Question

究竟应该如何高效组织一场会议活动？

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Answer 1

组织一个高效的会议，我觉得可以从以下几方面来应对：

1、拟订会议通知

提前确立好会议议题，并拟定一个会议通知发放给参会人员，会议通知包括会议时间、会议地点、参会人员、会议议题、会议形式（比如视频会议还是现场会议），还要明确会议汇报方式（PPT还是口头汇报）。提前通知的好处就是让参会人员提前明确议题，可以有针对性的去组织材料，献言献策。凡事预则立，提前准备则会更充分一些，充分发挥参会人员主观能动性去思考，避免临时抱佛脚。

2、做好会议前期准备工作

如果是正规会议，尤其是公司高层参与的那种，要提前布置会议室，比如横幅要不要准备，会议用的果盘、矿泉水、签到表和喜卡等等都要提前统筹。如果是视频会议，则要在会议前一个小时就要组织相关工作人员调试设备；如果是PPT类汇报，要提前调试好多媒体设备。

3、确立会议主持人

会议主持人非常有必要，他是掌控时间、节奏和会议主题的关键。如果没有会议主持人，比较容易出现这两种现象：一是参会人员像脱缰的野马，东一榔头西一棒槌的，讨论的内容开始偏离主题，越扯越远；二是大家谁也不主动发言，都不愿意去表现，容易冷场。这就需要会议主持的引导，让话题不偏离主题，同时控制好时间和节奏，调节气氛，带动大家发言的积极性。

4、会议以PPT形式效果更好

制作PPT可能会耗费时间和精力，但是PPT的好处是图文并茂，可以将主题直接明了的表达出来。而且参会人员制作PPT的过程也是将自己的所思所考进行再度加工的过程，可以带来更多的思考。如果参会人员仅仅是口头汇报，很多人形成一个腹稿后，就不再花心思和精力去琢磨和雕饰了。

Answer 2

一定要提前确定好主题，要用数据说话，要明确会议的预算，还应该明确会议的目的，时间，地点，在开会前一定要将这个消息通知到每一个人，要让大家发表意见，要通过双赢的方式达成共识。

Answer 3

可以把每个人叫到会议室当中，在开展会议之前5分钟就应该去确认会议主题，这样的话才可以提高会议活动。可以在最短的时间内完成。

Answer 4

提前做好规划，准备好需要的材料，提前准备好相关用具，清点好准备参加会议的人员名单，