Question

如何做好一个基本的采购员

Answer 1

　　一、采购工作的要点

　　采购工作是服务于生产的，它的任务就是以最低的采购总成本提供满足质量、数量、交货期三大条件的原材料和辅助材料。

　　1、买什么，买多少：制定年度以及月度采购计划，编制采购预算，报上级批准后执行。

　　2、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。

　　3、向谁买：从价格、质量、保障能力、交货期等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。

　　4、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。

　　5、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定出一套采购的制度来杜绝舞弊。

　　二、作为一名采购经理的工作重点

　　通常情况下，采购经理并不是日常采购事物的具体执行人，他不是采购员，他所做的工作要高于采购员，担负起采购管理的工作。所以工作在于确定和调整采购部门工作的方向、重点；确定采购工作的原则和流程并检查监督；对采购人员的考核；确保部门良好的工作氛围；对部门总体工作绩效的改善负责；部门之间的沟通和协调。

　　1、确认和调整采购部门的工作方向、重点

　　由于采购经理一般不需要做具体的采购事物，所以我会把相当一部分时间用于对市场的把握，注意采购物资市场的新变化和动向，包括价格变化的趋势、新的供应商的出现、新的技术和新产品的出现等。比如一季度是原材料涨价，我会调整部门的工作重心是采购价格涨价幅度不涨或者少涨。二季度是跌价了，部门的重点就是谈判降价。再比如，由于质量的要求提高，三季度各位采购员的工作重点就是紧订交货质量，而不是重点在价格，也不是要拓宽采购渠道。根据情况需要每月甚至每周都要开这样的采购会议，把市场的情况和工作方向和采购员交流，让各位采购员明白自己的工作重点和方向，指导采购员的工作。

　　2、确定采购工作的原则和流程并检查监督

　　用通俗的话讲，就是订规矩。采购工作什么情况下要如何处理，要走什么程序，各个模块的流程是怎么样的。把这些报上级批准后还要检查，监督，确保这些制度和流程得到执行。

　　具体的流程请见：采购的内控流程。

　　3、对采购人员的考核

　　由于采购员才是具体的经办人，他们工作的效果如何直接影响到采购工作的绩效。所以，需要对采购人员进行考核，奖优罚劣，才能调动人员的工作热情，消除混日子的思想。这需要公司的工资体系给予相应的支持，把工资中的一部分拿出来做为月度或者季度奖金。应特别关注采购库存资金占用和周转率的指标。

　　考核前，应让每一个采购员清楚得知道自己的工作任务，上级对他的期望是什么，达到什么样的目标，如何达到。这个过程中，应给予他们支持。而考核后，要把考核的过程透明化，要同每一个采购交谈。分析好或者坏的原因，并提出改进的措施。

　　另外，如果有可能的话，可实行轮岗，一来防止职务舞弊，二来让大家都熟悉别人的岗位来防止意外的人员离职，三来降低对个人的依赖性。

　　4、确保部门良好的工作氛围

　　工作的氛围对于工作的效率和效果的重要性不言而愈。对于部门一些不良的苗头应及时消灭，惩罚害群之马，以免带坏了部门的风气。对于人员责任心不够的现象，要树立好的典型，批评表现不好的员工，扭转部门的风气。使大家都能以干好工作为第一要务。

　　5、对部门总体绩效负责

　　主要指标包括：采购及时到货率，存货周转率、成本降低指标完成情况等。

　　6、和其他部门的沟通协调

　　包括品管部的检验、财务部的付款、生产部的产能变化、仓库的保管等。

　　三,采购工作要求:

　　1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都

　　不能有“随便”两字。

　　2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。

　　3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后

　　再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己

　　的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.

　　4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对

　　公司都不好,到时会害了自己.

　　5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.

　　6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定

　　要经上级批准方发放采购.

　　7.所有新供货商应需经品管,工程或生产相关部门 共同评审,经上级批合格后方可采购原料.并建立合格供应商档案

　　符《供货商调查表》及《供货商评定表》,

　　,.

　　8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,采购将通知供应商停止送货,紧急物料需和采购沟通后方可送货并按仓库要求

　　更改送单货日期.

　　9.在收到品管部IQC《来料检验检验不合格报告》时,采购了解情况后,(如有挑选所 所耗工时及损坏的材料都要

　　写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.

　　10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成

　　损失.

　　11.供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给相关工程师确认,结果回复供货商，

　　让供应商提供相关材料零部件确认书,需一式四份,工程,采购,品管,供应商各一份存档.

　　12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务

　　员多交流.才了解材料最低价.应要求供应商提供相关报价材料成本分析表.

　　13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要需PMC书面通知及上级批准方可备料.

