Question

怎样做好档案管理工作

Answer 1

　　导语：档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

　　怎样做好档案管理工作

　　分门别类

　　首先，把自己所有的文件资料全部放到一起，然后按照你们长期使用的类别去分类，不同的公司不同的岗位分类也是不一样的，举例说明：人事肯定是按照人力的六大模块进行分类，如人力资源规划;、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。这是公司级文件分类，人事内部部门会在按照自己负责的模块进行分类，意思就是按照你经常的需求分类。

　　巧用档案袋

　　档案袋肯定是必不可少的，因为档案袋上有明细，有的资料不是一份，根据时间有很多，有的是同一个事件有不同的资料集合，但是他们都是属于同类资料，难么档案袋的作用就显而易见了，档案袋不仅可以收纳资料，而且还能把里面涵盖的份数及基本内容写出来，这样你需要的时候直接看档案袋就可以了，无需全都翻出来一个一个的找

　　常用资料的归整

　　很多时候我们的资料是日常性的文件，经常用到，甚至是每天都用到，那么我们肯定是放在办公桌上，这时候就用到文件框了，文件框上每一看栏做好标识，每次使用时按照规定好的放好，假如有人要借阅你的资料，你又恰好不在，你就可以跟他说让他按照标识自己去找，总比他把所有资料都翻乱了要好，这样节省双方的时间

　　部门资料提报

　　有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料，这类资料每个月都要，甚至是每个星期，有时候我们可能会忙的忘记时间，为了防止工作没做好，我们还可以按照处理资料的时间进行排序，这样就会记得什么资料紧急处理，什么资料可以暂且搁置

　　电脑资料的存档

　　现在不似以前，办公基本人手一台电脑，文档除了要做好本身的整理，电脑里一定要有存档，除了电脑存档以外，还应该有一份管理清单，这个清单要记录的内容有时间，用途，标题，份数，归档地以及需求人等相关信息

　　领导批复资料的回拿

　　档案除了保存，肯定还有在工作中，比如有的文档需要领导签字批复之类的，而领导不可能随时随地能帮你签字，得等领导有时间才能集中处理，这就需要给领导准备那种抽屉式的文件框，上面标注，待处理，驳回，处理完毕，不论领导在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已经签字可行，哪些被驳回了，还有哪些没有处理，这样非常能提高工作效率

　　怎样做好档案管理工作

　　一、规范公文处理，把好公文形成关

　　档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

　　1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

　　2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

　　3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

　　4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

　　二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

　　公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

　　1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

　　2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的`头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

　　3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

　　三、完善公文材料，做好档案收集工作

　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

　　1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

　　2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

　　四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

　　作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

　　怎样做好档案管理工作

　　一、政治素质要合格

　　树立坚定的政治信念，用科学的理论武装头脑。要坚定不移地执行党的路线、方针、政策，坚持正确的政治方向。要有良好的职业道德和严谨的工作作风。要坚持实事求是，尊重历史，在工作中要本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，爱岗敬业，认真负责地做好本职工作。要具有爱岗敬业、认真负责的科学态度。教书育人是一种奉献，管理育人和服务育人同样也是一种奉献。学生档案管理人员应当淡薄名利，默默无闻地为莘莘学子服务。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，又要熟悉和掌握与档案工作相关的方针、政策、标准和方法。具有依法治档的法制意识。用法律和纪律约束自己，牢固树立以法治档的思想观念，与一切违反《档案法》的行为进行坚决的斗争。

　　二、知识素质要全面

　　掌握档案专业知识。档案工作是专门业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用，有一整套的理论和工作方法，学生档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法，才能保证工作质量，提高工作效能，逐步实现学生档案工作的科学管理。掌握计算机知识。要适应档案管理现代化，就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能。掌握一定的外语知识。学生档案工作者还需具备一定的英语应用能力，这样才能适应新时期、新形势对学生档案工作者的要求。

　　三、业务素质要精湛

　　培养求真务实、精益求精的工作作风。学生档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微，任何一个细节的失误都会给后面的工作带来麻烦。

　　四、身体素质要健康

　　学生档案工作是一项艰苦而繁琐的工作。由于长期伏案工作、库房空气不流通以及整理档案过程中吸入有害菌等原因，导致在学生档案工作者身上出现了皮肤过敏、颈椎病、呼吸道疾病等各种难以根治的疾病。因此，要想做好档案工作，就必须加强体育锻炼，增强身体素质。