Question

采购文员的岗位职责是什么？

新来了一个采购文员，还没界定她的工作职责，不知道什么才是这个岗位最主要的职责呢？如何考评？

Answer 1

采购文员有以下岗位职责：
1.认真仔细下好采购订单，及时给到上级领导签字，并传真。为了采购物料的及时下达及购买回来，不耽误生产出货。
2.会计给来的送货单及入库单，依照此两份单子附齐许总签好的订单。财务做账需要，明天都及时附好订单给到会计做采购发票。
3.收集整理并及时更新供应商的相关资料。加供应商的申请，供应商资料的更改，为了准确无误的下好正确的订单，及与供应商的业务交流的顺畅。
4.协助采购做好供应商每月的对账工作。仓库对数量采购对单价会计对总的，我就是对数量、单价和多料少料等有问题的供应商进行沟通。催促供应商及时传对账单并对好账。为了协助财务更好的做账，以及以后供应商和我司双方更好的合作关系，达到共赢。
5.熟悉和了解本部门各个环节的工作情况，协助采购寄发物料样品及退料。打包发快递无疑是减轻采购主管的工作。
6.做好整个采购付款申请的流程工作，采购费用的统一申请和报销。给采购主管清楚自己所负责的供应商有多少款没有付，并协助了出纳正确无误的把供应商的款付出去。
7.整理每天的采购订单并做好采购报表，并发到相关的同事的工作邮箱。让相关同事知道哪些料是在什么时候可以到公司，好安排部门的相关工作。
8.协同物控采购部其他人员做好外来工作人员的接待工作。这个所接触的基本上是关于供应商货款的事情。
9.及时与供应商沟通我司相关规定的变更状况。例如需要供应商提供相关的收款账号，缺发票时及时催供应商开发票过来等等。
10.完成上级交办的其他临时任务。

Answer 2

办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 直属部门：店内各部门 直属上级：各部门经理或主管 适用范围：店内各部门文员、一般工作人员 工作职责： 1． 打字处理工作 2． 信息的上传下达 3． 文件归档、保管 4． 工作记录 5． 来访客人通报及接待 6． 本工作区域清洁 主要工作： 1． 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报 2． 完成日常的正常管辖范围内的工作 3． 接听电话做留言记录、讯息处理 4． 工作资料的保存、分类、归档、保管 辅助工作： 1． 顾客服务：解答顾客咨询，在不影响本职工作的情况下，带顾客到其要求的地点。对顾客询问不知的内容，主动帮助咨询相关的其它工作人员，直到问题解决 2． 节假日协助销售服务 3． 协助库存盘点工作 4． 与内外联络部门维持友好联系