　　14.供货商在报价时,有三种方式:（1）、报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3）、

　　不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议.

　　15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则

　　损失公司 的利益.

　　16.若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要经仓库,品管及业务同意并获得上司的

　　批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。

　　17.对于业务员询问相关原材料单价，采购员一定要经上司同意方可报给业务，,以保持公司的利润空间。

　　因为单价是保密文件.

　　18,外出供应商回厂后应提交相关报告经上司,以让上司让了解工作状况,提高外出效果.

　　19,每月应做一份成本节约统计,让上司了解工作状况.

　　20,所有供应商报价单应要求所有公司统一格式,并要求注明物料编号,品名规格,数量及订单号,并按公司要求包装.

　　总结:采购主要需做到“适质、适量、适时”。

　　适质：指的是恰当的质量，盲目的追求高品质只会提高成本。

　　适量：指的是恰当的数量。在不影响生产的前提下，尽可能的减少库存。

　　适时：指的是最恰当的到货时期，以提高物料的周转率。

　　初到公司 我的“三把火”---一名采购主管的真实经历（转帖）

　　初到公司

　　我怀着忐忑不安的心情来到公司报到，我拿定主意如果有人问我要证件我就如实相告，大不了拍屁股走人，如果没人问那当然更好。没想到一切都出奇的顺利，人事小姐热情地帮我办好了手续，然后带我来到Office，她告诉我采购部只有两个采购员和一个文员，都是老员工了，采购主管是新增的职位，以前没有，所以……话虽然没说完，可是我明白省略的内容，我将面临一场艰苦卓绝的战争，这从那个叫丽莎的采购员对我的态度上可以看出来，她几乎没抬头看我一眼，在我和她打招呼的时候。

　　上班第二天我才知道那个面试我的采购经理每三个月才来一次大陆，因为采购工作很乱，他要求招一个经验丰富的采购主管来进行统一规划管理，但张总并不是很赞成，又碍于采购经理的面子，也就答应先招我进来试一试。张总是长驻内地的香港人，负责管理内地工厂的一切事务，据说其人深得老板宠信，这些情况是那个乖巧的小文员向我透露的。看来我只得见机行事了，不然夹在两个人中间会死得更快。

　　遇到棘手事

　　第三天我被叫进张总办公室，那是一个四肢极其发达的家伙，而且横向发展的趋势似乎远远大于纵向的趋势，脑袋很小，皮肤很黑，我一边打量着他一边猜测他找我有何贵干。

　　“那批委外喷漆的产品为什么还没追回来？你不知道明天就要出货吗，你这个主管是怎么当的？”他一边审批着采购单，一边厉声质问。

　　我一愣，实在没想到在我上班的第三天会有人这样对我！我火往上冲，刚想张口分辩，忽然觉得没必要，毕竟我是主管，发生了这么大的事我居然一点都不知道，失职是不争的事实，但我希望张总不是对我出于某种偏见才这样。

　　“对不起，张总，我现在马上去了解情况解决问题。”我诚惶诚恐地回答。

　　看到他不耐烦地挥挥手，我在心里发誓一定要混出个人样来，绝不能让他小瞧�

　　文员告诉我这些物料是由丽莎负责的，丽莎正在煲电话粥，一脸的阳光灿烂，大约十分钟后终于挂了电话，我走到她跟前问她委外喷漆的产品是什么原因还没追回来。

　　“还能是什么原因？就是交货期太紧。”她满不在乎地说。

　　“那明天就要出货了怎么办？”我尽量保持温和的声音。

　　“你是主管都不知道怎么办，我又怎么知道。”她瞪着我，一副死猪不怕开水烫的样子。

　　“0K，那我现在正式告诉你，如果以后在工作中遇到什么解决不了的问题，请提前向我反映，如果没反映，出了问题你自己负责！”我扬了扬声音说。可是，她却不屑地甩甩头发，起身走开了。

　　我望着她走远的身影，紧握着拳头告诉自己现在不能生气，要先解决问题。我叫文员找来这家供应商的资料，然后打电话过去问是怎么回事，那边回复说产品已经喷好，但是因为有一些色差，所以不敢交货。这群笨蛋！我说你不会打电话过来让我们派人确认吗？他说早就跟丽莎讲过，但是她说要我们自己处理好，她不管，又是丽莎！“以后什么事直接找我，我是新来的采购主管！”我放下电话，去找张总，把情况跟他讲了一下，然后我说：“我想带一个工程师和一个QC去供应商那边确认一下色差，顺利的话，还可以赶上出货。”

