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公文的种类和适用范围：
（一）命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十四）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项
（十五）公报。适用于公布重要决定或重大事项
扩展资料：
我国公文的种类和适用范围有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《党政机关公文格式》GB-T 9704-2012执行，此次修订于2012年7月1日正式生效。文件起草时，应当注意以下事项：
1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。
2. 简明扼要。请示应当一文一事。
3. 谦虚谨慎，勤勉及时。
4. 贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。
5. 人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时，除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。
参考资料：公务文书-百度百科
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公文种类 和适用范围等
批 示
批示是上级领导机关用于转发或批转下级机关的工作报告、建议时所使用的应用文体。批示与批复不能混用。批示虽具批复作用，但其发送对象较广泛，一般要带附件。通常由标题、称呼、正文、署名与日期等部分组成。标题有的带“批示”，有的不带。正文首先引叙来的请示事项，作为批示的依据。然后针对来文提出下级机关应当如何贯彻执行的方法和措施。
各级党政机关的负责同志对于各种文件、报告、情况反映等提出自己的意见、要求，通常也称为“批示”，也作为要求各有关部门和下级机关贯彻执行的依据。但这类“批示”不是一个文种，也没有格式要求，应用时比较灵活。
议 案
一、概说
是指国家大会代表，大会常务委员会向本届大会提出，并请求大会予以审议的文书。
议案一般涉及重大问题，具有建议性、可行性特点。《宪法》第72条规定：“全国人民代表和全国人民代表大会常务委员会组成人员，有权依照法律规定的程序分别提出属于全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会职权范围内的议案”。
二、写法
全文由标题、主送机关、正文、落款组成。正文包括提出议案的案由、案据和方案三部分。议案撰写要目的明确，理由充分，文字简洁，忌用命令口气。
议案与建议的区别：议案涉及重大问题并且有一定的呈文程序，建议适用范围较广，事无巨细，均可提出建议。
?
通 告
一、概说
通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。
二、种类
通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。
?
指 示
—、概说
（一）指示的含义及特点。
指示，是上级领导机关根据宪法、法律、法令以及有关决定、命令等，对下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则，提出基本要求，指出方法步骤的指导性下行公文。指示同命令、指令的不同之处是：命令、指令一般由国家行政领导机关或领导人发布。指示，党的领导机关和领导人亦可使用；命令、指令一经发布，即产生法律效力，必须坚决执行，没有变通余地。而指示，下级可根据本部门的实际情况灵活掌握，不象命令那样严格。
指示，一般可分为两种：一种是针对普遍性、全局性的问题，向下级发布指示，阐明指导原则、目的、要求和方法步骤；另一种是针对某项工作、局部性的问题，向下级机关布置任务，说明意义，提出办法。指示是指导性的公文，其特点主要有：
1．内容具有原则性。
指示布置工作任务，阐明工作活动的指导原则，不像通知那样对工作作具体、详尽的安排。受文单位可按指示精神，结合本地区、本单位实际，加以贯彻落实，指示的内容都是原则性的。
2．作用具有指导性。
指示是针对全局或局部的重要工作而发，其中有些问题按以往的政策措施不能解决或解决得不好。上级机关为了统一认识，统一行动，以期取得好的效果，便在指示中提出切实可行的政策措施和工作原则。指示不仅体现上级机关的意图，还明显地体现其政策性和指导性。
3．发文机关级别较高。
理论上说，凡有下级机关的机关，都可发指示。但实际上，基层单位一般不用，市以上的机关才用得较多。这一点，同内容有关，高级领导机关居高临下，才能较好地提出指导原则问题。另外，指示的特点和适用范围决定了指示的严肃性，切忌滥发，既不能对任何问题都发指示，也不能对任何机关和个人都发指示。除了高中级党政机关及其主要领导人外，县以下的基层机关及其领导人，不宜直接发指示。一般情况下，县以下的机关向下级机关布置日常具体工作，多用“通知”行文。 （二）适用范围和类型。
1．全局性指示。
为解决当前工作中一些全局性、普遍性问题而发的指示，叫全局性指示。
2．局部性指示。
针对当前工作中具有重要意义的局部问题而发的指示，叫局部性指示。
二、写法
指示不论是全局性的，还是局部性的，都是由标题、发文字号、正文和发文日期等部分组成。
（一）标题。
指示的标题，多用全称（完整式），即发文机关、事由和文种三要素都俱全的标题。发文紧迫的指示，其标题可在文种前加“紧急”字样。指示的标题如果省略了发文机关和文种，应该在题解中加以必要的说明。
（二）正文。
指示的内容如果比较简单，正文可以是一段到底。有的指示涉及的内容较多，篇幅较长，结构上就要适当安排。这种指示的正文，一般分指示依据、指示事项和执行要求等三个部分。
指 令
一、指令的定义和适用范围
指令是专门发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施和要求的下行公文。1987年《国家行政机关公文处理办法》指出：“发布指示性和规定性相结合的措施或要求时用‘指令’。”
指令的特点和命令大致相同，它本身也具有强制性和权威性，要求受文单位必须执行。国家为了统一措施，制定一致性的要求，对于经济、科研、事业、企业、社会的各方面往往用指令性文件加以统制，表现了行政管理的强制性。它是国务院及各地各级政府经常使用的文件之一，非国家行政权力机关无权使用。
二、指令的写法和要求
指令多用于经济、科研、技术方面的文件，因此它的专业性很强，多使用一定的专业性术语和某些专业的理论知识。指令的起草多数由专业部门撰拟，贯彻主管部门的要求与管理精神，再由它的上级单位核稿，并以上级机关的名义发布，实行对该行业与全局的管理。
指令一般由两部分组成。第一部分写明发指令的缘由，要简单明了，富有概括性和切中时弊。第二部分是指令的内容，要分条履述，写明具体措施。
命 令
—、概说
命令（令）是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。从词义上看，是“使人为事”的意思。“命”还有“严肃”的含义，“令”有“告诫”的含义。命令是我国最古老的公文文种之一。三国时候曹操为了完成其统一中国的大业，千方百计广招人才，先后颁布了《求贤令》、《举士令》和《求逸才令》等。在我国古代，命令有称作“誓”、“诰”、“制”、“政”、“策”等的。
（一）含义。
命令（令）是“依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。
（二）特点。
命令（令）与别的公文相比较，具有以下几个特点。
1．内容重要。
