处理工作邮件的五个错误
处理工作邮件的五个错误
处理工作邮件的五个错误，现在的职场中，使用电子邮箱的频率挺高的，特别是外贸行业，很多人用电子邮件来沟通，但是人总有马虎的时候，会出错，来看处理工作邮件的五个错误。
处理工作邮件的五个错误1
错误一：收件人、抄送人分不清
不久前，李艳的一个下属手头有个项目需要另一个部门的配合支持，于是下属就给那个部门的同事发了邮件，收件人里第一位写的是对方部门的合作同事、第二位是李艳的地址、第三位是对方部门经理的地址。
接到邮件以后，李艳有点发蒙，赶紧把下属叫到了办公室：“你是在叫我们帮你完成这件事情吗？你不知道邮件有抄送这个功能吗？”
小提醒
抄送人，是指只需要知道这回事的人，不需要对邮件予以响应，当然如果有建议，也可以回复邮件；
收件人，是指那些要受理这封邮件所涉及的主要问题、理应对邮件予以回复响应的人；
各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按收件人的所属部门排列、按收件人的职位等级从高到低或从低到高排列；
转发敏感或者机密的信息时要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员。
错误二：最重要的附件没发送
一次，李艳在下班前再三嘱咐下属，第二天一早要把一个会议需要的重要电子文件传至她邮箱，下属也再三保证没问题。李艳这才放心下了班，谁知道第二天，问题真出现了。
早晨八点半，会议将准时开始，参会一方是一个非常重要的大客户。结果，李艳八点钟来了公司后，打开邮箱一看，邮件是有，可是重要的“附件”怎么刷新也没有。这下可把李艳急坏了。好在还有半个小时会议才开，李艳及时进行了处理，才不至于造成更大的损失。
小提醒
一般邮件中，附件都是必不可少的。因此，在按发送键之前，一定要仔细查看附件有无传送上来，发件人还应在正文中提示收件人查看附件；
当邮件中带有多个附件时，发件人应在正文中对各个附件的内容作简要说明。便于收件人分辨主次进行查看；
当附件数目较多时应打包压缩成一个文件。另外，不少企业对邮件的附件大小设限，如果容量过大，发件人应将附件分成几个小文件分别发送；
如附件是特殊格式的文件，发件人应在正文中说明打开方式。
错误三：重要客户没收到邮件
有一个重要的合作，下午3点开会就要最后敲定了。李艳本想利用午休时间稍睡一会儿，下午以十足的精神面貌去出席会议。
没想到，快下班的时候，对方的主管打来电话，刚一接通还没等李艳说“喂”，对方就大声地道出了不满：“你们还准备合作吗？
我们销售部门等了一上午最后的敲定方案，现在都没传过来，上面都催了好几次了。”接到电话以后，李艳休息一会儿的心情是一点儿都没有了。
于是，李艳赶紧召集部门人员询问情况，再打开电子邮箱一看，那个负责发邮件的年轻人发送、抄送了一大群人，却独漏了对方的负责人。
小提醒
一般情况下，大的企业、公司都需要经常与固定的一群人有邮件来往，如同一部门的同事、客户等，如果不能确切地记清楚所有人的话，不妨在Out-look新建栏里选择通讯组列表，将需要群发邮件的一组人编成一个组，这样在发送邮件时就不会因为漏了谁而影响工作了。
错误四：邮件正文出了问题
李艳说，公司与公司之间的合作，往往要择优而选。因此，有时候，她会将合作方案同时发给不同的公司，而这些公司之间，往往又是同行，又是竞争对手。
因此，邮件的发送尤其要小心谨慎，稍不留神，就有可能造成不必要的尴尬与麻烦。
有一次，一个重要的合作方案，需要李艳亲自修改后，发给不同的公司负责人。李艳认为是老资历员工了，业务也非常熟悉，加上方案修改完毕后已是深夜，所以，李艳以最快的速度将10封邮件发了出去，等待回信。
第二天，李艳接到了其中一家合作公司负责人的电话，很客气地说：“你是不是最近太累了，要注意休息啊！”
面对突然而来的问候，李艳有点丈二和尚摸不着头脑。“我知道你们肯定要择优选择合作伙伴，可不能把我的名字也写错了吧？”李艳这下才意识到，她可能在拷贝方案进行发送时，没有改正文名字。
也就是说，将发给李总的那封邮件直接发给了吴总。于是，李艳尴尬得直道歉。还好吴总是李艳多年的老朋友了，只是善意提醒，并没有再追究此事。
小提醒
正文应简明扼要，如涉及事务很多，最好运用列表符号按序进行说明。在正文中对重要内容进行提示时，不要滥用字体、字号、颜色等；
如果邮件内容相同而要多次利用，最好建立一个工作邮件模板，直接调用模板；
在发送之前再通读一下整封邮件，包括抬头和落款、收件人和抄送人等。
错误五：秘密被别人看到
去年年底，李艳所属公司的新产品终于正式上线了，公司市场部给涉及该项目的几个部门的直接负责人群发邮件表示感谢。
其中有一个负责人在回复邮件时，将本只打算发给一个人的邮件错按成了“回复全部”，而邮件的正文却只提了一个人的名字。尴尬的是，邮件的内容还暴露了当时新产品上线之前的一些秘密……
小提醒
如果只需要收件人单独知晓的事，或是作为收件人的你对发件人的邮件提出异议，单独回复给发件人即可；如果你对发件人提出的要求作出了结论性响应，应该“答复全部”。
收到重要电子邮件后，一般应在2小时内进行回复。如果有重要的事情不方便回复，也应该设定邮件的自动回复功能提示发件人。
别看一封小小的邮件，越是细小的工作，越能反映出个人工作能力，以及一个人做事是否严谨踏实。因此，各位职场人在发送邮件之前，一定要认真地将邮件方方面面检查到位，才不会出现上述几种错误。
处理工作邮件的五个错误2
1、关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的';
2、标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题;
3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”;
4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理;
5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;
6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。
2、关于称呼与问候
1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”;结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
3、关于正文
1、E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!
3、E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文E-mail，最好把拼写检查功能打开;如果是中文E-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business E-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
4、关于附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件;
2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;
3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时;
4、附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件;
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大(不宜超过 2 MB)，应分割成几个小文件分别发送。
5、语言的选择和汉字编译
1、只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4、选择便于阅度的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
6、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
7、回复技巧
1、及时回复E-mail。收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、进行针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3、回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字，显示出你的尊重。
4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5、要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)。
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行。
6、主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
8、正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”
要区分 To 和 CC 还有 BCC (区分收件人、抄送人、密送人)。
1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2、而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回E-mail。
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4、TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。
5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6、转发邮件要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
