如何利用OA办公系统深化企业管理
北京世纪致远科技有限公司
2018-08-16 广告
一、设计合理化流程，规范公司管理
在引入OA办公系统之后，为了充分体现管理者的管理思想，应当在系统投入使用之前即好好规划和设计好办公流程，将流程规范化、合理化，从而能够让企业职工在使用系统过程中得到良好的引导，把容易受到影响的个人化作业转变成为固定化的流程化分工与合作，从而尽可能减少人为因素对正常办公流程的影响，把办公效率提高，办公准确率提高，办公正规化程度提高，做到规范公司的管理。
二、促进工作效率，助推执行力落实与提升
在合理化的流程建立起来之后，随之而来的便是对这一流程的贯彻和实施，通过流程化的办公管理，将大大促进企业的工作效率。与此同时，管理者应该注重对于各部门各环节执行力的关注和研究，分析不同部门与人员在执行力方面的优势或不足，从而不断查找问题督促进步，将在执行力方面有所不足的部门或人员经过约谈或督促，推动其执行能力的提高。
三、发挥平台优势，促进部门与员工间的沟通
作为管理和工作节奏非常快的企业而言，公司的部门与部门之间、员工与员工之间的交流与沟通势必会因为工作繁忙的因素得不到充分的开展，而伴随着OA办公系统的引进则能较好地对这一现象进行改观，发挥OA系统的平台功用，让企业拥有了一个可以便捷开展交流和沟通的平台，通过内部邮件系统、内部论坛系统以及内部公告系统等，可以使不同部门之间和不同员工之间得到在工作之余充分交流的机会，从而增强内部凝聚力。
四、发挥OA功能，加强对员工考核与培训
一方面，在日常工作与管理之中，充分利用OA系统中的日常考核功能，加强对员工的日常工作考核，例如对于员工的考勤进行考核，对员工在工作执行落实中的效率与结果进行考核，把这些考核情况与绩效考核相关联，从而调动员工的积极性；另一方面，则是利用OA系统所记录的工作流程情况，对于新进需要交接工作的新员工进行培训，让他们通过以往的工作记录对工作内容和要求有直观快速的了解，达到节省培训成本，快速培训的目的。
五、提升高度，分析OA办公记录规划未来发展
对于企业管理者而言，使用OA系统不仅能对于日常的管理水平有促进和提高作用，而且在日常管理之外，到了季度结束或者年度结束进行总结的时候，可以对过去一段时间里的工作记录进行归纳、总结和分析，对于企业不同部门与员工的表现以及工作绩效进行分析，从而得到报表式的分析报告，进而利用这些直观数据对未来办公流程的优化与改进，甚至对于企业下一阶段的发展规划与目标进行谋划，从而在更高的高度上发挥OA办公系统的功效。
1、降低人为因素的影响，规范企业的管理
企业传统审批受人为因素如：时间、地点、内部的沟通等的影响较大，所以企业很多的事情得不到及时、准确和有效执行，而通过OA办公系统很好地解决了审批的跨地域和时间效率的问题。
2、提升企业的办公效率和执行力
借力OA办公系统，企业领导者可以实时和有效的监控员工的日常工作，及时的了解流程审批的环节，各项工作任务停滞在哪个部门，问题的原因在哪里。从而有效地提升企业的办公效率和执行力，管理层的政令得到有效的执行和落实。
3、提高企业内部的信息沟通与共享
传统和手工的办公模式，部门与部门之间无法进行充分和及时的信息沟通与传递，造成工作效率低下、信息传递的不及时和不准确，也导致了很多重复性的工作。同时，因为企业很多的事务处理是需要跨部门协作的，员工与员工之间需要高效协作和配合，通过OA办公系统将跨地区、跨部门的员工紧密地联系在一起，从而提高企业内部的协作能力，实现有效的信息沟通与共享。
