会场的布置、会场布置要求、怎样布置会场

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笼统的会场布置工作分为4种场景与功能性布置;

1. 指示性标志布置

比如我们活动需要使用到的指示牌、地贴、水牌等等这些指示标志的布置。在大型活动中,这些标志能够保证宾客及时找到会场,对于提升宾客的体验非常重要。

2. 是宣传性标志布置

这种宣传性的布置在展会中尤其多见,它是宣传产品、服务、公司的常见手段。当然,也有宣传理念的,这种我们在大街上经常见到!如果你去培训公司的现场,他们也会在会场内布置带有营销性的理念宣传标志。最重要的一点是,宣传内容要能引起共鸣。传播、宣传只是手段,引起共鸣并让受众接受并付诸相应的行动,那才是宣传的目的。所以,宣传类标志布置最好由专业的营销策划人员来完成!

3. 是氛围营造性布置

进行这样的布置之前,我们要先知道“氛围”是什么?氛围其实可以说就是“感觉”!感觉可以说是人通过对环境或人、事、物的看、听、嗅、触综合之后,心理上给出的一个评估。所以,我们要营造一种什么氛围,我们就从看、听、嗅、触去下手。原则就是这样的!

4. 事服务功能性布置

服务功能的布置,比如我们经常看到电视剧中,酒会会场中间会摆着盛放食品、酒水、鲜花这样的长桌;还有活动的签到台、服务台,这些都是属于服务功能性布置。当然,这些布置在一定程度上,也可以说是氛围营造性布置。因为我们大脑中已经有了这个思维定势,比如看到盛放食品、酒水、鲜花这样的长桌,很多人会联想到一个触光交错、气氛热烈、名媛绅士云集的酒会现场。1、将舞台部分用红地毯铺设一下,然后可以用小盆花将舞台周围围绕一下;

2、在舞台上方用小气球做成气球门,增加晚会会场气氛;

3、在会场内部做一些气球、中国结和小鞭炮做问装饰;

4、在将会场大门口用气球装饰一下,增加门口效果;布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外,在布置场地时,你仍须注意以下几项:

(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟,则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟,则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,你最

好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,你也可以按实际需要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

(2)如与会者之间彼此并不熟悉,则应考虑是否事先准备姓名卡片。

(3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注

意的是:幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启用。

(4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议),否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。

(5)当议程甚短且无需作记录时,可考虑采取站立的方式开会。

不论你对会议的规划有多详尽,不论你对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前你对会场不作最后的审视,你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性:假如有任何事情可能出纰漏,则一定会出纰漏,而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此,在开会前的半个小时至一个小时,你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好:

如用麦克风,其声音效果是否事先已调好?幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡?你自己或是在场的助手是否懂得

对视听器材作简单的维修工作.

(3)会议有关的资料是否齐全?这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、铅等等

(4)必要的时候,再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下,开会前的提醒功夫,颇能

产生实效。 许多业务会议中途搁浅,因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音,空气流通,温度控制适当,思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清楚,照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。

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