Question

浅谈成果地质资料汇交工作存在的问题及建议

Answer 1

张敬斯

（广东省国土资源档案馆）

摘 要 成果地质资料是地质工作成果的重要体现，是国家重要的档案资料，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究等的依据和基础，是国家的宝贵财富。本文从地质资料汇交验收工作中总结经验，找出不足，提出建议，旨在为汇交工作提供相关指导性意见，发挥地质资料在社会经济发展中的重要作用。

关键词 成果地质资料 汇交 存在问题 建议

1 广东省成果地质资料汇交现状

截至2012年3月，我馆馆藏地质资料共8682宗，涵盖了区域地质调查、海洋地质调查、矿产地质调查、水工环地质勘查、物化遥感地质勘查、地质测绘、地质工程技术、地质科学研究等，包括以纸张和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。

2 成果地质资料汇交存在的问题

2.1 纸质材料

2.1.1 文字部分存在的问题

（1）文字报告的扉页未加盖形成单位的印章（审批文件未加盖审批单位的印章）或者未采用原印章。

（2）文字报告未采用线装订或胶装订，而是采用金属装订。

（3）文字报告未采用双面打印，缺页乱页，页码没有朝外装订。

（4）文字报告的目录没有与实物一一对应，出现缺章缺节或是跳节跳页，甚至是章节序号和页码错乱。

（5）正文报告没有审批、附图、附表、附件及其他的目录。

（6）正文报告缺摘要。

（7）单独成册的文字报告没有相应的目录，附件合订一册时没有细目。

（8）报告性质的附件未单独成册，没有细目。

（9）附图或过厚的附件、附表与正文合订一册。

（10）采矿许可证、探矿许可证、委托书等没有原样扫描并整饰干净。

（11）缺实物地质资料目录清单、地质档案文件目录和汇交地质资料涉密情况登记表等。

（12）电子登记表填写不规范，如电子文档说明里面没有说明图件采用何种制图软件，制图软件所需的系统库、汉字库和字体线型库的存放位置。

2.1.2 附图部分存在的问题

（1）附图缺图签，或是图签信息不完整。

（2）附图图名（比例尺）、图签图名（比例尺）、正文附图目录中的图名（比例尺）三者不一致。

（3）附图实图、图例内容缺失、缺色，实图与图例不一致（主要是颜色和岩性）。

（4）附图中的一些数据和符号，因字体过小而造成模糊不清，甚至是数据重叠导致无法阅读。

（5）附图采用糨糊、胶水或双面胶拼接。

（6）附图未按规定比例印刷。

（7）附图印刷质量不过关，甚至采用复印图、晒蓝图和水彩图。

2.2 电子文件

2.2.1 文字部分存在的问题

2.2.1.1 排版方面

页码混乱，特别是插入整页图版（照片、图、表格）时，页码变得不连续或者页码出现重复；插图或插照出现遗漏、放错位置、与文字重叠在一起的情况；插图、插表、插照显示方向不正立；有的电子文档没有去除修订标记，导致文字不居中。

2.2.1.2 色彩方面

主要出现在插图和图版上，如电子文件中的图版为彩色，但是纸质资料中的图版则为黑白，或是纸质图片与电子图片颜色相差太远。

2.2.1.3 内容方面

纸质和电子文件的内容无法一一对应，如纸质资料中文字描述是完整的，但在电子文件中却缺少了其中一段；或者是电子文件能够正常浏览阅读，但纸质资料缺少一页；插入的插图、图版数据不清晰；电子文件中的目录不是用 word 自动生成，而是人工录入的，或者虽然用 word 自动生成，但页码与实际内容页码不符；审批类文件、部分附件类文件及其他类文件扫描后未进行编辑和整饰。

2.2.2 附图部分存在的问题

（1）图件的制作不符合国家或国土资源部的制图标准（如：第四纪没有采用黄色，或是同一种地质体采用两种颜色），或者出现纸质图件、附图源电子文件、附图存档电子文件三者在颜色、图案上不一致。

（2）附图源电子文件缺少矢量化数据文件及相应的系统库、汉字库和字体线型库；所附系统库、汉字库和字体线型库与所交图件不匹配，导致源电子文件无法正常浏览或与存档电子文件不一致。

（3）附图存档电子文件在打开时找不到任何信息，查看电子文件的属性，其容量很小，可能是因为转换时出了问题。

（4）附图电子文件缺少图名、图号、顺序号或比例尺；附图电子文件与纸质图件的图名、图号、顺序号或比例尺不一致。

（5）所汇交的源电子文档不是最终的矢量文件。

（6）存档电子文件附图清晰度差，分辨率达不到 300dpi。

（7）用制图软件制作的图件在转换成光栅图件时，存在丢色或严重偏色现象，附图源电子文件、存档电子文件与纸质图三者颜色不一致。

2.2.3 附表部分存在的问题

（1）用 word 制作的附表中续表缺少表头，表名未用标题命令定义，未用 word 自动生成目录；使用excel 制作的附表未在工作表标签用其表名的简称来命名。

（2）附表的目录与实际附表的表序号、表名和页码不一致；附表内的数据电子文件和纸质材料不一致。

2.2.4 存档电子文件存在的问题

主要是格式转换后出现的问题：①插图、插照不能正常显示；②缺字、缺页、缺数据；③版面缩小；④没有书签。

2.2.5 电子登记表和载体外标签存在的问题

（1）电子文件中缺少电子文件登记表和载体外标签，或者电子文件登记表载体外标签未采用制作软件直接生成而是使用 word 文档直接录入。

（2）电子文档说明一栏，未按规定做说明，有的做了说明但是不正确。例如没有标注附图源电子文件所用制图软件的版本及其对应的系统库，或是说明文件中有系统库文件，但在源电子文件中却没有。