命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在全国或某一地区影响较大的。如果是一般性的表彰先进或批评错误，就不用命令而用通报等别的公文文种。
2．权威性强。
根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导人才较多使用。因此，命令具有很强的权威性，命令一旦发布，别的单位或个人都不得修改或歪曲，如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的，也一律以命令的为准。
3．强制性大。
命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。令出必行，违反命令或抗拒执行命令，就要受到惩罚，在所有国家机关行政公文中，命令是最具有强制性的。
二、分类和写法
命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。
（一）发布令。
发布令就是用于发布行政法规和规章的文件。由令文及附件组成。附件即应公布的法规或制度、规章。
发布令的写作：
1．标题。
发布令的标题有两种：一是由发令机关领导人职务加上文种（令）；二是发令机关加上文种（令）。常见的如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》。
2．发文字号。
发布令的发文字号往往采用流水号，即该届政府的主席或总理在任期间所发的命令（令）的顺序号。也有用一般文号的。
3．正文。
发布令的正文一般包括几个内容：一是发布的对象，即发布的是哪一个行政法规或规章；二是发布的依据，即由哪一级组织或哪一次会议在什么时候通过了本法规或规章；三是执行要求，即由什么时候起施行本法规或规章。
决 定
—、概说
（一）含义及特点。
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：
一是制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。
二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。
（二）适用范围（类型）。
决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类：
1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》
2．对某一重大问题作出处理的决定。
3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。
二、写法
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
（一）标题。
决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。
标题下一行，有一题注，标明通过或发市时间。
（二）正文。
由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。
对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法：
这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。
决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
三、写作注意事项
（一）不能滥用决定行文。
决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。
（二）决定原由要充分、准确、合理。
决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。
（三）决定事项要具体、明确、清楚。
决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。
（四）标题要完整、时间标注要准确。
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。
四、与其它文种的区别
（一）决定与决议的区别：决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别：
1.形成的方式不同。
决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。
2.行文用语不同。
决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文。决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过渡。
（二）决定与通知、指示的区别：一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。在使用时要加以区分。
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公告
—、概说
公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。
公告主要有两种，一是宣布重要事项，如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。
有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。
行政机关公文中的公告，具有如下特点：
一是内容重要。
公告宣布的内容是重要事项或法定事项。如公布宪法，宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验。专业性公告不具有这种特点。
二是对象广泛。
一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人，而公告的对象则是国内外，有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布。
三是制发机关级别高。
公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。基层单位不能滥用公告。报纸上常见到××单位迁移地址，××公司聘请×××为法律顾问，也用“公告”，都是滥用“公告”。
二、写法
公告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。
（一）标题。
公告标题有三种：一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；有的只有文种，如《公告》。标题之下，有时可依公告单独编号。
（二）正文。
公告的正文一般由依据、事项和结语组成。
开头要简明扼要地写出公告的依据，有时也可以不写。
告知性公告，事项简单，用篇段合一写出。规定性公告，事项较多，可分条列点写出。
公告的结尾一般用“现予公告”、“特此公告”作结语，也可以提出要求作结尾。也可不写结语。
（三）落款和日期。
公告日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾落款处。重要的公告落款处除注明发文机关和日期外，还标明发布地点。
三、使用要求
