Question

如何通过管理做好地质资料服务

Answer 1

温丹

（黑龙江省地质调查研究总院，哈尔滨150036）

摘要 本文结合工作实际，从资料的保管、借阅、服务、利用等几个方面，阐述了如何通过加强管理做好地质资料服务工作的思路和举措。

关键词 地质资料；管理；服务

地质资料是一种重要的信息资源，属于重要的科学依据，它的收集、利用、管理和共享对于地质事业的发展具有重要意义。地质资料作为地质工作的全面记录，其最重要的目的就是为社会提供地质资料服务，必须做好其管理工作，以提高服务水平。

1 S（safety）——保证资料安全

第一是确保涉密地质资料不外泄。电子资料入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。第二是资料保存安全。资料库房安全要做到防火防盗等，确保清除资料室内的安全隐患。纸质资料长时间存放易受潮、发霉、虫蛀，要定期全面对资料的数量、质量、霉变情况进行检查清理，对破损资料及时进行修补。电子资料应用方便，但是也易磨损，所以单片载体应装盒，直立竖放，避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性好的载体上，定期进行检查复制，以防数据丢失。

2 E（education）——注重地质资料管理的人才培养

地质资料人才的培养与储备是地质事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。第一，要培养资料管理员的事业心和奉献精神。地质资料室既是地质文化的收藏者，同时也是地质文化的传播者，除了要培养资料管理员树立正确的世界观、人生观、价值观，还要求资料管理员具有良好的职业道德和行为，在地质资料服务过程中，要以高尚的职业道德素质和良好的心理素质，真正地将思想意识转化到为地质行业服务的行动上。第二，加强资料基础理论和业务技能培训。现在的地质资料人员不应只是拿着钥匙守好资料柜，而是应该由传统的资料实体保管员向资料信息管理员转变，要有组织有计划地进行专业培训、知识更新、进修学习，除掌握地质知识外还要熟练掌握英语及计算机网络应用知识，以提高资料管理员的服务水平。

3 R（record）——做好地质资料的登记记录

日常的地质资料入库和借阅是带有随机性和复杂性的，所以清晰全面地做好资料登记是至关重要的。无论是资料接收入库还是借阅，都要有账可查，入库资料的入库日期、馆藏编号、分类编号、资料名称、项目单位、图件、文字以及份数等要按照地质资料登记簿详细记载；而借阅的资料一定要记录好分类编号、资料名称、日期，要求借阅人签字。一旦该资料返还，则立即对资料借阅记录进行销账。每年年底要对资料库对照借阅登记本进行清理核对，对未还资料进行催还。

4 V（variety）——资料借阅形式要多样

在传统观念中，资料的馆藏主要是纸质资料，提供资料借阅服务的形式也多是纸质资料。而随着计算机、网络的发展，越来越多的地质资料采用电子文件的方式提供服务。网络时代的到来，使资料室不仅充分利用自己的馆藏资源为使用者提供服务，而且利用网上资源来扩大自己的馆藏。馆藏资料由单一的纸质印刷资料发展到缩微、磁介质、声像、光盘电子资料、实物资料与虚拟资料并存。纸质资料的载体较为稳定安全，查看一目了然，但是极易破损；而电子文件的载体使用方便，但是稳定性差，也易损坏；网络资源内容丰富，范围广，但是易受病毒侵害，所以需要在日常工作中有效维护。

5 I（innovation）——资料工作需要创新

地质资料管理服务要发掘自己的独特性，提供特色服务，在同行业中形成一种差别优势，提升地质资料服务的品牌形象。首先是理念要创新：地质资料工作的建立、进步、壮大都离不开创新，只有解放思想、更新理念、与时俱进，才能促使地质资料向更高更远的方向发展。第二是内容与方法创新，要改变以往单一的地质资料外借和内阅的服务模式，利用现代网络平台，提供各种数据库服务、地质知识库服务以及多种在线或离线服务等。从低层次的地质资料借阅服务转移到更高层次的信息咨询服务，也可建设电子阅览室以方便查阅。

6 C（convenience）——查找资料的便利性

由于地质行业的特殊性，地质资料资源有限，所以不可能像图书借阅一样供服务对象随便翻找，不然会大大增加地质资料的破损率，降低资料的利用率。所以对于一些不涉密的地质资料可以在网上查阅。但是对于一些纸质资料，就必须由资料员亲自查找，那么资料的查找是否便利就是提高工作效率的关键。我们的每份资料都分别印有馆藏编号和资料号。馆藏编号就是所谓的资料序列号，可以统计出入库资料的数目，分类号则是按照地质资料的分类给出的编号，以黑龙江省地调院为例，由于该单位的地质资料涉及范围全面，几乎囊括了所有的地质分类，所以我们的记录分成两类，一类按照馆藏编号顺序记录，另一类按照分类号进行记录。我们是按照分类编号摆放，这样方便资料馆员迅速查找，但是缺点就是比较浪费用地面积；并且我们在每份资料盒内都附有一个标签，上边记录着该资料的分类编号和资料名称，如果有人借阅该资料，就将借阅人名和日期记录在标签上面，并抽出放到准备好的分类盒里，这样一旦再有人借阅该资料，就可以迅速查出这份资料在谁的手中。

7 E（exploitation）——充分开发利用地质资料

以往地质资料都是“以藏为主，重藏轻用”，现在必须改变这个落后的意识。一是要领导重视，创新服务，这是做好地质资料利用工作的前提。二是熟悉家底，了解需求，这是做好地质资料利用工作的基础。三是搞好编研工作，开发资料信息资源，这是做好地质资料利用工作的重要手段。四是建立网络系统，实行现代化管理，这是地质资料利用工作的发展方向。