Question

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Answer 1

外贸公司出口管理制度

一、出口贸易统计制度
第一条 出口贸易统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、出口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。
第二条 要专人负责出口贸易的统计工作。统计人员应按业务管理部的要求如实填报各项统计数据，并报公司业务管理部备案。
第三条 统计报表以及时、准确为原则。各种报表应严格按下列规定的时间报送：
1．周报内容为一周内货物实际出口情况，应于每星期六下午报至主管。
2．季报内容为季末月28日到本季末月的27日的实际出口情况，月报应于每季末的28日报至总公司业务管理部。
3．年报应于每年12月25日报至总公司业务管理部，业务管理部累加整理后，于12月30日前报至市政府经济发展局统计处。
第四条 已上报表如遇节假日影响，不能当期完成的，影响应提前填报。
第五条 商品名称应规范具体，数量和金额应整数填写；金额一律以美元为统计单位。
第六条 统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。
二、出口报关管理规定
（一）目的
第一条 为加强货物出口报关管理，提高工作效率，特制定本规定。 （二）出口报关
第一条 总公司各部门及下属企业虚办理一般贸易出口货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。
第二条 在一般情况下，星期日和节假日停止报关出货。如影情况紧急确需报关出货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。
第三条 报关员在报关出货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。
三、一般贸易出口收汇核销管理规定
(一)目的
第一条 为加强出口收汇管理，健全出口收汇制度，提高经济效益，特制定本规定。
（二）核销单的领用及管理
第一条 公司的一般贸易出口收汇核销单由外贸经理统一向外汇管理局申领，集中保管。
第二条 各有关出口企业应配备核销单领用登记本，登记本由财务部保管。
第三条 领取核销单须凭财务部开具的调拨单及核销单领用登记本到总公司业务管理部领用，由业务管理部在核销单领用登记本上对领用情况登记后，由领用人将领用登记本交还财务部。
（三）核销期限
第一条 个出口企业财务部应根据核销单领用登记事项，督促、检查核销工作办理情况。
第二条 核销期规定为：即期信用证及本票出口项下的核销单，原则上一个月内核销完毕。远期信用证及托收出口项下核销单，原则上一个半月内核销完毕。
第三条 过期未核销的，财务部发出催办通知。催办后仍不办理，又无特殊原因的，业务管理部有权暂时不发核销单，直到办完过期核销单为止。
（四）核销单的核销
第一条 核销单的核销，公司有业务经理负责办理，下属各有关出口单位由各自单位的财务人员负责办理。
第二条核销单的核销手续时应提供下列材料：核销单、报关单、汇票副本、发票以及结汇水单正本及复印件。
第三条 如结汇水单金额中已扣除押汇利息、佣金、保险费等，应提供相应的发票单据及银行付款通知单。
四、信用证及附属单据审核规定
第一条 公司业务管理部在收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核。审核无误后，开出一式三份的审证记录单，两份留底，一份交业务部门，在出货前，由业务管理部对照信用证项下已收客户单据情况，加签“同意出货”意见后。由业务经办人员交财务部门。审核信用证工作一般在一个工作日内完成。
第二条 各部门应按业务管理部的审核意见执行。需要修改时，业务部门应在出货日3天前，要求客户通过开证银行修改完毕，够则一切后果由承办人负责。
第三条 业务管理部门应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、效期的信用证，及时与业务部门联系，业务部门应向业务管理部门提出书面的缴证证明，以便及时通知银行办理撤证手续。
第四条 在提交银行议付单据中，如有客户出具的单据，业务部门应要求客户在出货前1天，将单据传真给业务管理部门，或将单据正本送公司业务管理部，以便核对或修改，不延误出货和结汇工作。凡出货当日客户出具的单据正本未能送达业务管理部的，或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的，业务部门应付相应的责任。
第五条 单证审核相符的，在出货时，由财务部门根据业务管理部门在出口货物关审批单上签署的审核意见，开具内部货物调拨单，凭此出口报关。
第六条 出货后当天，业务部门应将出货装箱等详细资料提交给业务管理部门，以便及时制单。业务管理部门应根据信用证得时间要求，及时审核，制作好结汇单据，并将一份商业发票交给财务部备案。
五、出口贸易作业标准化手册
（一）业务流程
1．新产品开发（样品收集）。 2．客户开发。
3．客户询价（电报、信件、电话处理）。 4．报价。 5．订单确认。 6．开立生产部订单。 7．出货。
8．客户付款。（按具体合同规定，要求客户付款）

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（二）业务处理细则
第一条 新产品开发（样品收集）
1.业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料： （1）临时编号。 （2）品名、规格、包装。 （3）负责人的联系方式 （4）开发成本。 （5）预估生产成本。 （6）实际成本审核报价。 （7）可能销售对象及地区。 （8）预估售价。 （9）预估毛利。
2.业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
3.经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
4.业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
第二条 客户开发：
1.业务科于每月最后一周业务汇报时，提包下个月的客户开发计划，计划内容包括：
（1）制作公司简介，产品目录（注明交货期限及付款条件）。

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（2）产品市场研究、分析、及客户资料之收集。 （3）介绍新产品（邮寄新产品目录）。 （4）刊登广告、邮寄开发信。 （5）其他。
2.客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
3.经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划，并按职责列入个人工作计划。
第三条 客户询价（电报、信件、电话处理）
1.业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。
2.处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。
3.客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
4.接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。
第四条 报价：
1.业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。
2.报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。 第五条 订单确认：
1.业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S/C)，S/C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。
第六条 开立生产部订单：
1.订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
2.业务科依据S/C及订货单填写产品表。 第七条 出货：
1.出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货拖到制定地点，以备装柜。
2.装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER（S/O），第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。
3.装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式。
第八条 客户付款：
1.每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。