目前，公告的使用比较混乱，主要有两种情况：一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用，望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项，如声明某业务与本单位无关，揭露有人冒充某报记者行骗，也用“公告”；二是“公告”代行“通告”，凡公布性事项，事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”。使用公告必须以“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定来衡量，避免公告滥用。
通 知
通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。
通知的特点：
1、知照性。通知的主要功能在于知照。
2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。
3、时效性。通知有一定的时效要求。
通知的分类：
根据内容的不同，通知大体可以分为五类：
1、批转、转发、颁发性通知。
2、指示性通知。
3、事务性通知。
4、会议通知。
5、任免通知。
? 批 复
一、批复的概念
批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时；当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。
二、批复的特点
1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。
2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。
3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。
三、批复的分类
根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复；一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。
四、批复的结构、内容和写法
批复由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。
（1）标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。
（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被谌ǚ⒉际┬行姓�ü婧凸嬲碌南录痘�亍?
2、正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。
（1）开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。
（2）主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。
（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。
3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。
五、撰写批复应注意的问题。
1、注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
2、批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。
3、批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。
4、批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。
函
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
二、函的特点
（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等.
批 示
批示是上级领导机关用于转发或批转下级机关的工作报告、建议时所使用的应用文体。批示与批复不能混用。批示虽具批复作用，但其发送对象较广泛，一般要带附件。通常由标题、称呼、正文、署名与日期等部分组成。标题有的带“批示”，有的不带。正文首先引叙来的请示事项，作为批示的依据。然后针对来文提出下级机关应当如何贯彻执行的方法和措施。
各级党政机关的负责同志对于各种文件、报告、情况反映等提出自己的意见、要求，通常也称为“批示”，也作为要求各有关部门和下级机关贯彻执行的依据。但这类“批示”不是一个文种，也没有格式要求，应用时比较灵活。
议 案
一、概说
是指国家大会代表，大会常务委员会向本届大会提出，并请求大会予以审议的文书。
议案一般涉及重大问题，具有建议性、可行性特点。《宪法》第72条规定：“全国人民代表和全国人民代表大会常务委员会组成人员，有权依照法律规定的程序分别提出属于全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会职权范围内的议案”。
二、写法
全文由标题、主送机关、正文、落款组成。正文包括提出议案的案由、案据和方案三部分。议案撰写要目的明确，理由充分，文字简洁，忌用命令口气。
议案与建议的区别：议案涉及重大问题并且有一定的呈文程序，建议适用范围较广，事无巨细，均可提出建议。
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通 告
一、概说
通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。
二、种类
通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。
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指 示
—、概说
（一）指示的含义及特点。
指示，是上级领导机关根据宪法、法律、法令以及有关决定、命令等，对下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则，提出基本要求，指出方法步骤的指导性下行公文。指示同命令、指令的不同之处是：命令、指令一般由国家行政领导机关或领导人发布。指示，党的领导机关和领导人亦可使用；命令、指令一经发布，即产生法律效力，必须坚决执行，没有变通余地。而指示，下级可根据本部门的实际情况灵活掌握，不象命令那样严格。
指示，一般可分为两种：一种是针对普遍性、全局性的问题，向下级发布指示，阐明指导原则、目的、要求和方法步骤；另一种是针对某项工作、局部性的问题，向下级机关布置任务，说明意义，提出办法。指示是指导性的公文，其特点主要有：
1．内容具有原则性。
指示布置工作任务，阐明工作活动的指导原则，不像通知那样对工作作具体、详尽的安排。受文单位可按指示精神，结合本地区、本单位实际，加以贯彻落实，指示的内容都是原则性的。
2．作用具有指导性。
指示是针对全局或局部的重要工作而发，其中有些问题按以往的政策措施不能解决或解决得不好。上级机关为了统一认识，统一行动，以期取得好的效果，便在指示中提出切实可行的政策措施和工作原则。指示不仅体现上级机关的意图，还明显地体现其政策性和指导性。
3．发文机关级别较高。
理论上说，凡有下级机关的机关，都可发指示。但实际上，基层单位一般不用，市以上的机关才用得较多。这一点，同内容有关，高级领导机关居高临下，才能较好地提出指导原则问题。另外，指示的特点和适用范围决定了指示的严肃性，切忌滥发，既不能对任何问题都发指示，也不能对任何机关和个人都发指示。除了高中级党政机关及其主要领导人外，县以下的基层机关及其领导人，不宜直接发指示。一般情况下，县以下的机关向下级机关布置日常具体工作，多用“通知”行文。 （二）适用范围和类型。
