Question

成果地质资料管理工作内容与方法

Answer 1

陈培章

(全国地质资料馆，北京 100037)

摘要 本文主要介绍了成果地质资料的收验和整理方法，资料的著录、标引与检索过程，资料的馆藏排架和保护方法，成果资料的借阅手续及安全保密要求。

关键词 成果地质资料；馆藏；内容；方法

成果地质资料的管理包括接收、检验、整理、补充、著录、标引、库房管理、借阅及鉴定销毁等。每一工作环节都必须是科学规范的，这样才能保证地质资料管理工作的正常运转，促进地质资料交流与发展，为地质资料信息化工程奠定基础。

一、成果地质资料收验方法

成果地质资料的接收、检验主要有4个方面：检验资料是否属于接收范围；检验资料制印质量；检验资料的齐全完整；核对资料实物与汇交单据是否一致。

1.接收范围

地质资料馆接收资料时，首先要看它是否属于馆藏及服务范围。主要依据上级主管部门及资料馆制订的有关地质资料接收范围的规定。各地质资料馆具有不同的工作职责和服务领域，所以在资料接收范围上也是有所区别的。如辽宁地质资料馆主要接收辽宁省各地质工作单位的地质资料，河北省地质资料馆接收河北省的地质资料。行业地质资料馆在接收资料内容上，一般应与其专业相吻合，如冶金、有色、石油、建材、核工业都只接收及馆藏与其相关的资料。全国地质资料馆则接收并馆藏全国各种有关地质矿产信息的地质档案资料。

地质档案资料馆不同于地质图书馆，地质档案资料馆更侧重于生产、科研过程中获取的实际的地质矿产信息数据资料和试验数据，而地质图书馆则侧重于纯理论方面的研究资料和科普性图书。

2.制印质量

制印质量是关系到地质资料的利用效果及能否长期保存，也是数字化的基础。

1)地质资料的制印质量应符合长期保存的要求，纸质应良好、印制清晰、着墨牢固、整齐美观。

2)单独成册的附表、附件其厚度一般不超过2cm。过厚的资料在利用时极不方便，尤其在复印及数字化扫描时，资料装订线附近容易丢失信息，使用时也容易损坏。

3)不能用易锈蚀的金属物进行装订。根据调查，订书钉装订的资料在15～20年后即大部分锈蚀断裂，致使资料散落，而线装订的古书在百年以上仍保存完好。另外，铁钉锈蚀后，锈蚀斑痕会逐渐扩散，有可能影响到附近的数据信息。线装订的方法要正确，一般要求5～7个装订孔，并且要缠绕书脊。

3.资料齐全完整

地质资料的齐全完整关系到保存及利用价值。

1)地质资料数据信息齐全，即无缺失文件，无丢页、错页，主要数据信息清晰易辨；工作完成时所形成的一套完整资料，包括(报告编制规范要求的)正文、附图、附表、附件及其他文件材料必须齐全。

2)法律凭据齐全，即接收的地质资料应依照有关规定附有相应的审批文据，包括工业指标、审批文件及勘查许可证、采矿许可证复印件等；汇交的地质资料正文、审批文件封面应盖有形成单位或审批单位具法人资格的印章。

3)资料目次完整，即各文件材料的章节完整、目录正确，无缺失页码或页码颠倒现象。另外，独立的文件材料应有完整的分类目录及文件目录，该目录应标注于报告正文的章节目录后。分类目录包括：审批、正文、附图、附表、附件、其他等。文件目录是指各类中具体文件的题名，如附图——交通位置图、区域地形地质图、矿区地质图。附表——钻孔综合数据表、矿区储量表。

4.核对资料

实物与汇交联单的资料题名、数量、分类是否一致，核对正确后应进行“查重”工作。在确认所交资料与库存资料不重后，索取联单号及馆藏号。建立一个汇交联单号账簿及馆藏号簿。

各省区地质资料馆及全国地质资料馆在退回的联单回执上签名、盖章，并对汇交的资料核发资料汇交凭证。

二、地质资料整理方法

1.在资料上注记馆藏流水号或分类号

对验收合格的资料要索取馆藏流水号或分类号，在地质资料上要注记馆藏流水号或分类号。每个独立的文件都要进行注记。对不易注记的塑料封面应贴不干胶签后再进行注记。

2.装订整理

各类文件均须装订封皮、封底，防止资料磨损和丢失数据信息。对于用易蚀物装订的文件应改用利于长期保存的线绳装订。

3.附属文件目录整理

地质资料目录有两个层次，一是地质资料文件章节目录，即各文件的章、节、条、款等；二是地质资料独立个体的分类及文件目录。如地质资料除正文外还附有其他文件材料，即还有独立的文件材料，而这些文件材料的类别、题名及顺序号应在正文章节目录后做一个详细的目录。目的是让任何一个独立的文件材料都应在总目录上得到显示，这在资料利用及管理上便于清点，对丢失的文件材料也有据可查。

4.地质资料应注记收藏馆的馆藏标识及馆藏编号

标识及编号应注记于文件材料封面的右上角或其他明显位置。附图上的注记应在图签附近，所有注记不得覆盖资料原有信息。对于塑料封面的地质资料应先粘贴不干胶签，然后进行各项注记。

