场，方法包括：会前积极跑动开场自我赋能，会中敢于干预，结束出口成章。