1．全局性指示。
为解决当前工作中一些全局性、普遍性问题而发的指示，叫全局性指示。
2．局部性指示。
针对当前工作中具有重要意义的局部问题而发的指示，叫局部性指示。
二、写法
指示不论是全局性的，还是局部性的，都是由标题、发文字号、正文和发文日期等部分组成。
（一）标题。
指示的标题，多用全称（完整式），即发文机关、事由和文种三要素都俱全的标题。发文紧迫的指示，其标题可在文种前加“紧急”字样。指示的标题如果省略了发文机关和文种，应该在题解中加以必要的说明。
（二）正文。
指示的内容如果比较简单，正文可以是一段到底。有的指示涉及的内容较多，篇幅较长，结构上就要适当安排。这种指示的正文，一般分指示依据、指示事项和执行要求等三个部分。
指 令
一、指令的定义和适用范围
指令是专门发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施和要求的下行公文。1987年《国家行政机关公文处理办法》指出：“发布指示性和规定性相结合的措施或要求时用‘指令’。”
指令的特点和命令大致相同，它本身也具有强制性和权威性，要求受文单位必须执行。国家为了统一措施，制定一致性的要求，对于经济、科研、事业、企业、社会的各方面往往用指令性文件加以统制，表现了行政管理的强制性。它是国务院及各地各级政府经常使用的文件之一，非国家行政权力机关无权使用。
二、指令的写法和要求
指令多用于经济、科研、技术方面的文件，因此它的专业性很强，多使用一定的专业性术语和某些专业的理论知识。指令的起草多数由专业部门撰拟，贯彻主管部门的要求与管理精神，再由它的上级单位核稿，并以上级机关的名义发布，实行对该行业与全局的管理。
指令一般由两部分组成。第一部分写明发指令的缘由，要简单明了，富有概括性和切中时弊。第二部分是指令的内容，要分条履述，写明具体措施。
命 令
—、概说
命令（令）是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。从词义上看，是“使人为事”的意思。“命”还有“严肃”的含义，“令”有“告诫”的含义。命令是我国最古老的公文文种之一。三国时候曹操为了完成其统一中国的大业，千方百计广招人才，先后颁布了《求贤令》、《举士令》和《求逸才令》等。在我国古代，命令有称作“誓”、“诰”、“制”、“政”、“策”等的。
（一）含义。
命令（令）是“依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。
（二）特点。
命令（令）与别的公文相比较，具有以下几个特点。
1．内容重要。
命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在全国或某一地区影响较大的。如果是一般性的表彰先进或批评错误，就不用命令而用通报等别的公文文种。
2．权威性强。
根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导人才较多使用。因此，命令具有很强的权威性，命令一旦发布，别的单位或个人都不得修改或歪曲，如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的，也一律以命令的为准。
3．强制性大。
命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。令出必行，违反命令或抗拒执行命令，就要受到惩罚，在所有国家机关行政公文中，命令是最具有强制性的。
二、分类和写法
命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。
（一）发布令。
发布令就是用于发布行政法规和规章的文件。由令文及附件组成。附件即应公布的法规或制度、规章。
发布令的写作：
1．标题。
发布令的标题有两种：一是由发令机关领导人职务加上文种（令）；二是发令机关加上文种（令）。常见的如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》。
2．发文字号。
发布令的发文字号往往采用流水号，即该届政府的主席或总理在任期间所发的命令（令）的顺序号。也有用一般文号的。
3．正文。
发布令的正文一般包括几个内容：一是发布的对象，即发布的是哪一个行政法规或规章；二是发布的依据，即由哪一级组织或哪一次会议在什么时候通过了本法规或规章；三是执行要求，即由什么时候起施行本法规或规章。
决 定
—、概说
（一）含义及特点。
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：
一是制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。
二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。
（二）适用范围（类型）。
决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类：
1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》
2．对某一重大问题作出处理的决定。
3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。
二、写法
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
（一）标题。
决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。
标题下一行，有一题注，标明通过或发市时间。
（二）正文。
由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。
对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法：
这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。
决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
三、写作注意事项
（一）不能滥用决定行文。
决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。
（二）决定原由要充分、准确、合理。
决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。
（三）决定事项要具体、明确、清楚。
决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。
（四）标题要完整、时间标注要准确。
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。
四、与其它文种的区别
（一）决定与决议的区别：决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别：
1.形成的方式不同。
决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。
2.行文用语不同。
决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文。决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过渡。
