Question

怎样在企业中实施工作分析？（一）

Answer 1

张鼎昆 张德 工作分析是指对工作进行整体分析，以便确定每一项工作的7个w：用谁做（Who）、做什么（what）、何时做（When）、在那里做（Where）、如何做（How）、为什么做（Why）、为谁做（Whom）。分析的结果或直接成果是形成有关工作的职务说明书。职务说明书又称工作说明书，是记录工作分析结果的文件，它把所分析职务的职责、权限、工作内容、工作程序、方法、执行标准、任职资格等信息以文字形式记录下来，以便管理人员使用。工作分析是现代人力资源管理的基础，只有在客观、准确的工作分析基础上才能进一步建立科学的招聘、培训、考核及薪酬体系。但由于我国企业工作分析刚刚起步，在实践过程中会遇到许多困难。但只要在实践中遵循以下步骤，并对其中问题予以注意，许多问题便可避免。 步骤0：调走工作分析可展开的前提条件 企业管理工作是一个整体。工作分析可顺利展开的前提条件是： 有关组织结构已确定，并具有相对稳定性；在组织结构基础上，工作流程及部门责任已确定；每个部门应有的工作职位也已明确。 国内有些企业在对现行人力资源系统进行变革时，没有将其与其他组织系统联系起来，在上述条件不具备的情况下，单独对人力资源体系进行立项。这样做的结果对工作分析，以及其后的工作评价、建立考核与薪酬体系的效果将会大打折扣。所以在进行工作分析前，首先要进行组织机构调整和部门责任和部门职位的确定。 步骤1：建立工作小组，并制定工作分析实他计划 如果企业内部没有工作分析方面的专家，最好从外面聘请有关专家作为工作小组顾问。 工作分析涉及企业内所有部门，只有得到各部门充分重视和支持才能顺利完成任务。所以最好建立由最高领导牵头，各部门主要领导参与的领导小组，在领导小组下再设具体操作的工作小组。外请专家参加领导小组，并作为工作小组的顾问。 工作小组主要由公司人力资源部牵头，由人力资源部部分成员及各主要部门（如管理、研发、生产、销售）暂借人员组成。 工作分析实施计划的制定，应根据公司需要、任务量（职位复杂性与多少）、专家的意见及工作小组实施能力的强弱而定。 步骤2：调查方法的选择及工具拟定 目前国内企业采纳最多的是将问卷调查法和访谈法结合起来使用。这主要是因为这两种方法实施程序较简单，并可在短期内得到所需信息。本文重点就这两种方法进行介绍。 调查问卷的选择和修改 问卷调查法在西方发达国家已发展成为一套完备的系统。成熟的问卷能够完整地涵盖各种工作的各个主要方面。对于我们这样一个工作分析刚刚起步的国家，采用成熟的国外问卷是一种事半功倍的途径。但原封不动地照搬并不可取。工作小组首先对备选问卷进行讨论，择出最符合本次任务的问卷，然后再对问卷进行修改。修改过程中应注意以下几个方面： 1．明确本次工作分析的主要目标，对项目进行相应增补和删除。我国大多数企业过去没有搞过工作分析，第一次进行这项工作很难达到完美，也不应该过分追求完美。第一次进行企业工作分析最好对目标有所选择，并对原问卷项目进行考查，删除关系不大的项目，增加问卷中没有，但与调查目的密切相关的项目。 2．考查和修改问卷用语，以保证其简单、明确、易懂，并能紧扣公司具体情况。 3．问卷尽可能精炼、简短。问卷项目太多会使填写人产生厌烦心理，影响问卷调查结果的质量。一般来说，填写时间最好在1小时之内。 工作小组对每个问题及选择项目的具体含义进行讨论，对有歧义的问题进行统一规定。 访谈提纲的拟定 访谈由于其可以面对面与受访者交流，所以能够对特定内容进行更详细、深入的了解，并可以得到问卷调查可能漏掉的内容。为了有效地使用访谈法，在最短时间内得到尽可能多的有用信息，在访谈实施前首先应确定结构化的访谈提纲。下面有一份较为规范的访谈提纲所包含的主要内容： 基本资料；职位名称、主管部门、所属部门、工作地点、直接主管、监督者等。 2．按顺序列举说明本职位的工作责任及其重要性。 （责任分为每日，一定时期内与偶尔负担等三种类型） 每日必做的以及完成此任务花费时间的百分比。 一定时期必做的工作（月、周、季度）以及完成该任务的时间百分比。 偶尔要做的工作以及完成该任务的时间百分比。