Question

基本功系列1：写作要遵循哪些原则

Answer 1

职场中，90%的场景都需要用文字去达到合作、说服、调动、拒绝、通知、解释的目的。这些文字往往都承载着具体的工作任务，有着明确的的方向和目标。

写作是一项重要的工作能力，是“基本功”中的基本，是从CEO到一线员工都需要持续提升的能力。

写作，需要 从读者阅读和理解的角度出发 ，而不是从写作者的角度出发，尽量增加可读性、减少读者理解障碍。

用图表更容易说清楚的，优先使用图表。

术语、专有名词等要使用标准规范形式 。例如，Photoshop不要写成PS，微软不要写成MS。

术语、简称、专业名词要有独立章节说明 。如果文中需要出现个别专业术语或者业内简称，需要在开篇的章节中将术语进行说明，减少读者后续阅读障碍。

同一概念要始终采用一种形式 。术语的形式包括中文全称、英文全称、英文简称等，只用其中一种。例如，不要一处用Microsoft，一处又写成微软。

文本样式要保持一致 。整篇文档最好不要用超过两种以上的字体，字号大小合适，项目编号缩进位置、行间距等保持一致。

行文需要逻辑清晰，要点突出。

常用结构是所谓“ 金字塔结构 ”，即先说中心意思，跟着内容的展开，结尾可以选择做一下总结。

对一篇文章来说，首段需要讲明白文章的目的、要解决的问题等；对一个段落来说，首句要讲明白本段的中心意思。

一般文章的思路可以是：提出问题或者需求，目前有哪些解决方案，各有哪些优点和缺点，我提出的方案是怎样的。

职场写作要谨遵 KISS原则 ： keep it short and simple 。句中不能有多余的词，段中不能有多余的句。

如果一句话或者一个段落的存在与否无碍于传递文章中心内容，那么就应该被删掉。