开会怎么主持会议?
第一点、宣布会议开始。会议时间到后,若全体与会人员都已到位(至少重要的与会人员已到位),就可以宣布会议开始了。
在开始阶段,可以先简要介绍下自己及本次会议的目标。接着,告知与会者每个议题的探讨时间,及会议的结束时间,当然,在时间操作过程中你可以适当缩短或延长,但这样做可以更有效地让会议按照计划进行。如果与会人员相互之间不认识,你可以利用几分钟时间点个到,并介绍重要的与会者。
第二点、总结以往会议的重要内容。会议的开头是一个较为冗长的过程,但要集中与会人员的注意力,可以从总结以往会议的重要结论开始。因为不一定所有人都了解会议内容,通过介绍相关会议结论及其它信息,让所有与会人员都了解他们来的目的,进而促成一个有效的会议。
第三点、邀请重要的与会人员分享最新的进展。让相关的与会人员汇报自上次会议后的任何进展,例如碰到的新问题、人员变化、工程进展、决策调整等。还有自上次会议后采取的措施,有何效果,这些都是与会人员希望听到的内容。
第四点、继续探讨上次会议未完的事项。在开始新议题之前,先完成上次议题未完的事项。搁得越久的问题,与会人员越不愿意负责解决这些问题。因此,在会议上将悬而未决的问题交予指定人员负责。通常,未解决的事项在以往的纪要里都会用“未决定”或“有待进一步探讨”标注。
第五点、接下来,探讨新问题。这些新问题应该是近期,或者说,上次会议之后,公司发展过程中出现的。探讨出切实可行并且具体的方案,要知道留下来越多“待解决”的难题,下次会议要讨论的问题也就越多。
第六点、总结。探讨过上次遗留的问题和最近出现的新问题之后,需要为此次会议做个总结。总结要稍微具体些,包括所有达成的共识和决定,还有在下次开会之前,与会人员需要做的工作。
第七点、简要说明下次会议的讨论内容。如果你已有具体的计划,可以说明下次会议的时间和地点。这样,可以让会议之间更有连贯性,并且让与会人员清楚他们有多少时间可以完成指定的任务。
2023-06-09 广告