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如何将Excel表格复制到Word文档,并能在文档中进行计算?
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运用“邮件合并”提高办公效率
在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?
其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
什么是“邮件合并”
什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?
其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。
显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
什么时候使用“邮件合并”
我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律:
一是我们需要制作的数量比较大;
二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。
什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。
邮件合并功能的实例讲解(打印工资条)
邮件合并功能是word中比较经典的应用之一,可以用来实现批量数据和文档之间的合并,下面以一个实例的形式来进行讲解(当然,必须要说明,邮件合并的功能是不止于此的)
准备工作:准备一个数据库。
我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库,文件名为“工资表.xls”,(建议朋友们也用EXCEL来做,以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式)。
开始:邮件合并
数据库做好后,我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000,创建一个文档,在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击,出现邮件合并帮助器
下面,创建主文档
单击“创建”,出现以下菜单。单击“分类”,出现以下提示框。我们选择“活动窗口”。
接下来,选择数据源
此时邮件合并帮助器上的数据源项已经点亮,此项为可用。单击获取数据,出现下拉菜单,单击“打开数据源”。
出现数据源文件选择框,此时在文件类型处点击下拉箭头,选择MS Excel 工作簿 (*.xls),找到开始我们做的数据库文件:工资表.xls,双击或选择该文件后点击“打开”。出现提示,选择整张表格,确定
接下来,会出现一个提示框,单击“编辑主文档”。
此时,我们可看到,在WORD工具栏上多了一行工具条,即:邮件合并工具条。
将光标放在表格中“编号”下方的单元格中,单击邮件合并工具条上的“插入合并域”,出现以下选项,(这些选项来源于“工资表.xls第一行的标题),选“编号”。 我们可以看到:在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”
用同样方法,在姓名、职务、津贴……单元格下方分别插入相应合并域
此时,主控文档编辑已基本完成。
请注意:在本表格的下方应该留下两个空行,即有两个回车符,否则邮件合并后每个人的工资条是连在一起的。
接下来,点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”,以筛选我们需要的数据。这里,我们直接选择“合并”。
可以看到,主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项。(实际上是生成了一个新文件)
保存这个文件就可以了
在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?
其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
什么是“邮件合并”
什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?
其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。
显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
什么时候使用“邮件合并”
我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律:
一是我们需要制作的数量比较大;
二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。
什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。
邮件合并功能的实例讲解(打印工资条)
邮件合并功能是word中比较经典的应用之一,可以用来实现批量数据和文档之间的合并,下面以一个实例的形式来进行讲解(当然,必须要说明,邮件合并的功能是不止于此的)
准备工作:准备一个数据库。
我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库,文件名为“工资表.xls”,(建议朋友们也用EXCEL来做,以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式)。
开始:邮件合并
数据库做好后,我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000,创建一个文档,在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击,出现邮件合并帮助器
下面,创建主文档
单击“创建”,出现以下菜单。单击“分类”,出现以下提示框。我们选择“活动窗口”。
接下来,选择数据源
此时邮件合并帮助器上的数据源项已经点亮,此项为可用。单击获取数据,出现下拉菜单,单击“打开数据源”。
出现数据源文件选择框,此时在文件类型处点击下拉箭头,选择MS Excel 工作簿 (*.xls),找到开始我们做的数据库文件:工资表.xls,双击或选择该文件后点击“打开”。出现提示,选择整张表格,确定
接下来,会出现一个提示框,单击“编辑主文档”。
此时,我们可看到,在WORD工具栏上多了一行工具条,即:邮件合并工具条。
将光标放在表格中“编号”下方的单元格中,单击邮件合并工具条上的“插入合并域”,出现以下选项,(这些选项来源于“工资表.xls第一行的标题),选“编号”。 我们可以看到:在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”
用同样方法,在姓名、职务、津贴……单元格下方分别插入相应合并域
此时,主控文档编辑已基本完成。
请注意:在本表格的下方应该留下两个空行,即有两个回车符,否则邮件合并后每个人的工资条是连在一起的。
接下来,点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”,以筛选我们需要的数据。这里,我们直接选择“合并”。
可以看到,主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项。(实际上是生成了一个新文件)
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