（二）决定与通知、指示的区别：一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。在使用时要加以区分。
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公告
—、概说
公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。
公告主要有两种，一是宣布重要事项，如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。
有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。
行政机关公文中的公告，具有如下特点：
一是内容重要。
公告宣布的内容是重要事项或法定事项。如公布宪法，宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验。专业性公告不具有这种特点。
二是对象广泛。
一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人，而公告的对象则是国内外，有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布。
三是制发机关级别高。
公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。基层单位不能滥用公告。报纸上常见到××单位迁移地址，××公司聘请×××为法律顾问，也用“公告”，都是滥用“公告”。
二、写法
公告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。
（一）标题。
公告标题有三种：一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；有的只有文种，如《公告》。标题之下，有时可依公告单独编号。
（二）正文。
公告的正文一般由依据、事项和结语组成。
开头要简明扼要地写出公告的依据，有时也可以不写。
告知性公告，事项简单，用篇段合一写出。规定性公告，事项较多，可分条列点写出。
公告的结尾一般用“现予公告”、“特此公告”作结语，也可以提出要求作结尾。也可不写结语。
（三）落款和日期。
公告日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾落款处。重要的公告落款处除注明发文机关和日期外，还标明发布地点。
三、使用要求
目前，公告的使用比较混乱，主要有两种情况：一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用，望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项，如声明某业务与本单位无关，揭露有人冒充某报记者行骗，也用“公告”；二是“公告”代行“通告”，凡公布性事项，事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”。使用公告必须以“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定来衡量，避免公告滥用。
通 知
通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。
通知的特点：
1、知照性。通知的主要功能在于知照。
2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。
3、时效性。通知有一定的时效要求。
通知的分类：
根据内容的不同，通知大体可以分为五类：
1、批转、转发、颁发性通知。
2、指示性通知。
3、事务性通知。
4、会议通知。
5、任免通知。
? 批 复
一、批复的概念
批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时；当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。
二、批复的特点
1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。
2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。
3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。
三、批复的分类
根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复；一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。
四、批复的结构、内容和写法
批复由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。
（1）标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。
（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被谌ǚ⒉际┬行姓�ü婧凸嬲碌南录痘�亍?
2、正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。
（1）开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。
（2）主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。
（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。
3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。
五、撰写批复应注意的问题。
1、注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
2、批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。
3、批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。
4、批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。
函
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
二、函的特点
（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等.
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看一下《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理办法》、《中国人民解放军机关公文处理办法》。里面讲得非常详细。
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公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三） 公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三） 公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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