Question

前台接待人员岗位职责

Answer 1

　　 前台接待人员岗位职责
　　
　　 一、电话接听
　　
　　电话机旁备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录来电者提出的要求和帮助解决事项。尤其对来电者的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。
　　
　　 外线电话
　　
　　1、电话振铃三声之内必须接听；
　　
　　2、接听电话时口齿清晰，需用普通话：“您好，博林驾校，”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说：“对不起，让您久等了”。前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并保持轻松、愉快的音调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词；
　　
　　3、如果找其人不在办公室，应及时回应“您好，***现在不在，请问可否联系其他工作人员。”
　　
　　4、如果对方不愿意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下你的联系方式，我会及时帮您通知”。并谨慎告知对方其所要找人员的手机号码。（公司工作人员的联系方式不得随意透露）。如果对方同意留下联系方式，应记录好并及时通知相关工作人员；
　　
　　5、如果对方同意联系其他的工作人员，应告知办公电话；
　　
　　6、在接到投诉电话的时，要注意礼貌语用和说话口气，积极的为学员解决问题，主动的留下学员的电话，及时的反应给领导或者领班；
　　
　　7、任何情况下不能和学员起冲突；
　　
　　 内线电话
　　
　　1、电话振铃三声之内须及时接听；
　　
　　2、接电话时口齿清晰，需用普通话：“您好，博林驾校前台，请问有什么事情需要帮忙吗？”；
　　
　　 二、来访人员接待
　　
　　1、来访人员进入大厅后前台人员需礼貌待客，起身微笑服务。笑容自然、舒适、真诚。  礼貌用语：“您好，请问有什么可以帮您吗？、请问你找哪位？”
　　
　　2、如有预约应及时电话确认，在不离开工作岗位的基础上有效地把来访者指引到相关部门；
　　
　　3、如来访者没有预约，电话确认是否同意接待；
　　
　　4、如来访者知道找谁，但没有预约，前台须打电话询问，告诉相关同事或领导。***单位的***  来访，不知道是不是方便接待。(规章制度　 )在不方便的情况下，处于对来访者的礼貌和方便，应委婉拒绝并及时送客。“对不起！您所找的人员现在不在位上，需要转达你的'讯息吗？等他回来后我会及时通知他”；
　　
　　5、如同意接待，做好来访人员登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把来访者指引到相关部门；
　　
　　6、如要找的人在忙，可以请其稍等，引领来访者入座倒水；
　　
　　7、如果等了很长时间，访客要找得人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，不要扔在那里不管；
　　
　　 三、日常行为
　　
　　1、应主动跟进出公司的领导问好。
　　
　　2、主动沟通和协调各部门之间的关系，对职权范围外的工作及时汇报；
　　
　　3、管理好前台的设备，如发现设备使用不正常时应及时向相关人员汇报，并及时处理；
　　
　　4、维护好前台卫生。文件资料要分类管理、保持接待区域内的卫生；
　　
　　5、每日到达工作岗位后，应对自己的工作部位及工作范围进行清洁和整理，做好工作前的准备工作。
　　
　　 四、公司前台礼仪规范
　　
　　1、面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作氛围；
　　
　　2、保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；
　　
　　3、头发梳理整齐、面部保持清洁；男员工不能留长发、女员工不化浓妆；
　　
　　4、保持唇部润泽、口气清新；
　　
　　5、手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲、女员工不涂抹鲜艳指甲油；
　　
　　6、可以使用清新、淡雅的香水。
　　
　　 五、前台行为规范
　　
　　1、举止文明大方，注意坐姿、站姿
　　
　　2、禁止打闹嬉戏、严禁上班时间聚众聊天、大声喧哗
　　
　　3、注意文明办公，严禁上网聊天