（3）没有标注电子文档制作的环境或所用软件的版本。

（4）审批类文件的文件题名录入不正确（如缺少审批文号；无审批文号的，未以审批机构简称和审批形式作为文件题名）。

（5）附图类文件目录中，缺附图的图号—顺序号，图名不完整，比例尺未用汉字表示。

（6）文件题名中的上、下角标不符合标准要求。按照规定：以符号“^”表示上角标；以符号“ˉ”表示下角标。角标后有非角标内容时用符号“–”表示。如Ⅲ 2E+B Ⅱ表示为：“Ⅲ ^2ˉ（E+B）– Ⅱ”。

3 汇交管理中存在的问题

3.1 汇交不及时

按照《地质资料管理条例》第十条规定，地质资料汇交人应当在规定期限汇交地质资料。但部分地质资料汇交人意识淡薄，未认识到向国家汇交成果地质资料是其法定的义务，往往到了需要地质资料汇交凭证时才想起汇交地质资料；或是汇交人认为不汇交地质资料是保护自身权益的一种手段。

3.2 返工效率低、效果不明显

一是各汇交人对不合格退回修改的地质资料不能及时修改好并重新汇交；二是各汇交人匆匆忙忙修改后再次汇交，导致漏改或出现新的问题；三是通知各汇交人返工，却长时间未来领取资料回去返工，造成资料积压。

3.3 部分汇交人意识淡薄，责任心不强

部分汇交人认为地质资料汇交是一项很简单的工作，只需将地质工作的成果稍作整理即可，但事实上远远达不到地质资料汇交的要求。不少单位的地质资料汇交工作采用项目谁负责谁汇交的模式，并未安排地质资料汇交管理人员统一汇交地质资料，造成地质资料质量参差不齐，问题五花八门。此外，有的汇交人主要考虑其单位的发展和经济效益，对地质档案资料管理这类不产生直接经济效益的基础工作不够重视，认为“地质资料汇交”就是只要把地质资料送到馆藏单位即可；不少地质资料汇交管理人员把未经检查的地质资料直接汇交，大大增加了馆藏单位验收人员的检查工作量。

针对以上存在的问题，作出如下建议。

4 建议

4.1 不断完善汇交制度，健全地质资料汇交管理法制体系

新时期地质资料汇交工作因法规不适应、不配套而产生了许多问题，导致不少汇交人担心成果资料外借后，其自身的合法权益受到损害，因而推迟或不汇交资料。建议尽快出台地质资料汇交规范，使各汇交人依照规范制作成果地质资料，同时馆藏单位的验收工作也变得有据可依。此外，还应充分发挥地质资料汇交监管平台的作用，对未在规定时间汇交地质资料或者未按要求汇交地质资料的，给予相应的处罚。

主管部门应对按时汇交地质资料并且汇交质量优秀的单位、个人予以表扬，以提高其工作积极性；对汇交质量差、返工次数多、返工周期长的单位予以通报。另外，还可以将地质资料汇交情况纳入各单位年度考核。

4.2 提高相关人员的专业水平，加强培训，建立上岗责任制

由于基层地质资料管理人员和制作人员常常存在“专业知识缺乏”“流动较快”“兼职过多”以及新老人员交接不力和接替人员不熟悉业务等状况，因而定期、有效地开展岗位培训，实行地质资料汇交人员考核上岗制度，就成为了社会的迫切需要。

定期对地质资料管理人员和制作人员进行岗位培训，宣传新的规章制度，指出汇交中普遍存在的问题，强调汇交的注意事项，促进相关人员的沟通交流，以提高其业务综合能力。

地质资料汇交验收人员也要加强业务知识学习，提高自身素质，针对汇交验收存在的问题提出相应的意见和建议，使地质资料汇交工作再上新台阶。

4.3 各汇交人要做好地质资料的自查工作，严格执法，发挥汇交人的作用

自查工作的内容包括：地质资料质量是否符合要求，是否配备了专职的地质资料管理人员，是否有资料库房和必备的硬件设施，地质资料管理制度是否健全，是否按《涉密地质资料管理细则》管理涉密地质资料。

做好自查工作是提高地质资料汇交合格率的重要保障，各单位领导要督查指导本单位的地质资料检查工作，形成检查报告，提出相关整改措施，狠抓落实，不断提高地质资料汇交工作水平。