Question

活动会务的流程安排有哪些

Answer 1

活动策划领域很宽，活动的形式不一样，活动执行项也是存在差异的，而活动会务流程归纳起来主要包括以下几点：

1、明确活动背景、目的。
2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。
3、组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署。
4、根据确定的会议议程，制定会议预算，申请专项会务费用。
5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，确认后开始印刷。
6、发布会议通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。
7、确认发言人：选择有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。
8、根据时间进行预演，防止时间不够和提前结束的现象。
9、活动前期宣传。
10、确定背景图、参会证、桌签、路引、活动现场路线图等物料的样式和内容，确认后开始制作。
11、检查各项宣传材料到位情况。
12、参会人员房间安排、餐饮安排。
13、提前安排人员到达会议现场，安排会议室、住宿、餐饮事宜。
14、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南等。
15、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水。
16、确定进场时间、搭建内容。
17、提前一天与主持人沟通，进行现场彩排与准备。
18、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况。
19、全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影操作人员、摄影摄像人员。
20、确定参会人员到会议所在地具体时间，做好分组。
21、专人举牌迎接来宾，引领至接待区集中，同时段来宾集合完毕，引领上车。至酒店，引导到接待台签到。
22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接，做好参会签到，人员到位后发放房卡、资料袋。
23、VIP接待：专人专车全程陪同，专车送达酒店，引至贵宾区休息，代办手续，送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同，指引坐在前排。
24、选好合影位置。
25、回程票务协调。
26、送宾流程：在酒店大堂定时定班，专人领队，专人跟车。
27、会议结束后，回收自带物品、整理会议纪要，发布会议成果，总结会议组织经验教训。
以上流程是一个标准的大型会务会议流程，实际运用中可根据会务会议的大小进行调整。不管做哪种类型的活动，都必须要有一个详细活动方案与流程，根据方案进行执行细分，细分越清晰，活动执行更成功。