如何高效的组织一场会议？
当今社会越来越追求高效，每个人都恨不得自己每天48个小时。然而我们却观察到绝大多数职场人在花时间在一些旷日持久、却毫无成效的会议上，如何组织一个高效会议应该成为每一个有追求的职场人必备的技能。
一、什么是高效会议
组织会议的目的是解决具体问题，达成共识，输出结果以推进后续工作。高效会议流程有三大独特阶段，形成简单的框架，即：1. 明确范围以获得成功，2. 主持举行会议，3. 富有成效地实施。
明确范围以获得成功：这里的范围不局限于明确会议的目标、会议讨论内容，还包含召集合理范围的相关方参与，以及制定明确的议程。明确会议目标，使讨论的内容更有针对性；召集合适的人员参加，发表的意见和建议有相关性，能作出决定；准备恰当的信息，让信息验证决定的对错；制定明确的议程，令会议高度系统化和紧凑。
主持举行会议：在会议的实际进展中，作为会议的组织方，我们要明确与会人员的角色，让与会人员高度参与；主持讨论，让讨论或会议按照理想方向推进；真正解决问题，形成方案与共识；归纳约定和结论，达成一致并按约定进行明确表述。
富有成效地实施：任何没有结果输出的会议都是在浪费时间。这要求我们列出行动纲要，恰当定义需要采取的行动，以确保取得理想效果；明确后续执行责任，分配恰当的人员采取行动并推动结果；定义执行行动的预期时间，推动行动节奏以交付成果。
请点击输入图片描述
二、组织高效会议小贴士
基于过往大量参与会议的经历及总结，我们给出了一些组织高效会议的最佳做法：
永远准时开始。准点开始是对准时参会人的尊重，同时邀请迟到人员在会后了解他们错过的内容。
把开始时间安排在整点后的15分钟。这样让参会人有时间从他们的上一个会议转换到你的会议。
介绍每位参会人并解释参会原因。这让大家了解自己在此次会议中国被期望扮演的角色，并鼓励大家踊跃参与。
介绍会议目标并展示议程。在开始前询问变更的建议或澄清。
按照议程一项一项地过议题。每次只过一项议题，在进入下一个议题之前要确保所有参会人员都认为上一个议题已经讨论完成。把突出事项和问题放到一个跟踪问题清单中以便后续的跟踪。
关注时间并确保小组注意力集中地讨论。
准时结束会议。即时议程中的议题没有讨论完，必要的话，在小组成员都在的情况下组织加时会议或后续跟踪会议。如果你比预期用时短，参会人员会有自己赚到的心理。
把突出事项分配给合适的小组成员，并制定预期完成的时间。
感谢参会人的参与并强调会议工作的价值。使参会人对自己自己在会议上所付出的时间感到满意。
十二小时内将会议纪要发送给相关方。这里的相关方不仅仅指与会人员。
华旻科技iiERP
2023-07-25 广告
第二，聚焦主题，不要随意发散。
第三，要控制时间，超过1个小时其实已经没有太大的意义了。
要求二：不开无准备之会
要求三、必须得出结论
①确定主题
②确定参会人
③确定讨论/发表的事项（含对每一事项用时的大概预估）
④确定会议时间
⑤参会主题、议程、时间提前下发给参会人
2.会前硬件检查
①确定投影、麦克等展示/发言设备好坏
②网络会议，确认网络畅通，视频设备正常且清晰
3.会议开始
①会议主持把握会议节奏，防止过度讨论
②做好会议记录
4.会议结束
