Question

这几个办法帮助你快速录入表格数据

Answer 1

昨天写了关于设置单元格格式的文章，既然现在已经设置好单元格格式，那么下一步就是在单元格中录入内容了。可是面对1048576x16384个单元格，大量的数据，难道我们真的要一一录入吗？我们可以用下面几个方法释放我们的双手和鼠标。

Excel的特长是处理数据，随着数据化的普及，很多的数据可以从网页和系统上直接导出，这时我们就可以通过数据-导入-选择文件来进行导入。

复制、粘贴不光是Excel可用，在任何界面Ctrl+C，Ctrl+V都是通用的。

这里主要介绍一下整个表格的复制，如果是把内容直接复制粘贴，很多的格式会打乱。这时我们可以这么操作，点击需要复制的表格名称，右键，选择“复制或移动工作表”，弹出以下对话框。

第一步，选择目标工作簿；

第二步，选择表格在目标工作簿中的位置；

第三步，如果是复制工作表，原表中还需保留，就勾选“建立副本”前面的方框，如原表中不需要保留，可直接点确定。

对于有规律的数据，如等差数列，等比数列等，可以直接填充。

点下拉箭头后，选择系列

弹出对话框，可以选择行填充还是列填充，填充类型，步长，终止值等。这些是针对通用的序列。

如果我们常用的序列并非Excel默认序列，每次调用都需要逐个输入的话，这是我们可以对Excel自定义序列。

具体操作为，点击Excel左上角文件，选择选项-高级-编辑自定义序列。

会弹出如下对话框：

添加自定义序列有两种方法，一是直接在输入序列处输入，选择添加；二是点击导入，选择Excel中的序列。

确定后，自定义序列就添加成功。

以后调用，可以输入第一个后，直接下拉添加。

数据有效性能够提高我们输入数据的准确性和方便性。通过限制单元的输入内容范围来防止错误数据的输入。

点击进入后，弹出如下对话框

我们可以选择单元格区域的允许输入范围，可以是整数，小数，序列，日期，时间等。

设置好允许输入范围，有时我们需要提示操作人员，此处应该填什么内容，选择输入信息，如我们需要在单元格输入1-100的整数，这时我们可以设置如下：

在单元格输入数据时，选择单元格，会有如下显示，提醒操作者。

对于不按照规定进行输入的情况，在出错警告里进行设置。

样式中包含停止、警告、信息，选择停止，单元格不能继续输入，警告和信息会弹出对话框提醒，但是关闭对话框后是可以继续输入的。

利用数据有效性可以有效的避免数据的输入错误。

同时，根据数据有效性设置的序列，可直接通过下拉菜单进行选择，避免了同一内容出现不同的格式，便于后续的数据分析。l

在输入数据的过程中，经常会遇到在非连续区域输入相同内容的情况，此时只要选中所有待输入区域，直接输入内容，然后利用Ctrl+回车组合键即可填充所有区域。

选中区域除利用鼠标拖动外，还可以使用Ctrl+Shift+方向键组合，快速选中区域，以Ctrl+Shift+↓为例，选中区域第一个单元格，Ctrl+Shift+↓即可选中向下的连续区域。此办法可以检查数据录入的完整性。

查找替换最常用于我们需要批量修改某一内容，逐个查找浪费时间和精力之外，还容易出现漏网之鱼，此时我们只需要利用替换功能。

excel不止可以查找输入内容，还可以查找单元格格式，查找范围分为是在当前工作表还是工作簿，查找范围分为值和公式。

定位能够帮助我们快速定位到需要的大量的单元格，如空白单元格，带公式的单元格，常数单元格等等。定位界面可以通过F5或CTRL+G进入，点击定位条件。

选择需要的内容，定位后往往进行批量操作，可以与CTRL+回车键组合使用。

快速输入内容的方式还有很多，以后遇到其他会继续在本文补充。

快捷键汇总

Ctrl+Z  撤销

Ctrl+X  剪切

Ctrl+C  复制

Ctrl+V  粘贴

Ctrl+B  加粗

Ctrl+N  新建一个文件

Ctrl+A  全选

Ctrl+S  保存

Ctrl+D  复制上一行内容

Ctrl+F  查找

Ctrl+G  定位

Ctrl+H  替换

Ctrl+K  插入超链接

Ctrl+； 返回当前日期

Ctrl+Shift +； 返回当前时间

Ctrl+Shift +L  筛选

Ctrl+W  关闭表格

Ctrl+R  复制左边内容

Ctrl+U  增加下划线

Ctrl+I  字体倾斜

Ctrl+O  打开新的表格

Ctrl+P  打印