　　炒掉丽莎

　　好在供应商离得很近，结果如我所料，色差完全可以接受，可是这次访厂却让我发现了许多问题，透明产品的喷漆要求本身极为严格，此厂是新开的，管理不完善，而且设备落后，再加上我们发出的素材自身存在的问题和交期过急等原因，导致不良率很高。回去后我写了一份详尽的分析报告，准备在适当的时候交给张总看看。丽莎正泡在网上，忙得不亦乐乎。

　　看着她对我的这个态度，真想趁此机会将她踢掉，但转念一想，初来乍到何必弄得血雨腥风呢？

　　所以最后，我决定采取一种温和的手段，让文员接替丽莎的工作，把她闲置起来，去留由她自己决定。主意打定我开始着手进行下一步工作，厂里马上就要搞IS0外审了，而老板早就下旨无论如何也要通过认证，看来成败在此一举。

　　我把那份报告放在张总办公台上，他看过之后略一沉吟，然后大笔一挥签上大名，说：“按照你写的去做，马上召集相关部门主管开会，把问题解决掉！”

　　开会时，我首先提到品质问题，品质主管十分傲慢：“你要有真凭实据，可不能乱讲哦！”我从容不迫地拿出从供应商那取回的样品以及他们的检验报告放在会议台上，品质主管终于无话可说。然后，我开始提第二个问题，交货期的问题。业务主管是一个挺着大肚子的女人，她说：“客户可是上帝哦，哪能你想几天交货就几天的？除非不做！”我耐着性子说：“你再和客户那边协商沟通一下，应该没问题的，不然，如果交货期太紧无法准时交货，到时候挨骂的是你们！”说完我把那份张总签字的报告发给他们每人一份，会议室终于安静下来。

　　外审的前两天丽莎借口说身体不舒服要请三天假，我知道她的小算盘，可我还是很爽快地批了，我要让她清楚采购部没有她绝不会有半点影响。

　　外审分批进行，第一批是采购部、业务部以及会议部，我从容不迫地应付着SGS公司审核员的各种提问，并找出相关证明资料，两个小时后，对采购部的审核终于圆满结束，我长长地舒了一口气。

　　第二天结果出来了，业务部、物控部以及成型课因某些流程不符合要求而没能通过审核，一时间大家议论纷纷，虽说最后老板还是用红包通过了这次认证，但业务和物控主管依然未能幸免一死。写字楼一下子变得空荡荡的，再也没有了往日的紧张与热闹。可是，我却忙了起来，丽莎说家里有事，辞工走了，我被指定兼管业务部，这是我没料到的，但我没有马上答应。

　　整顿业务部

　　人事主管随即找我谈心，我如实地说，我最大的顾虑是业务部那一个比一个辣的业务小姐，一个丽莎就差点气得我七窍流血，何况四个辣椒。但耐不住人事主管苦口婆心地劝说，我最后答应试试。

　　刚刚理顺采购部，现在又要来整顿业务部，我紧锣密鼓地忙开了，经过几个晚上的浴血奋战，我终于弄出了个业务部的工作流程，没想到几个业务小姐却一点也不买账，说还是按以前的那套做起来比较得心应手，任我百般解释也无济于事，看来只有来硬的了：“0K，如果你们仍然有异议的话，请直接去找张总理论吧！”这一来，她们都不作声了，于是我又缓和语气说：“其实你们的工作都做得挺好的，但是如果某些方面再注意一下方法，肯定会做得更出色，好了，收拾一下，我们去卡拉0K，我请客。”

　　从那之后，她们对我的敌意就渐渐消除了，她们告诉我业务工作最大的麻烦是无法准时交货以及派车送货，因为客户分布很零散，而几乎每个客户都说急，其中最麻烦的一家是A客户，价格低不说，每次都像催命似的。这些问题我一早就看在眼里，胸有成竹地对她们说：“你们好好做吧，难题我来解决。”

　　我拿来一张A3纸，以我们厂为圆心，标出了所有客户的位置及距离，厂里有两部车送货，所以如果路线安排合理的话，问题并不大。策划好之后，我就向她们解释，她们都欣然接受，那么就剩另外一个了。解决它只能找张总。几天后，我推开了张总的办公室。

　　“客户固然是上帝，但我们必须有自己的原则和底线，在没有盈利的情况下，我们可以拒绝为他提供一切不合理的服务。”说完我拿出一份早已准备好的资料放在他面前，然后继续说：“张总，这份资料分析的是关于我公司承作A客户的B产品之成本及利润状况，第一栏是我们的销售价，这个价格你最清楚；第二栏是单纯的材料成本价，下面是明细，这是从采购部提取的资料，真实而准确；第三栏你可以加上适当的制造费用及其它一些相关费用，这样一比较就可以看出A产品的盈利情况，已经交过两次货了，因为一些不合理的因素，事实上我们公司在这桩交易中亏本了。”

