Question

EDI系统能给企业带来哪些利益?

Answer 1

　信息采购的基本手段建立起电子数据交换系统（ElectronicDataInterchange，缩写为EDI）。利用EDI可以及时、准确地掌握供应与需求的情况，按照准时物流的要求，采购可以很快做出物流的决定。通过建立EDI系统，上下游产业之间建立电子自动订货系统和实现决算、检验、库存的电子化。

　　通过EDI系统，能给采购方带来如下好处：（1）由于采购数据直接传输给供应商，可以防止由于物料供应不及时带来的损失，例如日本日化生产企业花王与零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺货率减少了一半；（2）通过电子订货系统实现了自动采购，提高了商品周转率，佳斯客的库存周转率提高了30%；（3）削减了流通成本，采购方不需要建立库存从而大大节约了费用。

　　建立EDI系统对物流运输和仓储来讲也有很多好处：（1）实现了物流作业的集约化。需求方为了降低成本和库存，只在必要的时间、按必要的数量、采购必要的商品，这就使物流运输出现多频率、小批量配送的势头。物流运输服务部EDI系统掌握了更多及时的信息，从而可以在配送中更加集约化；（2）为仓储部减少库存，甚至实现无库存创造了条件。仓储部最大的负担是库存较多，建立EDI系统后，各供应商按照采购要求通过运输工具送到物流仓储部，为实现无库存化创造条件。

　　信息采购的解决方案已成为众多计算机软、硬件厂商开发的新热点，目前成熟的产品也已较为常见，这些方案对信息采购的各个方面进行了设计，使得采购工作程序化、自动化。一些解决方案已得到了企业的认可，如BBP（Business-to-BusinessProcurement）电子采购系统已在青岛海尔集团得到实施。

　　但是，企业开展信息采购并不是选用某一公司的软件就万事大吉了，实际上信息采购并不光影响企业的采购流程，还深入到整个企业的业务运作之中，将从根本上改变企业的运营方式。企业只有内外结合、“软硬兼施”，才能建立一套运行良好的信息采购体系，才能充分发挥信息采购的优势。

　　逐步实现企业内部的信息采购的开展必须要有内部信息系统作支持，只有企业内部实现了信息化，才能使信息采购发挥出更好的优势。加快企业内部信息化建设应该成为当务之急，通过建设企业内联网，应用ERP管理系统，把企业进货、销货、存货、生产以及财务、计划等各个环节通过网络连接起来，再把网络延伸到企业外部，与信息采购系统对接，这样才能成为信息采购的真正受益者。

　　另外，企业采用符合自身特点的信息采购软件开展信息采购，要求把采购请求形成，请购单填写，采购审批，订单下达等各项采购工作都通过网络并借助计算机软件来实现，因此，信息采购系统的作用显得十分重要。目前市场上这类软件比较丰富，但不同的软件其侧重点和出发点有所不同，不同的软件各有自己的优势和劣势，这就要求企业需要根据自身的采购规模、周期等来选用最符合自身需要的软件，不要盲目追求功能强大，也不应片面采用国外大公司的产品，必须坚持“最合适的才是最好的”原则，避免产生花了很多钱却办不好事情的结局。一般来说，信息采购软件必须建立在Internet基础上，包括CA认证、咨询和支付等功能；根据需要还应提供商业伙伴目录、定价服务以及集成功能；要能与ERP和办公自动化等后台系统集成。另外，采购管理人员的工作界面必须友好，简单明了，易操作。当然，除购成品软件外，企业也可委托软件公司或企业计算机专业人员专门开发，真正设计出符合企业需要的采购软件，为企业更好地开展采购业务服务。

　　以上对信息采购、信息采购的优势以及信息采购的企业环境和软件支持作了介绍，现在再回到案例中去，案例中企业的物流状况，是由于采购部、运输部、仓储部和供应商间的信息沟通不畅，才导致企业物流成本增加。企业要想从根本上降低物流成本，就需要加强物流活动中的信息沟通，而上面描述的基于EDI的信息采购，就是能从根本上解决企业物流活动中信息沟通的问题。

　　综上，案例中的企业若要从根本上降低物流成本，可以考虑首先从采购环节入手，建立起信息采购的模式，并逐步建立起包含仓储、运输等环节的信息化模式。所幸的是，案例中的企业已经有了ERP的实施应用经验，该企业只需投入一定的人力物力，并协同供应商建立起一套基于EDI的信息采购系统，就能确保物流活动中信息沟通及时高效，从而也能大大降低仓储部的库存成本，进而整体上降低企业的物流成本。