5.成果地质资料的装盒

成果地质资料视其多少可装于一盒或依序分装若干盒中。分装盒时要考虑到既方便管理又便于利用，注意同一类文件材料，尤其同一类的图件尽量不要人为割裂。同一类的图件是指具有同一图号的若干图件，比如地形地质图类、同一孔的综合柱状图类、探槽素描图类、储量计算图类等。另外，资料不要装得过紧，长时间的静态挤压容易造成资料损毁。

6.填贴资料标签

装有地质资料的盒(袋)应按统一格式粘贴资料标签。标签需填写档号、文件材料类名及各类文件材料的数量。填写时应字迹工整(尤其是数字不能写连笔字)、墨迹牢固。标签填写内容与盒内文件材料的分类、数量应完全一致。标签的粘贴要牢固。

三、补充地质资料的收验

补充地质资料是指地质资料形成单位对已汇交的地质资料又补做了工作或汇交后形成的新审批文件。补充地质资料如不能单独利用时(没有区域地质或矿区地质等资料)应组入母本资料中。补充地质资料的各类文件材料应与母本资料的文件材料连续排序，序号排在母本资料后面。

四、成果地质资料的著录标引与检索

著录是指在信息加工储存时，按一定规则对其内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指通过对成果地质资料主题内容的分析，赋予其规范化的检索标识的过程。著录标引的目的主要是为了检索和资料管理。著录标引产生的传统成果：一是检索卡片，二是资料账簿式目录，三是专业检索图，四是报道性目录。而现代化的产物则是一个或几个数据库，这些数据库可提供多渠道的、复合式的检索与统计。在手工检索方面，最重要的是检索卡片。全国地质资料馆的地质资料检索卡分为三个体系：①地区卡，以大区、省(自治区、直辖市)、县、时间为序；②矿种卡，以矿种、大区、省(自治区、直辖市)、县、时间为序；③专业卡，以专业、大区、省(自治区、直辖市)、县、时间为序。早期的卡片是表格式，即每一著录项注记在卡片的固定位置。现在的卡片是段落式，即著录项没有固定位置，各著录项按规定顺序及相应标识符连续注记。

五、成果地质资料的馆藏

1.地质资料的排架

成果地质资料一般保存于地质资料馆专用的柜架上。资料柜架的摆放密度、承载重量应根据地质馆地面的承载能力来设计和使用。

成果地质资料的排架一般有两种方法：

1)按大流水号顺序排架，即不用预留排架空间，依成果地质资料档号的顺序，按一定方向连续码放。资料码放不要过紧，防止资料积压造成粘贴，也为抽取提供方便。另外，还应考虑到今后可能要加入的补充资料，一般应预留10～15cm的空间。

2)按分类流水号进行排架，即在库房中设定不同的类区，成果地质资料按类别及相应顺序码放于资料柜架上。按分类流水号进行排架的，需在每一大类已上架资料的后面为新资料预留柜架空间。预留空间的大小应视资料每年接收的数量而定。预留空间占满后，就要进行库房倒架。

2.地质资料的保管

地质资料的保管应防火、防盗、防虫、防霉、防尘、防光及控制温湿度。

1)尘土的危害不仅在于它对资料页面的磨损，更主要是它携带的有害物质对资料页面及墨迹的侵蚀。这种侵蚀可使纸质老化，字迹褪色。防尘的方法就是保持库房清洁，资料装具严密。盒(袋)应完好无损，对破损的盒(袋)应及时更换。

2)光线的危害主要在于它的紫外线。紫外线对墨迹、纸质都有强烈的破坏作用。防光的主要措施是门窗的密闭，另外对室内灯光要加以限制。首先不应使用大量产生紫外线的照明设备，如日光灯；其次应控制库房内灯光的强度，对灯光设施应科学合理布局。

3)温湿度是库房管理的重要指标。根据国家档案局编制的技术规范，档案库房的温度应保持在摄氏14℃～24℃之间；相对湿度在45%～60%之间。温湿度的控制最好是空调、加湿器、除湿器等，也可采用开闭门窗进行人工调节。

六、成果地质资料的借阅

成果地质资料的借阅一般依据国家有关的法律法规及馆藏单位制定的有关规定实行借阅。主要是从保密、保护资料方面。在借阅时，注意国家随时发布的保密命令。及时调整资料密级范围，做好借阅登记，保存好登记信息，以为凭据。这些数据信息在今后的借阅统计中可作为资料借阅分类统计的基础数据。比如，我们可按地质资料借阅人员的部门进行统计，可按借阅地质资料的类型进行统计，也可按地质资料借阅的目的进行统计。统计数据可以用数字、表格或各种图的形式，如柱形图、饼形图、曲线图等。在提供资料借阅时，我们要制作一个资料借阅条，分两份，一份保留在借阅台，供借阅台的工作人员查询，第二份放在库房取出资料的位置上，作为资料出库的凭证。任何一份资料拿出库房，都应留有出库凭证。

地质资料只能在本馆阅览室提供利用，不准外带。因为地质资料一般只有一份，若外借会影响其他人利用。此外还涉及资料的保密及防止损毁等问题。

Work Contents ＆methods inmanagement of Geological Achievement Data

Peizhang Chen

(National Geological Informationmuseum，Beijing 100037)

Abstract This paper primarily introduces themethods of checking，accepting andsorting of geological achievement data，the process ofmaterial description，indexing and retrieval，themethods for collectionshelf arraying and protecting，the procedures of information lending andsecurity requirements.

Key words geological achievement data；collection；contents；methods