　　“你认为哪些条件不合理？你有什么好的办法？”张总眉头紧锁，但声音却很温和。

　　“第一，提高价格。生意做到中途升价，自然极其困难，但不是没有可能，从我公司的产品质量来看，他们很难以相同的价格再找到第二家；第二，我觉得有必要对某些赖皮的客户采取适当的强硬态度，其实从中作梗的往往都是那些无足轻重的小采购，这点我很清楚，或者公司以某种名义举行一个Party，宴请所有客户的相关负责人，在酒席上的谈笑中明确提出我们的要求，这也不失为一个办法；至于第三点，”我停顿一下，继续说：“这段时间因为物控部一直没招到合适的主管，群龙无首，各自为政，所以工作非常混乱，这对公司的影响很大，大家都知道，无须我多讲。”终于像竹筒倒爆豆般地全部说完了，我感到很痛快，静静地等待着张总的回答。

　　“你说的有道理，我们可以试试，关于第三点，我们会尽快处理的。”走出张总的办公室，我感到自己整个身子都似乎在飘。

　　业务部经过一段时间的手忙脚乱之后逐渐走上正轨，一切都似乎变得有条有理，一进一出由我调配，我真喜欢这种从容不迫指挥一切的感觉。

　　一天，我正在审核销货日报表，文员说张总找。

　　“我希望由你来接替PNC主管一职！”

　　我一听差点跳了起来，实在太突然了，这可不是一件小事。

　　“我相信你能做好！”听着那沉着的声音，我忽然觉得自己应该变成熟点，要学会处变不惊。

　　他期待地看着我，我不置可否，我是个没有野心的人，但喜欢尝试新鲜的东西，所以没有表现出他所期望的惊喜，也没有说不。我知道任重而道远，可我愿意上下而求索，无论结果怎样，至少我经历过。

　　做好准确的FORECAST。这点非常重要，需要采购员在生产、销售、客户、供应商之间进行沟通，可以使供应商及时供货，极大的降低存货 ，其次是公司的各个环节在时间上有效的合理的安排，尽可能的做成零库存，为公司介绍不必要的损失，把节约的资金回报.

　　一个优秀的采购员需要作到：

　　1、 市场部采购员必须坚持原则，每批货物采购决定前必须把该批货物的材质、价格、数量、杂质比例、结算方式、装车运输费、货主的详细资料等真实的情况向部门负责人汇报，不得有虚假成份，否则，

　　2、 购货与采样严重不符的

　　3、 采购员必须严格按照公司要求对价格进一步谈判，对质量标准含杂比例认真检验，以便部门负责人制定采购计划，把真实的情况向部门负责人汇报，不得有虚假成份，否则，

　　4、 采购员必须严格按照公司规定货物装车过磅后，按实际重量及单价计算货款总额，并通过银行一次性结清货款.如果采购员擅自向客户预付订金、货款，给公司造成损失的

　　5、 采购员必须按照公司规定，每次货物称重前必须先对对方的计量器具做好校验核对工作，必要时到第三方复磅，并索取磅单.如果货物重量误差超出规定范围，由责任人赔偿损失.

　　6、 特殊情况下，必需以现金形式结算货款时，付款前磅单必须由二人二次以上核对，无误后方可付款.并即时索取票椐.携带现金人员如出现丢失，由携带者本人在7天内赔偿.

　　7、 外出采购联系运输车辆时，必须索取司机的身份证、行车证、驾驶证、营运证、车主电话号码及车主当地二家以上固定电话，并按规定签订运输合同，否则

　　8、 货物押运人员必须高度认真负责，明确责任.原则上路途中的货物安全由货运单位或货运车辆承担.由于押运人员造成责任不明确，给公司造成损失的，由押运人员承担.

　　二、 保密责任

　　遵守公司有关保密规定，不能违背劳动合同，对公司的商业秘密和技术秘密负有保密义务

　　1、无论什么时间都不得将公司的技术秘密、设计程序、研究开发进度、生产工艺、制作方法等转让或泄露给第三方，否则、

　　2、无论何种原因离开公司后三年内，不得从事与公司生产同行业竞争的研究、开发和经营活动.否则、

　　3、无论什么时间都不得将公司的商业秘密，重大经营决策、规划、整体战略部署、管理决窍、客户名单、货源情报及产销政策等内容转让或泄露给第三方，否则、

　　4、采购员在工作中不得以任何形式搞不正当行为、不得以公司名义在外招摇撞骗和客户做私下交易.如果一经发现造成损失的，由本人承担，另给予处罚 元，重者除名.